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Unternehmen erhalten Rechnungen an verschiedenen Standorten in einer Vielzahl von Formaten. Ziel ist es, die täglich eingehenden Dokumente unmittelbar zur schnellen Bearbeitung zur Verfügung zu stellen. Das gelingt nicht immer, da mit der Rechnungsverarbeitung oft aufwendige manuelle Bearbeitungsschritte, Medienbrüche und intransparente Prozesse verbunden sind.
Die Digitalisierung der Rechnungsverarbeitung ist ein sinnvoller Schritt, um Zeit und Kosten zu sparen und vor allem die Mitarbeiter in der Buchhaltung zu entlasten.
Rechnungen gehen in Unternehmen nicht nur an unterschiedlichen Standorten ein, sondern auch in unterschiedlichen Formen und Formaten. Ihre manuelle Bearbeitung und Freigaberegelungen kosten Zeit und verursachen hohe Aufwände. Es wird tatsächlich noch gestempelt, kopiert und dem Vorgesetzten zur Unterschrift vorgelegt. Die Wege, die Rechnungen im Unternehmen nehmen, sind dann nicht immer nachvollziehbar – in der Folge gehen Rechnungsbelege verloren und Bearbeitungszeiten verlängern sich. Firmen sind dann oft nicht in der Lage, Skonti zu ziehen, können keine Aussagen über Zeitrahmen geben und haben nur wenig Transparenz über ihre Verbindlichkeiten und den Cashflow. Hinzu kommt, dass neue rechtliche Vorschriften und Compliance immer anspruchsvoller werden. Die Abteilungen und Mitarbeiter der Buchhaltung leiden oft per se unter Personalknappheit und werden nun zusätzlich belastet.
Eine digitale Rechnungsverarbeitung kann hier große Entlastung bringen: Sie erlaubt es, alle eingehenden Rechnungen weitestgehend automatisiert nach vordefinierten Regeln zu erfassen und zu verarbeiten. Der Eingangskanal und das Rechnungsformat oder ihr Ursprung spielen dabei keine Rolle: Papierrechnungen, Faxe und Emails können genauso berücksichtigt werden wie die Formate EDI, ZUGFeRD und Xrechnung oder E-Invoicing oder internationale Rechnungen.
Der Ablauf einer digitalen Rechnungsverarbeitung
Im ersten Schritt wird die Dokumentart klassifiziert: Das System erkennt über die OCR-Technologie, ob es sich um eine Eingangsrechnung, eine Intercompany Rechnung, eine Korrektur oder einen Zahlungsavis handelt. Im zweiten Schritt der Extraktion erfolgt die inhaltliche Analyse des Dokuments: Kopf-, Fuß- und Positionsdaten werden ausgelesen und mit den Stamm- und Bewegungsdaten des ERP-Systems bzw. SAP abgeglichen – zum Beispiel dem Lieferantenstamm, den Bestelldaten und dem Wareneingang. Adressat, Empfänger und Buchungskreis können automatisiert ermittelt werden, das System stellt fest, ob alle notwendigen Informationen zum Beispiel für den Vorsteuerabzug erfüllt sind.
Im dritten Schritt erfolgt eine Validierung durch manuelle Nachbearbeitung nur für diejenigen Belege, welche vom System nicht vollständig oder nicht sicher erkannt wurden. Dadurch werden zu 100 Prozent qualitätsgeprüfte Daten gewährleistet, die für eine Automatisierung notwendig sind. Im finalen vierten Schritt wird die Rechnung nach der Plausibilitätsprüfung dem Verarbeitungs-Workflow zugeführt und an das ERP übergeben: Sachliche Prüfung, Klärung und Genehmigung sowie die Buchung erfolgen durch die automatische Prozessteuerung. Im Idealfall erfolgt dieser Prozess durchgängig in Dunkelverarbeitung ohne, dass ein Sachbearbeiter hinzugezogen werden muss. Die Rechnungsverarbeitung ist dann vom Eingang bis zur Buchung vollständig automatisiert.
Der Nutzen der digitalen Rechnungsverarbeitung
Eine digitale Lösung erlaubt zum einen eine drastische Reduzierung der Bearbeitungszeit – durch die Vermeidung von Medienbrüchen, die parallele Bearbeitung und eine intelligente Genehmigerfindung. Die Durchlaufzeiten verkürzen sich oft auf weniger als einen Tag – auch bei verteilten Unternehmensstandorten.
Der hohe Automatisierungsgrad und die mögliche Dunkelverarbeitung sorgen zum anderen für eine effiziente Ressourcenauslastung: Manuelle Hilfstätigkeiten wie Lochen oder Ablage entfallen. Mitarbeiter können sich auf das Wesentliche und das Kerngeschäft konzentrieren, ihre Arbeit wird aufgewertet, während gleichzeitig die Arbeitsbelastung und die Überstunden sinken. Eine digitale Rechnungsverarbeitung verbessert damit nicht zuletzt die Zufriedenheit der Mitarbeiter.
Zudem bietet sie höchste Prozesssicherheit und Transparenz mit der Echtzeit-Prozessüberwachung im Rechnungseingangsbuch. Durch den revisionssicheren Prozess kann die Einhaltung der Compliance-Vorschriften für alle Dokumente und Prozessschritte ohne Aufwand gewährleistet werden. Es ist leicht nachvollziehbar, wer im System woran gearbeitet und welchen Weg die Rechnung im Unternehmen genommen hat.
Ein weiterer Vorteil: Zahlungsziele können eingehalten und Skonto-Erträge erzielt werden. Das wirkt sich natürlich positiv auf Bonität und Ranking von Unternehmen aus und erhöht ihre Kreditwürdigkeit. Die Außenwirkung verbessert sich, die Auskunftsfähigkeit gegenüber Lieferanten und Kunden steigt.
Auch im Inneren verbessert sich die Transparenz der Prozesse und damit die interne Kommunikation. Die hohe Prozesssicherheit und die damit einhergehende Dokumentation bietet wiederum Planungssicherheit über Liquidität und Cashflow.
Digitale Rechnungsverarbeitung: Für wen eignet sie sich?
Auf eine digitale Rechnungsverarbeitung zu setzen ist sinnvoll, wenn ein Unternehmen – egal welcher Branche – aufgrund zu langer Durchlauf- und Bearbeitungszeiten, regelmäßig Zahlungsziele und eingeräumte Skonti nicht ziehen kann. Mit einem digitalen Workflow lassen sich hohe Verluste vermeiden. Auch bei einer Überlastung der Buchhaltung, die eigentlich die Einstellung neuen Personals erforderlich macht, kann eine Digitalisierung der Rechnungsverarbeitung Erleichterung bringen.
Bei mangelnder Transparenz über bestehende Verbindlichkeiten oder dem Fokus auf Compliance-Vorschriften bietet sich eine Lösung ebenfalls an. Außerdem verhindert sie, dass Rechnungen verloren gehen oder übersehen werden.
Unternehmen sollten bei der Wahl des Tools und des Partners auf eine standardisierte und durchgängige Komplettlösung für die Eingangsrechnungsverarbeitung achten, das kompatibel mit allen ERP-Systemen ist. Über ein Customizing sollte sie an die Systemumgebungen angepasst werden und standardisierte Schnittstellen sicherstellen können, dass alle relevanten Daten aus Drittsystemen sowohl übernommen als auch rückgeführt werden können. Sinnvoll ist zudem eine browserbasierte Anwendung, um das standortunabhängige Arbeiten zu ermöglichen sowie eine Optimierung für mobile Endgeräte.
Fazit
Mit einer digitalen Rechnungsverarbeitung können Unternehmen die oft umständlichen Prozesse des Rechnungseingangs und ihrer Verarbeitung beschleunigen, vereinfachen und automatisieren. Darüber lassen sich eine Stärkung der Kernprozesse und eine schnellere Abwicklung erreichen. In der Folge sinken die Kosten, Arbeitszeit wird nicht mehr für manuelle Tätigkeiten gebunden und weniger Ressourcen verbraucht.
Stefan Picker, Vertriebsbeauftragter, advice IT Consulting GmbH
www.advice-it.de
