Herausforderungen im Corona-Winter: KI in der Personalplanung

Von der Theorie in die Praxis: Die Mehrheit der Unternehmen in Deutschland hält künstliche Intelligenz für eine wichtige Zukunftstechnologie – doch nur jedes siebte Unternehmen plant in diesem Jahr Investitionen in diesem Bereich, wie eine Studie des Bitkom aus dem Juni 2020 zeigt. Denn mit dem Praxiseinsatz von KI tun sich Unternehmen derzeit noch schwer – es fehlt an konkreten Lösungen und Anwendungsszenarien.

Doch gerade in diesem Winter kommt künstlicher Intelligenz eine besonders hohe Bedeutung zu: Zu der Bewältigung der Herausforderungen der Corona-Krise. Denn auch wenn die Unternehmen bereits den ersten Lockdown gemeistert haben, gibt es hier noch viel Potenzial zur Verbesserung der Prozesse. 

Doch wie kann das praktisch aussehen? Nehmen wir die aktuellen Herausforderungen durch die Pandemie: Der Herbst und Winter diesen Jahres stellen besondere Anforderungen an Unternehmen – auch an die Personaleinsatzplanung. Gerade bei erhöhten Krankenständen oder wenn Angestellte sich ungeplant in Quarantäne begeben müssen, ist Flexibilität von Unternehmen gefragt, um die verbliebenen Beschäftigten nicht zu überlasten. Zudem steigt in vielen Geschäften, beispielsweise im Einzelhandel, durch gesteigerte Hygiene- oder strenge Zutrittsverordnungen, die Arbeitsbelastung.

Wie können Unternehmen sich und ihre Beschäftigten mithilfe von Künstlicher Intelligenz besser durch die dunkle Jahreszeit bringen? Eine Möglichkeit ist die Nutzung intelligenter Algorithmen für bessere Vorhersagen der Arbeitsbelastung und genaueren Planung. Konkret ergeben sich dadurch folgende Vorteile: 

Zeitersparnisse

Der Einsatz von Excel-Tabellen zur Personalplanung ist längst nicht mehr zeitgemäß – das haben bereits zahlreiche Unternehmen erkannt, nur noch nicht über Konsequenzen nachgedacht. Plant die Schichtleitung manuell die Einsatzzeiten der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, muss viel Zeit investiert werden. Doch nicht nur das: Gerade Änderungen im Krankheitsfall, um in letzter Minute noch eine Schicht abzudecken, kann manuell einen hohen Zeitaufwand und viel Stress bedeuten. Durch eine Lösung, die z. B. im Krankheitsfall automatisiert Vorschläge macht, werden viel Zeit und Nerven gespart. 

Reagieren auf einen erhöhten Krankenstand

Gerade in diesem Jahr spielt der Einsatz von intelligenten Lösungen nochmal eine größere Rolle, um den Winter in der Pandemie erfolgreich zu überstehen, da Angestellte selbst bei leichten Anzeichen einer Krankheit zu Hause bleiben sollten – oder aufgrund von Quarantäne-Regelungen jederzeit ausfallen können. Damit hier keine Engpässe entstehen, ist ein Tool sehr hilfreich, das automatisiert Vorschläge macht, welche Angestellten notfalls einspringen könnten.

Treffende Vorhersagen zur Auslastung

Wie voll ist das Geschäft an einem Samstag, unter der Woche vormittags oder in der Vorweihnachtszeit? Ohne eine solide Datengrundlage und deren Auswertung lässt sich das nur schätzen. Auf Nummer sicher gehen Unternehmen jedoch, wenn sie sich auf  solide Zahlen verlassen, statt auf Erfahrungswerte. Hilfreich sind beispielsweise Informationen zu saisonalen Schwankungen oder Kassenbelege. Und das ist bares Geld wert, denn:  Sind mehr Personen für eine Schicht eingeplant, als eigentlich gebraucht werden, treibt dies die Lohnkosten unnötig in die Höhe – ist z. B. in einem Geschäft zu wenig Verkaufspersonal anwesend, erhalten die Kunden weniger Aufmerksamkeit, wodurch der Verkauf leiden kann. Verbindet man diesen Punkt mit dem vorherigen, lassen sich auch zum Beispiel vom System errechnete Filialen mit sehr geringer Auslastung bei einem hohen Krankenstand sinnvoller temporär schließen und deren Beschäftigte in strategisch wichtigere Filialen einsetzen – dafür braucht es aber einen entsprechenden Überblick und eine Planungsgewalt, um mit Sicherheit sagen zu können, welche Filiale beispielsweise an einem Donnerstagnachmittag abzüglich aller Lohnkosten den geringsten Umsatz macht.

Erhöhung der Zufriedenheit der Angestellten

Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter wünschen sich Flexibilität und Mitsprache bei ihrer Einsatzplanung, um beispielsweise auch spontan ein familiäres Ereignis wahrnehmen zu können. Ohne ein intelligentes Tool, mit dem sich Schichten auch kurzfristig umplanen lassen, ist eine solche Flexibilität jedoch kaum zu gewährleisten. Gerade um Angehörige der Generation Z zu gewinnen und zu halten, sind solche Faktoren jedoch sehr wichtig.

Erhalten die Angestellten nicht die gewünschte Flexibilität, fühlen sie sich schnell benachteiligt, was wiederum in einer geringeren Arbeitsmotivation resultiert. Dazu kommt der Spagat, den Unternehmerinnen und Unternehmer im Einzelhandel leisten müssen: Überall auf der Welt sehen ihre Angestellten, wie Familie und Bekannte mit Bürojobs teilweise enorm flexibel von zuhause aus arbeiten können. Dies ist jedoch für viele Branchen nicht möglich und sollte nach besten Möglichkeiten durch andere Benefits ausgeglichen werden, um eine wertschätzende Arbeitskultur zu etablieren.

Sicherstellen von Compliance-Regelungen

Wer hat in diesem Monat wie viele Stunden gearbeitet? Wer hatte wie oft die Nachtschicht? Wurde die gesetzlich vorgeschriebene Ruhezeit eingehalten? Bei der Schichtplanung müssen zahlreiche rechtliche Anforderungen eingehalten werden. Der Einsatz künstlicher Intelligenz vereinfacht auch hier die Aufgabe der Schichtplanung maßgeblich – so werden rechtliche Vorgaben, die Wünsche des Personals, Betriebsvereinbarungen und unternehmerische Ziele vereint. Auch arbeitswissenschaftliche Empfehlungen, beispielsweise zur Häufigkeit von Nachtarbeit oder Schichtwechseln, können mit einfließen. Werden manuelle Änderungen an bestehenden Einstellungen vorgenommen, kann das System diese durch maschinelles Lernen künftig direkt berücksichtigen. So verbessern sich die Systeme kontinuierlich selbst.

Fazit

Der Einsatz einer Personalplanungssoftware wird für Unternehmen immer mehr von einem “Nice to have” zu einem “Must Have”. Besondere Vorteile erzielen Unternehmen durch innovative Lösungen, wie den Einsatz von künstlicher Intelligenz. So können Firmen die Herausforderungen des diesjährigen Corona-Winters, wie plötzliche Ausfälle der Angestellten durch Krankheit oder Quarantäne, meistern, ohne das bestehenden Personal zu überfordern.