Thought Leadership
Der Einsatz von künstlicher Intelligenz (KI) ist für viele Softwareentwickler besonders faszinierend, da sie als eines der aufregendsten Elemente in der Entwicklung der Branche gilt. Auch in der Personaleinsatzplanung kann KI Optimierungen bringen. Was sind konkrete Einsatzgebiete?
Ein Interview mit Maximilian Thost Country Manager DACH bei Quinyx, einem schwedischen SaaS-Anbieter für cloudbasiertes Workforce Management.
Was genau kann Künstliche Intelligenz im Bereich Personalplanung leisten?
Maximilian Thost: Kurz gesagt, stellt KI eine Weiterentwicklung bereits bestehender Technologie dar, mit der bereits seit längerer Zeit nach nach sowohl Personalabteilungen als auch Betriebsabläufe stetig weiter optimiert werden. KI verwendet Daten, um dabei zu helfen, bessere Entscheidungen für Unternehmen und Angestellte zu treffen.
Wie konkret ist die derzeitige Nutzung künstlicher Intelligenz in der Personalplanung?
Maximilian Thost: Sehr konkret sogar: Wir reden hier längst nicht mehr von möglichen Zukunftsszenarien. Künstliche Intelligenz wird bereits zur Personaleinsatzplanung genutzt. Sie kommen zum Beispiel zum Einsatz, wenn es um die Erstellung von Zeitplänen durch Verbesserung des Abwesenheitsmanagements geht. Aber fortschreitende KI kann noch viel mehr leisten als die Effizienz zu steigern. Sie kann Maßnahmen vorschlagen, lernen, wie Benutzer handeln, Aufgaben automatisieren und Trends erkennen, die bei der Zukunftsplanung helfen. In Zukunft können von der KI auch automatisch z. B. Urlaube genehmigt und Urlaubsvertretungen zugewiesen werden. Auch komplexere Prozesse, wie z. B. Vorschläge zur Optimierung des Personalkostenbudgets werden möglich sein.
Woran merken Unternehmen, dass der Einsatz von KI ihnen helfen könnte?
Maximilian Thost: Es gibt unterschiedliche Beispiele für die Art des ROI, um die Notwendigkeit von KI zu untermauern und doch ist es hier wichtig, dass jedes Unternehmen vor allem auf sich selbst schaut. Um herauszufinden, ob die Einbeziehung von KI in das eigene Workforce-Management das Richtige für ein Unternehmen ist, sollte man sich daher folgende Bereiche ansehen: die Arbeits-Prognose, die Nachfrage-Prognose, die Terminplanung und die Arbeitsnormen. Betrachtet man diese für ein Unternehmen, erhält man schnell Klarheit über die Situation und darüber, wie datengestütztes Workforcemanagement dabei helfen kann, Prozesse zu verbessern. Ein solches hilft den Anwenderinnen und Anwendern dabei, zuverlässigere Prognosen zu erstellen, da sie viel mehr Fakten abrufen kann, als eine gewöhnliche Software oder ein Mensch.
Wie wird sich der Einsatz von KI in den nächsten fünf Jahren verändern?
Maximilian Thost: Maschinelles Lernen wird zunehmend eingesetzt werden, um zu analysieren, wie Benutzerinnen und Benutzer (insbesondere Manager/innen) mit verschiedenen Aufgaben umgehen. Sobald Muster identifiziert sind, können sie automatisiert werden – wobei die Technologien dazulernen und sich selbst weiter verbessern. So kann eine KI zum Beispiel erkennen, dass eine Mitarbeiterin oder ein Mitarbeiter eine Aktion 20 Mal in der gleichen Art ausgeführt hat und fragen, ob die Aktion von nun an automatisiert ablaufen soll. Dadurch nimmt der Anteil an häufig als langweilig empfundenen Routine-Aufgaben ab, die Angestellten haben mehr Zeit für qualifizierte Aufgaben.
Was konkret wird diese Prognosen verbessern?
Maximilian Thost: Ein Beispiel: Die Daten aus den Google-Suchanfragen im Jahr 2019 zeigen eine direkte Korrelation mit der Zahl der Krankheitstage, die in jedem Monat genommen werden. Immer wenn die Suche nach Dingen wie “Erkältungen” und “Grippe” ihren Höhepunkt erreichte, erreichte auch die Zahl der Krankheitstage ihren Höhepunkt. Diese Art von Daten wird KI künftig noch besser analysieren können, um dann passende Handlungsvorschläge zu unterbreiten. Künstliche Intelligenz wird etwa bei der Vorhersage andere für ein Unternehmen relevante Datenströme wie Feiertage, Wetter oder Großereignisse in der Nähe einer der Verkaufsstellen berücksichtigen, um genauere Prognosen zu erstellen.
Und dabei wird sie auch verschiedene Tätigkeiten von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern ersetzen?
Maximilian Thost: Die Einsatzplanung liegt zu weiten Teilen bei den Manager/innen und Teamleads, die viel Zeit dafür aufwenden, hier alles zu berücksichtigen und es möglichst vielen Angestellten recht zu machen. Dadurch bleibt oft nur wenig Zeit, in denen sich die Manager/innen wirklich um ihre Teams und deren Wünsche und Bedürfnisse kümmern konnten. Das Ergebnis von dem Einsatz einer KI ist eine erhebliche Zeitersparnis bei der Verwaltung sowie die Tatsache, dass alle Angestellten immer zur richtigen Zeit am richtigen Ort sind.
Es gibt also keinen Grund sich vor dem Einsatz von KI zu fürchten?
Maximilian Thost: Natürlich sind wir besonders von dem Einsatz einer KI in Software fasziniert, da das unserer Meinung nach aktuell zu den aufregendsten Technologischen Entwicklungen gehört. Das viele das ähnlich sehen, zeigt auch eine aktuelle Studie des Bitkom e.V.. Aber wir wissen auch, dass diese Aufregung nicht von allen so geteilt wird, sogar konkrete Ängste werden geschildert. Das liegt aber auch daran, dass viele die Möglichkeiten von KI falsch einschätzen, gerade, wenn es darum geht, ob sie menschliche Arbeitsplätze ersetzen kann. Gerade die heutige, schwache KI kann lediglich einzelne Probleme in einem vorher definierten Bereich sehr effizient lösen. In diesem Sinne ist sie eher ein Hilfsmittel, die nächste Stufe der Technologie, die es Angestellten und Managern ermöglicht, sich noch stärker auf ihre eigentliche Arbeit zu konzentrieren.
Welcher Nutzen entsteht dabei konkret für die Angestellten?
Maximilian Thost: In der manuellen Personaleinsatzplanung entstehen schnell Fehler, da viele Faktoren zusammenkommen, die nicht nur korrekte Berechnungen, z. B. Feiertagszuschläge oder rechtliche Ruhepausen betreffen, sondern auch der Wohlfühlfaktor der Angestellten. Noch immer gibt es viele Angestellte in Schichtbetrieben, die das Gefühl haben, ihre Manager würden ihnen schlechte Schichten zuteilen – oftmals ist diesen das gar nicht bewusst, denn sie achten auf so viele andere Faktoren, da können sie nicht noch prüfen, wer bereits zum vierten Mal in Folge eine besonders harte Schicht hat, etwa in dem sich ungeplante Zusatzaufgaben oder auch das Wetter negativ auf die ursprünglich gute Schichtplanung auswirken. Hier nimmt die KI den Managern effektiv Arbeit ab – und das ist ein Nutzen, der sich direkt auf die Belegschaft auswirkt. Gleichzeitig ermöglicht sie es, teil-automatisiert Anerkennungen und Belohnungen zu vergeben, da Manager einerseits wieder mehr Zeit haben, gute Leistung zu bemerken und andererseits über ein unkompliziertes Tool verfügen, um wertschätzende Aktionen durchzuführen.
Wie unterscheidet sie sich dabei konkret von der Leistungsbandbreite herkömmlicher Planungssoftware?
Maximilian Thost: Sie hat durch Big Data und ihre Fähigkeit, neue Dinge zu lernen, einen entschiedenen Vorteil: Sie hat nicht nur ein Gedächtnis, sondern kann auch Schlussfolgern. Im Einsatz für eine Gastronomiekette würde das beispielsweise wie folgt aussehen, wenn wir der Einfachheit halber davon ausgehen, dass jeden Abend ein besonders großer Ansturm von Gästen zu erwarten ist, während es vormittags eher ruhig ist. Jedes sorgfältig erstellte Planungstool würde also niemals die gleichen Angestellten in längerer Folge die Abendschichten arbeiten lassen. Dabei würde sie aber viele Faktoren nicht berücksichtigen können, beispielsweise ein großes Fest in der direkten Nachbarschaft der Filiale, dass viele Gäste in das Lokal lockt, obwohl die Uhrzeit dafür untypisch ist. Die gewünschte Verteilung bleibt dann aus. Und das ist nur einer der vielen Faktoren, die KI im Blick behalten kann – im Gegensatz zu herkömmlicher Planungssoftware.
Wie genau funktionieren diese teil-automatisierten Anerkennungen und Belohnungen?
Maximilian Thost: Den Entwicklern von Personaleinsatzplanungssoftware ist klar: Eine glückliche Belegschaft ist ein zentraler Faktor für ein erfolgreiches Unternehmen. Gleichzeitig leben wir in einer Gesellschaft, in der Höchstleistungen vorausgesetzt werden und Führungskräfte vergessen oft genug, diese zu würdigen. Auf den ersten Blick mag es daher etwas eigenartig wirken, dass gerade der Einsatz von KI uns ermöglicht, wieder stärker auf die menschliche Komponente zu achten und Zeit für Lob und empathisches Verhalten gibt.
