Software – Von der Stange oder maßgefertigt?

Ohne Software läuft heute gar nichts mehr – das gilt für Büroabläufe ebenso wie für die Produktion oder den Vertrieb. Für nicht wettbewerbsspezifische Prozesse gibt es eine große Auswahl an einsatzbereiten Softwareprodukten, seien es Office-Programme, Buchhaltungssysteme, CRM-Lösungen oder Warenwirtschaftsprogramme.

Darüber hinaus gibt es fertige Lösungen für bestimmte Branchenforderungen, auch im regulierten Umfeld der Pharma- und Biotech-Branche.

Doch was, wenn die fertige Lösung nicht so richtig zu den Anforderungen des eigenen Unternehmens passt? Oder wenn sie mit einer enormen, nicht benötigten Komplexität einhergeht, die das Budget sprengt? Ist Individualsoftware eine Alternative, unabhängig davon, wie groß ein Unternehmen ist?

Sibylle Ohm, Geschäftsführer des IT-Dienstleisters anderScore, plädiert häufig für Individuallösungen und begründet das im Gespräch mit Georg Strömer, Geschäftsführer der LIMS at work GmbH:

Frau Ohm, wenn ich eine Standardlösung fertig kaufen kann, ist das doch die einfachere Lösung, oder?

Sibylle Ohm: Bevor wir Vor- und Nachteile diskutieren, möchte ich gerne kurz auf den Begriff „Standardlösungen“ eingehen. „Standard“ klingt so beruhigend, verbreitet und verlässlich. Auch der gerne verwendete Begriff „Industriestandard“ klingt so, als sei hier etwas verbindlich, das ist es aber gar nicht. Deshalb ziehe ich es vor, bei fertigen Lösungen den Begriff „Produkt“ zu verwenden und bei Eigenentwicklungen von „Individual-Lösungen“ zu sprechen. Ein “Standard” im eigentlichen Sinne wird von einem firmenunabhängigen Gremium definiert, z.B. HTML wäre so ein Standard.

Produkte sind dort sinnvoll, wo es um Commodity-Themen geht, also Themen wie Buchhaltung oder Personalwesen. Bereiche, die für jedes Unternehmen zwar sehr wichtig sind, deren Verwaltung sich aber von einem zum anderen Unternehmen nicht gravierend unterscheidet.

Sobald es aber darum geht, einen Wettbewerbsvorteil zu erzielen und sich von der Konkurrenz abzuheben, kommen individuelle Lösungen ins Spiel.

„Individuell“ hört sich aber nach Aufwand an! Ist eine individuelle Softwareentwicklung nicht sehr zeit- und kostenintensiv?

Sibylle Ohm: Lassen Sie mich zuerst auf das Kostenargument eingehen. Ein Produkt ist ja nicht per se preiswert, nur weil es schon da ist. Neben den typischerweise jährlich fälligen Lizenzgebühren für die reine Nutzung müssen Sie auch mit weiteren Kosten für die Unterstützung und Anpassung bei der Einführung rechnen, die selbst bei 0815-Verfahren je nach Anbieter nicht unerheblich sind. Dazu kommen Kosten für Support bzw. Wartung: Marktüblich sind hier jährliche Gebühren in Höhe von 18-20% der Lizenzsumme, das heißt alle 5 Jahre kauft man eigentlich ein neues Produkt.

Außerdem zahlen Sie häufig für Vieles, das Sie gar nicht brauchen. Ein Produkt wird komplett bezahlt, egal, ob Sie die Funktionalitäten vollumfänglich nutzen oder nicht.

Bei einem individuellen Projekt hingegen wird nur das entwickelt, was wirklich gebraucht wird.

Trotzdem, bei einem Produkt weiß ich, welche Kosten auf mich zukommen. Besteht bei individueller Entwicklung nicht die Gefahr, dass die Kosten aus dem Ruder laufen?

Sibylle Ohm: Damit das nicht passiert, arbeiten wir bei anderScore mit einem 2-Schritt-Ansatz. Wir ermitteln, was der Kunde wünscht bzw. braucht, konzipieren die Umsetzung grob an und schätzen auf dieser Basis detailliert den Implementierungsaufwand für das entsprechende Angebot zur Realisierung. In Schritt-2 erfolgt dann die Umsetzung.

Dadurch, dass wir die Gegebenheiten genau analysieren, sind wir und damit der Kunde im Projekt vor den meisten größeren unliebsamen Überraschungen gefeit. Dies lässt sich auch erfolgreich mit den heute so populären agilen Methoden kombinieren, da sich die Welt ja auch während der Projektlaufzeit noch ändert. Aus dem Ruder läuft man dennoch nicht, wie meine persönliche gut 30-jährige Projekterfahrung zeigt. Dies passiert nur bei ‘schlunziger‘, also unsorgfältiger Arbeitsweise.

Ja, aber vor Überraschungen bin ich doch bei einem Produkt auch gefeit, oder?

Sibylle Ohm: Das kommt ganz drauf an. Wenn das Produkt ganz genau zu allen Ihren Anforderungen passt, sind Sie auf der sicheren Seite, aber sobald abgewichen werden muss, kann es problematisch werden. Bietet das Produkt wirklich alles so, wie Sie es brauchen, beispielsweise was die Geräteschnittstellen zur eigenen Laboreinrichtung oder den Datenaustausch mit umgebenden Systemen oder gar Geschäftspartnern betrifft? Wenn Sie hier anfangen müssen, das Produkt zu verändern, sind das oft schwer abschätzbare Anpassungsaufwände, egal ob Sie das über den Produktanbieter oder intern über die eigene IT-Abteilung oder einen Dienstleister wie anderScore lösen. Ganz abgesehen davon, dass eigenes „Basteln“ noch teurer werden kann, wenn dadurch Performance oder Compliance beeinträchtigt werden.

Richtig problematisch wird aber der Lifecycle: Bringt Ihr Produktlieferant ein neues Release heraus, ist das selten architektonisch abgekapselt, sondern wird im Laufe der Jahre typischerweise immer ‘frickeliger‘. Und: Es bleibt auf zunehmend veralteter und unsicherer werdender IT-Technik beruhend. Meist können Sie dann alle Ihre Anpassungen mit jedem Release nochmal neu entwickeln, weil der Produkthersteller sich gerade nicht nach den existierenden Anpassungen seiner Kunden richtet.

Das greift auch über in die Frage nach dem Zeitaufwand. Was, wenn ich schnell eine Lösung brauche? Greife ich in dem Fall nicht besser einfach ins Produktregal?

Sibylle​​​​​​​ Ohm: Das mag früher ein Argument gewesen sein, heute sind wir durch den Einsatz agiler Vorgehensweisen in der Lage, sehr schnell in die Umsetzung zu gehen. Im Grunde sind Sie damit sogar schneller. Denn anders als bei der Einführung großer „Standard“-Lösungen bietet Individualentwicklung die Möglichkeit, Features zu priorisieren, das heißt eine kleine Lösung ist schnell realisiert. Wir sprechen hier vom „Minimal Viable Product“, kurz MVP. Im Versicherungsumfeld wäre das beispielsweise die Möglichkeit, bei der Einführung eines neuen Versicherungsprodukts im ersten Schritt nur die Bestellfunktion und Einbindung in Versicherungsmathematik und Vertragsverwaltung umzusetzen. Je nach Marktakzeptanz lässt sich der Funktionsumfang in kleinen erprobten Schritten erweitern. Das Risiko, etwas Neues zu testen, ist somit geringer und Sie sind schneller am Markt, Stichwort Wettbewerbsvorteil. Im Laborumfeld könnte das so aussehen, dass man sich erst mit der Erfassung der Analysendaten, gegebenenfalls auch der Rohdaten, z.B. per IoT-Schnittstellen, befasst und dann weitere Schritte wie, Big Data Auswertungen oder Deep Learning etc. umsetzt.

Wie gehen Sie mit dem Thema Validierung in Individualprojekten um?

Sibylle​​​​​​​ Ohm: Das Absichern und Dokumentieren im regulierten Umfeld ist im Grunde sowieso eine individuelle Aufgabe, da sie von den Gegebenheiten wie der Gerätekonstellation vor Ort abhängt. Insofern stellt das Thema Validierung bei einer Individual-Lösung einen Aufwand, aber keine besondere Herausforderung dar: Es ist von vornherein Bestandteil der Entwicklung, gerade in Form kontinuierlicher Reviews mit kundenseitigen Fachvertretern bei agilen Methoden.

Beim Einsatz eines fertigen Produkts wiederum ist hier besondere Vorsicht geboten: Denn hat ein Kunde Veränderungen vorgenommen, beispielsweise an den Geräteschnittstellen oder durch die Einbindung interner Softwaresysteme oder -module, ist er auch bei Änderungen am Produkt selbst dafür verantwortlich, dass alles weiter regelkonform zusammenspielt.

Was sind aus Ihrer Sicht weitere wichtige Punkte bei der Entscheidung zwischen Produkt und Individual-Lösung?

Sibylle Ohm: Im Grunde lautet die Frage: Möchte ich meine Arbeit so anpassen, dass sie zum Produkt passt oder will ich eine Lösung, die sich an meine Arbeit anpasst? Es geht auch um eine grundsätzliche Entscheidung, ob man sich in die Abhängigkeit von einem Anbieter begeben möchte. Das birgt gewisse Risiken, was künftige Entwicklungen anbelangt, auf die man als Kunde keinen Einfluss hat. Das betrifft Fragen wie Preis- und Produktpolitik ebenso wie solche nach der Marktpräsenz eines Unternehmens. Wie lange ist das Produkt noch zu beziehen bzw. läuft es noch im Support? Wie lange wird der Anbieter noch existieren? Aber auch: Wie lange warte ich als einer von vielen seiner Kunden noch auf ein bestimmtes Feature, das zwar für mich sehr relevant ist, beim Anbieter aber keine hohe Priorität hat.

Individualentwicklung bietet nicht zuletzt den Vorteil der offenen Wissensvermittlung: Der Kunde bekommt den Source Code der für ihn entwickelten Lösung, ist also unabhängig vom Dienstleister! Er ist mit seiner Benutzung und seinem Bedarf an Weiterentwicklung nicht an einen bestimmten Entwicklungsdienstleister gebunden und könnte sogar selbst weiterimplementieren – zumindest, wenn die Umsetzung professionell lief.

Deshalb verstehen wir uns bei anderScore auch nicht als Verkäufer eines Produkts, sondern als Partner: Wir entwickeln eine Lösung MIT und für den Kunden.

Danke für das Gespräch!

Das Interview führte: