10 Möglichkeiten der Verbesserung von Ressourcen-Management

Wenn Menschen über Ressourcen-Management reden, beschreiben sie Funktionen, die unter die Domäne „Enterprise Resource Planning (ERP)“ fallen, wie z.B. Personalmanagement oder die Beschaffung von physischen Ressourcen wie Schreibtischen.

In einem Dienstleistungsunternehmen hat dieser Begriff jedoch eine andere Bedeutung, wobei individuelle Tools und Strategien erforderlich sind.

Im Zusammenhang mit Dienstleistungen geht es beim Ressourcen-Management um die Ressourcen-Zuweisung – Mitarbeiter zur richtigen Zeit am richtigen Ort einzusetzen. Dies ist ein anspruchsvoller Prozess. Wird dieser richtig gemacht, wird die Zeit der Mitarbeiter in entsprechenden Projekten effektiv genutzt, wodurch die Rentabilität und das Kundenengagement verbessert werden.

Wenn das Ressourcen-Management misslingt, kommt eine Vielzahl von Problemen auf:

1. Die Zeit der Mitarbeiter ist nicht voll ausgelastet.
2. Projekte werden verzögert.
3. Mitarbeiter mit suboptimalen Fähigkeiten werden Projekten zugeordnet.
4. Auftragnehmer werden in letzter Minute beauftragt, was eine Verringerung der Marge zur Folge hat.
5. Die Kundenzufriedenheit wird beeinträchtigt.

Die Zukunft des Ressourcen-Managements

Technologie verändert die Sichtweise von Ressourcen-Managern auf Ressourcen-Zuweisung und Ressourcen-Auslastung. In der Vergangenheit erschwerten es manuelle Prozesse und Silos zwischen Teams, die über wertvolle Ressourcen verfügten, eine genaue Vorstellung von der eingehenden Nachfrage und der Auslastungsrate der einzelnen Mitarbeiter zu bekommen. Dies bedeutet, dass die Zuordnung der Mitarbeiter meist reaktiv erfolgte, und zwar kurz vor Projektbeginn und innerhalb spezifischer Teams oder Bereiche.

In der Zukunft des Ressourcen-Managements werden Ressourcen-Manager durch Ressourcen-Management-Software für professionelle Dienstleistungen unterstützt, sodass sie proaktiver arbeiten und Entscheidungen treffen können, die sich direkt auf Umsatz und Gewinnspanne auswirken. Genauso wie Cloud-basiertes ERP die Art und Weise verändert hat, wie Personal- und Finanzabteilung das Backoffice des Unternehmens verwalten, hat die Automatisierung von Dienstleistungen zu einer Umwandlung der Dienstleistungslandschaft geführt, welche neue Möglichkeiten bei der Planung von Prozessen zur Ressourcenbereitstellung eröffnet hat.

Die Professional Services Automation (PSA) macht sich leistungsstarke Tools wie erweiterte Intelligenz (engl. augmented Intelligence) zunutze, um Ressourcen-Manager beim Aufbau von Teams zu unterstützen, die Mitarbeiter mit unterschiedlichen Fähigkeiten und Erfahrungsniveaus einschließen. PSA-Software bietet Zugang zu genauen, aktuellen Informationen – die Grundlage für gute Geschäftsentscheidungen. Auf diese Weise können Ressourcen-Manager über Grenzen hinweg arbeiten und mithilfe von Daten effektiver planen.

10-Schritte-Leitfaden: Verbesserung des Ressourcen-Managements:

1. Besprechen Sie, wer die Mitarbeiter im Unternehmen verwaltet

Laut dem CMO von Kimble, Mark Robinson: „Die Ressourcenbereitstellung ist die wichtigste Aufgabe in einem Dienstleistungsunternehmen. Mein erstes Unternehmen wuchs innerhalb von zwei Jahren auf 200 Mitarbeiter. Die Mitarbeiter, die sich um die Ressourcenbereitstellung kümmerten, waren meine Partner. Wir wussten, dass wir das richtig machen mussten. Der Markt war in Bewegung. Wir benötigten die richtigen Mitarbeiter zur richtigen Zeit am richtigen Ort und wir mussten wissen, wo rekrutiert werden sollte.“

Es ist wichtig, dass Sie verstehen, wer tatsächlich die Entscheidungen in Bezug auf die Ressourcenbereitstellung in Ihrem Unternehmen trifft. Sind es Personen oder Gruppen? Werden Mitarbeiter innerhalb von Teams und Abteilungen oder flexibel im gesamten Unternehmen verwaltet? Verstehen die damit betrauten Personen die neuesten Methoden des Ressourcen-Managements? Wissen sie, wie sie Business Intelligence anwenden müssen, um die Ressourcen-Zuweisung zu erleichtern und zu verbessern?

2. Bauen Sie eine aktuelle Wissensbasis und einen unternehmensweiten Ressourcenpool auf

Eine optimale Ressourcen-Zuweisung setzt voraus, dass Folgendes bekannt ist:

• welche Fähigkeiten Mitarbeiter haben
• ihre Verfügbarkeit jetzt und in den nächsten sechs Monaten

Damit ein Ressourcen-Manager wirklich verstehen kann, welche Mitarbeiter verfügbar sind, benötigt er einfachen Zugang zu einer Wissensbasis, in der die Verfügbarkeit, die Einschränkungen, Fähigkeiten und der Standort aller Personen in einem unternehmensweiten Ressourcenpool enthalten sind. Eine solche Wissensbasis – statt separater Pools, die nach Team, Abteilung oder Geografie unterteilt sind – erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass Ressourcen-Manager das beste Team zusammenstellen, eine Mischung aus Mitarbeitern mit unterschiedlichen Fähigkeiten und Erfahrungen.

Die globale Ressourcenbereitstellung im Unternehmen steigert wahrscheinlich die abrechenbare Auslastung im Vorstand, da sie Zeitfenster der Mitarbeiter aufdeckt, die in der Führungsstruktur verborgen waren. Die Steigerung der Auslastung in einem Dienstleistungsunternehmen hat direkte Auswirkungen auf den Umsatz. Randy Mysliviec vom Resource Management Institute argumentiert: „Die Ressourcenbereitstellung im gesamten Unternehmen ist besser für das Unternehmen, aber sie erfordert oft einen Kulturwandel. Manager können nach wie vor dafür verantwortlich sein, sich um ihr Team zu kümmern – aber sie haben keine Kontrolle mehr darüber, wie sie ihre Zeit täglich nutzen.“

3. Verwalten Sie den Ressourcenpool marktgerecht

Zur Verwaltung Ihres Ressourcenpools in Übereinstimmung mit der Nachfrage am Markt ist ein konstantes Überprüfungsverfahren erforderlich, bei dem bewertet wird, ob das Unternehmen immer noch über die richtige Kombination von Fähigkeiten verfügt, um der Nachfrage von Kunden und potenziellen Kunden nachzukommen. Dazu gehört es, folgende Fragen zu stellen:

• Welche Fähigkeiten werden wertvoll, welche verlieren an Relevanz?
• Was sind die Trends – wohin steuert der Markt?
• Unterzieht sich Ihr Unternehmen einer angemessenen Schulung und professionellen Entwicklung, um Fähigkeiten zu erwerben und zu verfeinern?
• Wird jeder im Unternehmen ermutigt, die Wissensbasis mit neuen Erfahrungen, Fähigkeiten, Kursen und Qualifikationen zu aktualisieren?
• Verfügen Automatisierungstools wie eine PSA-Lösung über eine Funktion, um das Unternehmen aufzufordern, Informationen regelmäßiger zu aktualisieren?

Mitarbeiter mithilfe von Technologie daran zu erinnern, kontinuierlich ihre Fähigkeiten zu protokollieren und die gesammelten Erfahrungen nachzuverfolgen, fördert eine Kultur, die sich durch Kompetenz- und Talententwicklung auszeichnet, was belohnt wird, wenn Mitarbeiter den Projekten zugewiesen werden, die am besten zu ihren Fähigkeiten passen. Diese Praktiken tragen zum Aufbau und zur Aufrechterhaltung eines leistungsstarken Teams bei.

Ein weiterer Vorteil einer Professional Services Automation Lösung ist deren Fähigkeit, Möglichkeiten zu erschließen, die aufgrund fehlender Fähigkeiten dem Unternehmen unzugänglich waren. So können Sie sich Klarheit darüber verschaffen, welche Fähigkeiten am Markt gefragt sind und von Ihrem Unternehmen verlangt werden. Diese Informationen sind wertvoll, da sie es Ihnen ermöglichen, wichtige Qualifikationslücken auf Grundlage der aktuellen Nachfrage am Markt sowie der im Trend liegenden Fähigkeiten zu analysieren. Anhand von Trends können Sie dann feststellen, welche Fähigkeiten in sechs Monaten gefragt sind, und einen Aktionsplan entwickeln, um die zu erwartenden Qualifikationslücken zu schließen.