Thought Leadership
Beim Abschluss von Softwareverträgen geben in der Regel die Anschaffungskosten den Ausschlag über Kauf oder Nicht-Kauf. Doch die komplexe Welt von Software verlangt mehr als eine effiziente Kostenplanung. Folgen Einkäufer grundsätzlichen Praktiken, lassen sich die finanziellen Verbindlichkeiten im IT-Procurement sogar minimieren.
Angesichts der immer komplexeren IT-Landschaft und den wachsenden Ansprüchen der End-User richtet sich der Einkauf in vielen Unternehmen neu aus. Dabei stehen Procurement-Abteilungen häufig „zwischen den Stühlen“ und müssen die Kluft zwischen den Erwartungen des Unternehmens und der Fähigkeit der IT-Provider, diese Erwartungen zu verstehen und zu definieren, schließen. Dazu zählen auch unrealistische Forderungen, wenn es darum geht möglichst schnell und im Kurzverfahren wettbewerbsfähige Preise für Produkte und Services zu verhandeln und Rahmenbedingungen festzulegen.
Kommt es dann in Folge zu explodierenden Kosten, leistungsschwachen IT-Systemen, Compliance-Verstößen oder langwierigen und ermüdenden Diskussionen und Nachverhandlungen, gerät der Einkauf schnell in Erklärungsnot. Um diese Risiken im Vorfeld zu minimieren bzw. auszuschließen, lohnt es sich für Einkäufer vor dem Kauf der nächsten Anwendungen folgende Faktoren zu berücksichtigen.
Geografische und unternehmensinterne Beschränkungen beseitigen
Das ist vor allem für Concurrent-Lizenzmodelle wichtig, bei der die maximale Anzahl der Nutzer festgesetzt ist. Der Anbieter muss garantieren können, dass die Lizenzen weltweit und rund um die Uhr genutzt werden können. Sollten hier Einschränkungen auftreten, dann liegt das häufig daran, dass der Softwarekauf über einen lokalen Beschaffungskanal erfolgte. Ein zentraler Einkauf von Software garantiert hingegen einen globalen Fokus und ist für eine Verbesserung von Konditionen und der Flexibilität innerhalb eines Software-Vertrags die effektivste Maßnahme.
Flexibles Portfolio durch Bereitstellung neuer Funktionalitäten
Bei wichtigen Verträgen können Unternehmen mit den Anbietern über die Möglichkeit verhandeln, die Auswahl der erworbenen Produkte zu ändern und so ihr Portfolio flexibel anzupassen. Dies ist entweder innerhalb eines bestimmten Zeitrahmens oder innerhalb eines festgelegten Prozentsatzes des Auftragswerts möglich – vorausgesetzt das neue Portfolio entspricht dem Wert des Bisherigen. So können Unternehmen unterschiedliche Software-Tools nutzen und damit ihre Prozesse verändern und optimieren. Mit der Entwicklung und Implementierung neuer Anwendungen erhalten Unternehmen dadurch auch Zugang zu neuen Produkten und können überflüssig gewordene Software entfernen.
Anzahl der Lizenzen im Rahmen der erstmals verhandelten Zugangsraten erhöhen
True-Up, d. h. die jährliche Abschlusszahlung für Lizenzen die genutzt, bei Vertragsabschluss aber nicht gekauft wurden, ist ein ernstzunehmendes Risiko. Nach wie vor sind viele Unternehmen der Ansicht, dass True-Up-Zahlungen an den Softwareanbieter vorteilhafter sind als vorab mehr Lizenzen als nötig zu erwerben und damit vielleicht unnötige Ausgaben zu verursachen. Die im Vertrag vereinbarten Regelungen zur Nutzung von Software über die erworbenen Lizenzen hinaus müssen jedoch genau geprüft werden. Dabei sollte das IT-Procurement vorab auf Nachzahlungen auf Basis der bei Vertragsabschluss herrschenden Marktpreise bestehen, um nicht abzuschätzende Kosten zu vermeiden.
Feste Regeln, um zeitgleiche Nutzung von Software zu verhindern
Verlässt ein Mitarbeiter seinen Arbeitsplatz ohne sich in einer lizenzierten Anwendung abzumelden, ist die Lizenz und damit die Anwendung in der Regel für andere nicht mehr verfügbar. Hier lässt sich mit Anbietern ein bestimmtes Zeitfenster vereinbaren, nach dem die Lizenz bei längerer Inaktivität wieder freigegeben wird. Die Software wird dann wieder für den gesamten Anwenderkreis verfügbar. Solche Regeln wirken sich deutlich auf die Nutzung von Software aus und erleichtern Arbeitsabläufe in Unternehmen.
Kurzeitiges „Parken“ ungenutzter Softwarelizenzen
Einige Softwareanbieter ermöglichen es ihren Kunden, eine bestimmte Anzahl Named-User-Lizenzen innerhalb eines Zeitraums ungenutzt zu lassen und garantieren Wartungsfreiheit für jedes Jahr der Nichtbenutzung. Damit lässt sich das Risiko im Voraus bezahlter Software reduzieren.
Festlegen von Wartungsintervallen
Wartungsintervalle während der Vertragslaufzeit vorab festzulegen ist wesentlich. Preisnachlasse bei der Wartung sind seitens der Anbieter absolute Ausnahmefälle. Zudem richten sich die Intervalle in der Regel nach der Anzahl der bereitgestellten Software und nicht nach der Software, die tatsächlich genutzt wird. Ein Beispiel: Große Anbieter bieten typischerweise beim Kauf von Software einen Rabatt von 40% gegenüber dem Listenpreis. Nimmt man die aktuellen Wartungspreise als Basiswert, ergeben sich nach drei Jahren Wartungskosten, die dem ursprünglichen Anschaffungspreis der kompletten Software entsprechen.
Unnötige Software-Extras vermeiden
Oft werden Unternehmen bei der Anschaffung neuer Software mit „Schnäppchen“ und zusätzlichen Optionen geködert. Das böse Erwachen folgt dann, wenn die Wartungskosten dieser oft ungenutzten Software oder Feature auf die jährliche Rechnung aufgeschlagen werden. Es lohnt ein genauer Blick auf evtl. Kosten für die wiederkehrende Wartung dieser „zusätzlichen“ Softwareprodukte.
Anpassungen bei möglichen Fusionen und Übernahmen sicherstellen
Unternehmen sollten Lizenzregelungen für den Fall von Fusionen und Übernahmen vorab regeln, noch ehe solche Ereignisse absehbar sind. Das verschafft Ihnen eine bessere Verhandlungsbasis. Kommt es schließlich zu einer Fusion oder Übernahme hilft ein genauer Ein- und Überblick der Softwarenutzung, der gesamten IT-Assets sowie ein Abgleich zwischen gekauften und installierten Lizenzen – und zwar bei allen beteiligten Unternehmen.
Ungeplante Audit-Kosten minimieren
Audits sind in vielfacher Hinsicht eine Herausforderung für Unternehmen. Dabei sollte vor allem die Rechtsabteilung früh involviert werden, um Grenzen, Konditionen und die Rechtsgrundlage zu definieren, vor deren Hintergrund Anbieter-Audits verlangt werden können. Dabei gilt es unter anderem die Nutzungsrechte von Software zu prüfen, Ablauf und Häufigkeit von Audits vorab festzulegen und konkrete Schritte nach dem Audit zu vereinbaren, z. B. wer übernimmt welche Kosten und wie können Streitfälle beigelegt werden?
Anbieter-Schnittstellen definieren
Ein Softwarevertrag ist der ideale Rahmen, um festzulegen, wie und mit wem der Anbieter Geschäftsverhältnisse pflegen darf. So können Unternehmen genau bestimmen, welche Nutzer gemäß ihrer Funktion und Position gegenüber dem Softwareanbieter handlungsbefugt sind und schaffen so ein hohes Maß an Effizienz. Darüber hinaus lassen sich die Vertriebsaktivitäten des Herstellers deutlich besser kanalisieren und verwalten.
Vertragsverhandlungen sind ein kontinuierlicher Prozess. Eine klare Übersicht über alle verwendeten Lizenzen ist ein absolutes Muss. Wertvolle Unterstützung erhält das Procurement zum Beispiel durch Lösungen zur Softwarelizenzoptimierung. Sie ermöglichen eine genaue Analyse und Bestandsaufnahme gekaufter Software, helfen den Lizenzverbrauch zu reduzieren, und stellen sicher, dass sämtliche Software-Assets über das gesamte Unternehmen hinweg höchst effizient eingesetzt werden. Bewaffnet mit diesem Know-how sind Einkäufer optimal für zukünftige Verhandlungen mit Softwareanbietern gerüstet.
Anton Hofmeier, Regional Vice President DACH bei Flexera
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