Remote- und Hybridveranstaltungen in Unternehmen umsetzen

Online- und Hybridevents prägen den Alltag im Büro und verändern den Blick auf moderne Arbeitsweisen. Als Teil von New Work liefern diese Veranstaltungen neue digitale Orientierungen. Doch was muss dabei alles beachtet werden und wie können solche Events ablaufen?

Die Zukunft der Unternehmensevents

Inmitten der Covid-Pandemie standen laut Statista Meetings oder Kongresse in 57 Prozent aller Fälle virtuell oder hybrid auf der Tagesordnung von deutschen Unternehmen. Selbst mit dem Abflachen der Inzidenzen und der Rückkehr zur Normalität im Berufsalltag blieb diese alternative Event-Form. Sie verbindet das Beste aus digitaler und analoger Welt, stellt allerdings zeitgleich die Firmen in der Praxis vor einige Herausforderungen.

Erfolgreiches Umsetzen von Online- und Hybridevents erweist sich oft genug als kompliziert. Das startet nicht zuletzt bei der Auswahl an vorab zu klärenden Fragen und einer durchdachten Planung. In der Realisierung selbst warten schließlich neue Fallstricke, wie beispielsweise das Definieren der passenden Tools. Mit der richtigen Vorgehensweise mündet all dies aber in zufriedenen Event-Teilnehmenden.

Planende müssen sorgsam vorgehen, wenn sie den Überblick behalten und eine inhaltlich gehaltvolle Veranstaltung auf die (digitale) Bühne bringen möchten.

Die richtigen Fragen zur richtigen Zeit

Schon vor der eigentlichen Veranstaltung beginnt die Arbeit. Mit einer überlegten Konzeption vermeiden Eventgastgeber:innen Flüchtigkeitsfehler, Überforderungen oder Stress bei der Veranstaltung selbst und haben so schonmal die halbe Miete.

Jede gut geplante Veranstaltung steht und fällt mit dem geeigneten Format. Die erste Frage bezieht sich auf die allgemeine Einordnung. Soll das Event vollständig remote durchgeführt werden oder doch hybrid?

Davon hängt die zweite Frage ab: Soll es sich um ein Webinar handeln oder wünschen die Teilnehmenden die spätere Nutzung der Inhalte? Dann müssen Aufzeichnungen her. Je nachdem ändert sich auch die Präsentationsform. Bleibt es frontal oder eher im Rahmen einer offenen Diskussionsrunde? Fragen, die bereits im Vorfeld eine Antwort benötigen.

Gute Planung ist das A und O

Ein reibungsloser Veranstaltungsablauf allein bringt den Pokal nicht nach Hause. Das startet schon bei anwenderfreundlichen Einladungen, die sich deutlich auf die Zufriedenheit der Teilnehmenden auswirken. Je einfacher, desto besser. Die sogenannte One Tap Dial-In-Funktion verfolgt dieses Motto.

Passend zum Format heißt es die richtigen Tools zusammenzusuchen. Unterschiedliche Videokonferenzlösungen bieten Usern verschiedene Funktionen. Weil erstere im Zuge der Pandemie wie Pilze aus dem Boden schossen, verloren Planende oft den Überblick. Etablierte Tools wie Zoom, Microsoft Teams oder Google Meets sind zwar keine Geheimtipps mehr, sollten dennoch immer als Erstauswahl betrachtet werden. Dabei darf nicht in Vergessenheit geraten, die jeweilige Software vorab auf Aktualität zu prüfen, ansonst rauben Programm-Updates Zeit und Nerven.

Was im Theater gilt, sollte auch bei Remote- und Hybridevents gelten. Eine Generalprobe räumt Zweifel und Unsicherheiten aus dem Weg und schafft Raum für eine letzte Vorbesprechung. Ein Blick auf die Checkliste und ein gut geplanter Dry-Run sichern doppelt ab. Sitzt der Ablauf, funktionieren die Tools und stimmt das Format? Die dazugehörigen Antworten ebnen den Weg für ein gelungenes Event.

Social Networking – die rechte Hand von New Work

Einzig die Übertragung eines Livestreams macht noch lange keine erfolgreiche Veranstaltung. Am Ende zählen bei Events auch immer die sozialen Komponenten. Dort erfüllen sie eine der wichtigsten Aufgaben – networking und connecten. Mit dieser Erwartungshaltung betreten Teilnehmende auch den virtuellen Raum. Für die Planenden heißt es dadurch: Wichtige soziale Aspekte eines Onsite Events mit Tech-Elementen virtueller Konferenzen verknüpfen.

Dafür kommen insbesondere zwei Methoden in Frage, die sich an der Form der Events orientieren. Ist die Rede von kleineren, teaminternen Events mit Fokus auf das Miteinander, können ausgefallene Ideen helfen. Interaktionen zwischen Mitarbeitenden fehlt oft, wenn das Team sich höchstens beim wöchentlichen Meeting vor der Kamera sitzen sieht. Digitale „Ausflüge“ binden solche Teams enger aneinander.

Soll das Event eher Wissen vermitteln, stehen rationalere Faktoren im Vordergrund. Klare Aufgabenverteilung begünstigt ein gelungenes Eventergebnis. Bestimmte Angelegenheiten brauchen gewählte Ansprechpartner:innen, um den problemlosen Ablauf zu gewährleisten. Was oft hilft: Bestimmte Prozesse oder Aufgaben an externe Dienstleistungsunternehmen outsourcen. Bei mehrsprachigen Events in großen multilingualen Konzernen können das beispielsweise Dolmetschende sein. Diese unterstützen nicht nur in Veranstaltungstechnik, sondern vor allem in der Kommunikation. Bei großen Remote- oder Hybridveranstaltungen entwickelt sich diese Kombination oft als nicht zu unterschätzende Unterstützung.

Ende gut, alles gut

Während anfangs Remote- und Hybridevents noch zu reinen Informationsaustauschen genutzt wurden, zeigen sich heute die Möglichkeiten weitaus offener. Zwar spielen Konferenzen und Meetings immer noch eine ausschlaggebende Rolle, doch im Arbeitsalltag entwickeln sich immer mehr Teams, die fast nur remote zusammenarbeiten. In Sachen Social Networking gelten passende Events also als unabdingbar.

Für beide Veranstaltungsreihen müssen im Vorfeld wichtige Fragen geklärt und eine gute Planung garantiert sein. Doch jedes Event weckt eine andere Erwartungshaltung. Bei jeder bevorstehenden Veranstaltung heißt es daher von vorne anfangen! Zu analysieren, Bedürfnisse und Gegebenheiten zu definieren und schließlich auf Anforderungen reagieren. So schließen Teilnehmende und Planende mit einer guten gemeinsamen Zeit, wenig Stress und einem informativen Austausch ab – egal auf welcher Ebene.