Fünf Schritte zur Verwendung von eSignaturen

Jeden Tag werden in Unternehmen und Verwaltungen Dokumente angelegt, die einer Unterschrift bedürfen – doch erst mit der elektronischen Signatur sind durchgängige digitale Workflows möglich. Der Einsatz von eSignaturen erhöht die Effizienz und senkt die Kosten über die gesamten Geschäftsprozesse hinweg. 

1. Identifizieren Sie die Prozesse, die von der digitalen Unterschrift profitieren

Welche Prozesse in ihrem Unternehmen werden durch das manuelle Einsammeln von Unterschriften und das Warten auf die Rücksendung und Verarbeitung der unterschriebenen Dokumente beeinträchtigt? Der Einsatz elektronischer Signaturen spart Zeit und Kosten. Er erhöht die Transparenz und macht Ihren Dokumentenmanagementprozess deutlich effizienter.

So kann die Zeit, die Mitarbeiter mit dem Dokumentenmanagement verbringen, drastisch reduziert werden. Die Software wählt automatisch das richtige Dokument aus, die relevanten Informationen werden ein eingefügt und erforderliche Unterschriftsfelder werden generiert. So wird sichergestellt, dass jeder Vertrag und jedes so generierte Dokument zu 100 % den ihren Anforderungen entspricht und korrekt ist. Durch die Einbindung ihres Active Directory können automatisch die richtigen Unterlagen an den richtigen Ansprechpartner verteilt werden, wodurch Sie nochmals wertvolle Zeit und Ressourcen sparen.

2. Identifizieren Sie die Anforderungen an eine eSignatur-Lösung speziell für Ihr Unternehmen

Die Anforderungen lassen sich in anwendungsbezogene, juristische und technische Anforderungen unterteilen.

• Bei der Identifizierung der verschiedenen Anwendungsfälle sind der physische Standort des Unterzeichners (“face2face” vs. Fernsignatur) und die Art der elektronischen Signatur (handschriftlich vs. zertifikatsbasiert) mitentscheidend. Je nach Geschäftsmodell und Art des Dokuments variieren diese und damit auch die bestgeeignete, flexible eSignatur-Lösung. Legen Sie fest, welche Dokumente mit welchen der oben genannten Anforderungen digital signiert werden können.

Typische Anwendungsfälle:

• Ihr Kunde unterschreibt einen Vertrag bequem von zu Hause aus – zeitnah und ohne den umständlichen Papierkram
• Unterschrift von Empfangsbestätigungen an der Warenausgabe mit automatischer Benachrichtigung des Lagers
• Unterschriebene Auftragsbestätigung mit Gegenzeichnung und sofortiger Rechnungserstellung
• Mehrere Unterschriften auf Verträgen mit verschiedenen Merkmalen wie optionale und verpflichtende Unterschiften – und die automatische anschließende Verteilung der PDF Dokumente an die Unterzeichner.
• Unterschriften auf Dokumenten des Personalwesens mit optionalen, Passwort geschützten Vorgängen
   
• Die meisten Länder erlauben und fördern die Verwendung von elektronischen Signaturen. Je nach Anwendungsfall können Sie wahrscheinlich zwischen 80 % und 100 % Ihrer aktuellen Verträge elektronisch unterschreiben. 
   
• Die eSignatur-Lösung sollte sich in Ihre bestehende IT-Infrastruktur integrieren. Grundlegende Überlegungen sollten umfassen: Wird eine Offline-Lösung an einem Schalter, Arbeitsplatz oder mobilem Endgerät (Tablet und Smartphone) benötigt oder ist eine Cloud-basierte Signaturlösung ideal, die für Mitarbeiter, Kunden und Geschäftspartner von überall zugänglich ist? Benötigen Sie Unterschriftenpads mit den höchsten Sicherheitsstandards oder Tablet PCs und andere mobile Endgeräte, mit denen Sie via Apps auf dem Bildschirm unabhängig den Aufenthaltsort digital unterzeichnen können? Wo sollen ihre Daten gehostet werden? In der Cloud oder auf ihrem eigenen, dedizierten Server (hosting on premise)?
   
• Welche Abteilungen in ihrem Unternehmen sollten in den Entscheidungsprozess eingebunden werden? Diese Liste umfasst in der Regel den Datenschutz, die IT, die zuständigen Kollegen für das Dokumentenmanagement und nicht zuletzt die Rechtsabteilung.

3. Identifizieren Sie den Umfang der eSignatur-Lösung

Die Automatisierung grundlegender und sich wiederholender, aber zeitaufwändiger Aufgaben bietet den größten Nutzen. Dies kann in Form von Signaturfeldvorlagen, dem Befüllen von Dokumenten mit Kundendaten und dem automatischen Versenden von Signaturanfragen an Kontakte aus Ihrem integrierten Active Directory erfolgen. Darüber hinaus ist die einmalige Einrichtung von digitalen Zertifikaten für Mitarbeiter zur Unterzeichnung von Verträgen und sogar die automatische Verarbeitung und Archivierung von Dokumenten mit im unterschriebenen Dokument enthaltenen Kundeninformationen möglich. Durch die Einbindung eines Signaturservers in ihr Dokumentenmanagementsystem, welches unterschiedliche Anwendungen bedient, können viele Prozesse verschlankt und beschleunigt werden.

4. Identifizieren Sie den Nutzen der digitalen Unterschrift für ihr Unternehmen

Die digitale, elektronische Unterschrift bietet viele Vorteile. Sie verringert den Aufwand ihrer Kunden zwischen Vertragsanbahnung und -abschluss, einschließlich der damit verbundenen Kosten wie z. B. den Postversand. Sie verschlankt und beschleunigt viele interne und externe Prozesse und verringert Fehlerquoten. Ihre Kunden, Geschäftspartner und Mitarbeiten können kontaktlos, sicher und von jedem Standort der Welt Dokumente unterschreiben. Auf dem PC, Tablet, Smartphone oder einem Unterschriftenpad. Handschriftlich oder zertifikatsbasierend.

5. Identifizieren Sie einen ersten Prozess für einen Testlauf der digitalen Unterschrift

Jedes Unternehmen ist anders aufgestellt und hat individuelle Anforderungen. Ein Proof of Concept (POC) ist ein wichtiger Schritt, um Chancen und Herausforderungen frühzeitig zu identifizieren und dementsprechend eine Lösung zu finden. Gleichzeitig bereitet er Sie auf einen erfolgreichen Rollout der digitalen Unterschrift in Ihrem Unternehmen vor.

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