Wie Smart-City-Vorhaben effizient organisiert werden können

Die Digitalisierung soll Kommunen dabei unterstützen, ihre Stadtentwicklung nachhaltig und gemeinwohlorientiert zu gestalten. Nicht selten ist die Bereitstellung innovativer digitalgestützter Angebote in Kommunen jedoch durch teils tradierte Verwaltungsstrukturen und -abläufe erschwert.

Aus diesem Grund hat das Difu im Rahmen der »Modellprojekte Smart Cities (MPSC)«, einer Fördermaßnahme des Bundesministeriums für Wohnen, Stadtentwicklung und Bauwesen (BMWSB) sowie der Kreditanstalt für Wiederaufbau (KfW), eine Arbeitshilfe für Kommunen entwickelt.

Das Autorenteam identifiziert die notwendige digitale Transformation als Querschnittsaufgabe, die verschiedene Ressorts innerhalb der Kommunalverwaltung zusammenbringen muss: „Dieses Zusammendenken und Zusammenbringen verschiedener Ressorts ist eine Kernaufgabe der Smart City. Vielerorts geht es weniger um technisch-digitale Lösungen, sondern um das smarte Zusammenwirken bisher getrennt agierender Akteure. Die Publikation bietet wertvolles Orientierungswissen, damit das leichter gelingt“, so Difu-Projektleiter Jan Abt.

Die kostenfreie Arbeitshilfe richtet sich besonders an diejenigen, die in Kommunen die strategische Koordination von Smart-City-Projekten verantworten und zielführende Strukturen, Arbeitswege und Austauschformate aufbauen möchten. Das Autorenteam zeigt, was effizientes Management von Smart-City-Projekten ausmacht und worauf es bei der Entwicklung wirkungsvoller Organisationsmodelle ankommt. Es wird dargelegt, warum es wichtig für kommunale Akteure von Smart-City-Vorhaben ist, frühzeitig Netzwerke zu etablieren, das Thema in Fachverwaltungen zu verankern und die Vorteile von Beiräten zu nutzen. 

Die digital und als Printversion erschienene Publikation basiert auf der Analyse bestehender Organisationsmodelle deutscher Kommunen. Sie gibt einen Einblick in verwaltungsinterne Strukturen und verschiedene funktionale Organisationsebenen, die das Miteinander der Organisationseinheiten in Vorhaben ermöglichen.
Das Autorenteam zeigt, dass Kommunen Smart-City-Projekte nur über das Zusammenspiel der verschiedenen Ebenen realisieren können: Die politisch-strategische Ebene – etwa Gemeinderat, Stadtrat, Ausschuss oder Lenkungskreis – ist für Grundsatzentscheidungen und die politische Legitimation verantwortlich. Auf der koordinierenden Ebene geht es meist um die Strukturierung und Leitung, wofür beispielsweise eine Stabsstelle oder ein Amt verantwortlich ist. Auf der Umsetzungsebene – zum Beispiel in Form eines Fachamts, einer Digitalagentur oder einer Projektgruppe – werden entsprechende Maßnahmen geplant und umgesetzt. Die Beiratsebene kommt ergänzend hinzu: Smart-City-, Digitalisierungs- oder Fachbeiräte haben die Aufgabe, den Prozess durch externe Impulse zu bereichern und die Verbindung zum allgemeinen Smart-City-Diskurs sicherzustellen.

Besondere Bedeutung kommt dabei der koordinierenden Ebene der Kommunen zu: „Die Smart-City-Teams und -Büros in den Kommunen – als Stabsstelle, Amt oder Digitalisierungsgesellschaft – übernehmen eine entscheidende Rolle dabei, den Smart-City-Prozess der Stadt, der Gemeinde oder des Landkreises voranzubringen. Unter anderem tragen sie die Verantwortung, die digitale Transformation vor Ort gestaltend zu prägen. Dies gilt es bei der Wahl ihrer Organisationsform, ihren Handlungsmöglichkeiten und der Rolle und Besetzung ihrer Leitungsfunktion zu beachten“, betont Autorin Theresa Hohmann, wissenschaftliche Mitarbeiterin am Deutschen Institut für Urbanistik.

Smart City ist nicht nur ein Privileg von größeren Städten, sondern muss auch bei kleinen Gemeinden greifen. Hierfür ist eine Stärkung des kooperativen Gedankens einer smarten Region erforderlich. Es gilt, eine Vertrauenskultur der interkommunalen Zusammenarbeit aufzubauen, Spielregeln der Zusammenarbeit zu entwickeln und einen Taktgeber zu etablieren. So können regionale Initiativen gestartet werden. Hier gilt es, die in der Handreichung aufgezeigten Organisationsmodelle für die interkommunale Zusammenarbeit zu nutzen, um gemeinsam getragene Lösungen umzusetzen, wie die Beispiele „Verbund 5 für Südwestfalen“ oder der Landkreis Mayen-Koblenz im Rahmen der Modellprojekte Smart Cities illustrieren.

Anhand der Analyse der Organisationsmodelle in Smart-City-Vorhaben konnten in der Studie erfolgsfördernde Prinzipien abgeleitet werden, die in die Arbeitshilfe eingeflossen sind: Zehn Botschaften erleichtern den Weg zu lokal passenden Organisationsmodellen und fassen die Learnings von Vorreiterkommunen in Deutschland zusammen. Sie bieten unabhängig von der Größe der Kommune und dem eigenen Entwicklungsstand wertvolle Impulse für weitere Schritte zu tragfähigen Strukturen für Smart Cities in Deutschland.

(pd/Difu)