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Mit Schreiben vom 11.07.2019 hat das Bundesministerium für Finanzen (BMF) eine Neufassung der GoBD vorgelegt. Schon Ende des Jahres 2018 lag ein Entwurf der Neufassung vor, den das BMF mit dem Schreiben umsetzen wollte. Ziel der Neuerungen ist eine Anpassung an den raschen digitalen Wandel in der Buchführung.
Aufgrund weiteren Abstimmungsbedarfs hat das BMF das Schreiben gegenwärtig (Stand 18.09.2019) wieder von seiner Internetseite entfernt. Die nachfolgend erläuterten Änderungen haben zunächst noch keine Geltung.
Neuerungen im Überblick
Die GoBD gaben vermehrt Anlass zur Kritik aus Wirtschaft und Politik. Sie wurden den Herausforderungen des digitalen Wandels nicht gerecht. Daher sollten steuerpflichtige Unternehmen Erleichterung in der Buchführung erhalten. Die Neuerungen der GoBD sollten Rechtssicherheit in Bezug auf Techniken wie das mobile Scannen schaffen.
Die vorgesehenen GoBD-Neuerungen 2019 umfassen:
• Gleichstellung des mobilen Scannens gegenüber dem stationären Vorgang
• Zulässigkeit der mobilen bildlichen Erfassung auch im Ausland
• Zulässigkeit der Verbringung der Belege ins Ausland mit anschließender Digitalisierung
• Aufbewahrung einer Konvertierung an Stelle der Originalversion (an Voraussetzungen gebunden)
• Einbezug der Cloud-Systeme in den GoBD-Anwendungsbereich
• Änderungshistorie der Verfahrensdokumentation wird Vorschrift
Mobiles Scannen und bildliche Erfassung
Bislang herrschte keine Rechtssicherheit bezüglich mobil gescannter Belege. Mit der Neufassung ist dieses Anwendungsszenario nun laut Randziffer 130 dem stationären Scannen rechtlich gleichgestellt. Konkret geht aus Randziffer 130 hervor, dass die Erfassung von Belegen, Handels- oder Geschäftsbriefen auch auf sämtlichen mobilen Geräten wie Smartphones oder Scanstraßen erfolgen darf. Die Digitalisierung der Papierbelege erfährt damit eine deutliche Erleichterung.
Papierbelege im Ausland
Aus Randziffer 130 lässt sich weiterhin entnehmen, dass das Scannen der Papierbelege durch Mobilgeräte auch im Ausland zulässig ist. Unternehmer können somit auch im Ausland empfangene oder entstandene Rechnungen und sonstige Belege sofort erfassen. Ein Anwendungsszenario sind zum Beispiel Abrechnungen, die bei einer Dienstreise anfallen.
Auch die Verbringung von Papierbelegen ins Ausland mit nachfolgender Digitalisierung ist zulässig. Laut Randziffer 136 der Novelle ist dies nicht länger zu beanstanden. Der Punkt der anschließenden Digitalisierung der Belege war bislang strittig.
Konvertierung von Formaten
Auch die Konvertierungsvorgaben der GoBD sorgten für Kritik in der Praxis vieler Unternehmen. Dies hing in erster Linie mit Randziffer 135 zusammen, die eine festgelegte Anforderung beschreibt. Bei der Umwandlung oder Konvertierung aufbewahrungspflichtiger Belege in ein hauseigenes Format sind stets beide Dateiversionen aufzubewahren. Diese beiden Versionen müssen sich ebenso derselben Aufzeichnung zuordnen lassen. Die konvertierte Version ist weiterhin genau als solche zu kennzeichnen. Die Umwandlung bestimmter Dateien in hochwertige Formate wie beispielsweise PDF stellt dabei ein kostenintensives Verfahren dar. Es handelt sich um eine verlustfreie Umwandlung, über die eine langfristige Erfüllung der durch die GoBD vorgesehenen Anforderungen gewährleistet ist.
Das BMF hat erkannt, dass Daten-Konvertierung in Unternehmen gängige Praxis ist und darauf mit seinem Schreiben reagiert, indem es die Regelungen für die Konvertierung vereinfacht. Das Recht auf den Datenzugriff erfährt infolge der Umwandlung keine Einschränkungen. Das konvertierte Dokument steht für sämtliche Zugriffsarten uneingeschränkt zur Verfügung. Dies gilt für die gesamte Dauer der Aufbewahrungsfrist. Auch dies bedeutet für Unternehmer eine deutliche technische und prozessuale Erleichterung.
Umgang mit Cloud-Systemen
Cloud-Technologie gehört zum Alltag der meisten Unternehmen, doch war sie bisher nicht explizit in den GoBD berücksichtigt. Randziffer 20 der GoBD bezieht diese Art der Datenverarbeitung nun mit ein. Bei Standort der Cloud im Ausland sind eventuelle steuerliche Besonderheiten zu beachten. Dies gilt insbesondere, wenn Unternehmen eine Cloud zur Führung elektronischer Bücher im Ausland nutzen. Im Sinne von § 146 Abs. 2a AO (Abgabenordnung) ist hierfür ein Antrag erforderlich.
Änderungshistorie der Verfahrensdokumentation
Die Neufassung sieht gemäß Randziffer 151 vor, dass eine Verfahrensdokumentation jederzeit nachprüfbar sein muss. Dies betrifft die gesamte Änderungshistorie und gilt über den Zeitraum der Aufbewahrungspflicht. Unternehmen müssen weiterhin gemäß Randziffer 154 nachweisen können, dass das in der Dokumentation beschriebene Verfahren dem de facto eingesetzten Verfahren entspricht. Mögliche Änderungen der Verfahrensdokumentation sind zu versionieren, um sie historisch nachvollziehbar zu machen.
Alle wichtigen Informationen rund um die GoBD und Tipps zur Umsetzung sollten hier zu finden sein.
