Effektive Notfallübungen zur Steigerung der Unternehmensresilienz

Betriebsunterbrechungen ereignen sich unerwartet und können Unternehmen schwer treffen. Um solche Situationen zu bewältigen, ist eine erprobte Krisenführung essenziell.

Unternehmen sollten sich daher intensiv mit Notfällen und Krisenszenarien auseinandersetzen und ihr Notfall- und Krisenmanagement regelmäßig überprüfen. Viele Unternehmen besitzen zwar Notfallpläne, diese werden jedoch oft mangelhaft auf Umsetzung und Optimierung geprüft. Hier setzen Notfallübungen an. Die Durchführung solcher Übungen ist entscheidend, um die Wirksamkeit von Notfallabläufen und -maßnahmen zu überprüfen und zu verbessern.

Herausforderungen und Lösungen

Wie wichtig regelmäßiges Üben ist zeigt ein Praxisbeispiel aus dem Gesundheitswesen: Bei einer Notfallübung für einen Stromausfall in einem Krankenhaus trat tatsächlich ein Stromausfall auf. Im Verlauf der Übung versagte auch noch die Backup-Stromversorgung. Dies gefährdete Patientenleben und erschütterte das Vertrauen in das Krankenhaus. Durch regelmäßiges Üben hätte diese Schwachstelle des Notfallplanes rechtzeitig aufgedeckt werden können.

Die besten Übungen sind an realen Bedrohungs- und Krisenszenarien orientiert und bergen oft allerlei Überraschungsmomente bei der Durchführung. Solch umfangreiche Übungen tragen nicht nur dazu bei, Ängste und Unsicherheiten bei den Teilnehmern abzubauen, sondern decken in der Regel Schwachstellen in der Notfallplanung auf. Auch in der teamübergreifenden Kommunikation, an die in der Übung meist weniger gedacht wird.

Je umfangreicher die Übung ist, desto wichtiger ist die sorgfältige Planung und Vorbereitung.

Wichtige Vorbereitungsschritte für eine erfolgreiche Notfallübung sind:

• Identifikation von Notfallszenarien: Potenzielle Bedrohungen und Notfallsituationen müssen identifiziert, beschrieben und basierend auf Relevanz und Wahrscheinlichkeit für die Übung ausgewählt werden.
• Berücksichtigung von Vorgaben: Je nach Regulierung oder Zertifizierung können bestimmte Übungsarten erforderlich sein.
• Jahresplanung: Jedes Ausfall- und Bedrohungsszenario sollte mit entsprechenden Übungen jedes Jahr geübt werden, um Audit-Anforderungen zu erfüllen.
• Klare Ziele setzen: Die Ziele jeder Übung, wie Testen von IT-Hot-Standby oder Evakuierung, müssen klar definiert werden.
• Übungskonzept erstellen: Ein detailliertes Konzept beschreibt alle Übungsschritte und berücksichtigt Abhängigkeiten und Aufwände.
• Aktionsplan und Drehbuch: Ein Plan mit Details zu Datum, Zeit, Beteiligten, Rollen und Verantwortlichkeiten wird erstellt.
• Sicherheitsvorkehrungen prüfen: Sicherheitsmaßnahmen im Unternehmen werden überprüft und an Standards angepasst.
• Übung durchführen: Die Übung wird gemäß Plan durchgeführt, unter Einbeziehung aller relevanten Aspekte.
• Auswertung und Feedback: Die Übung wird bewertet, Ergebnisse analysiert, Verbesserungspotenzial identifiziert und erforderliche Maßnahmen geplant.

Optimierung durch BCM-Tools

Business Continuity Management (BCM)-Tools wie HiScout erleichtern die Vorbereitung und Durchführung von Notfallübungen. Sie bilden nicht nur den gesamten Prozess des Business Continuity Managements ab – von der Business-Impact-Analyse (BIA) über die Geschäftsfortführungsplanung bis hin zur Notfallvorsorge und Notfallbewältigung.

Diese Tools bieten Dokumentation, Vorgangsmanagement und Rückverfolgbarkeit von Maßnahmen. Erkenntnisse, Handlungsempfehlungen und Maßnahmen aus absolvierten Übungen können ebenso darin festgehalten werden wie deren Umsetzungspflege und -nachweise. Gute Tools spiegeln die erreichten und durch die Übung verifizierten Wiederherstellungszeiten von zum Beispiel IT-Services in den Soll-Ist-Vergleich zurück und können dadurch kontinuierliche Verbesserungen identifizieren und aufzeigen.

Fazit

Notfallübungen sind entscheidend, um Unternehmen widerstandsfähiger zu machen und im Ernstfall effizient handeln zu können. Die Herausforderungen reichen von fehlender Vorbereitung bis zu mangelnder Koordination. Die sorgfältige Planung und Durchführung von Übungen ist entscheidend für die Unternehmensresilienz. Die Einbeziehung eines geeigneten BCM-Tools, erleichtert nicht nur die Übungsplanung sondert unterstützt den kontinuierlichen Verbesserungsprozess und macht diesen auch sichtbar.