Mobile Device Management – Mehr Funktionalität und Sicherheit für Firmenhandys

Viele Unternehmen geben ihren Mitarbeitern Mobilgeräte, Handys und Tablets in die Hand. Sie nutzen sie, um unterwegs zu arbeiten oder für private Anliegen. Wie Sie als Unternehmer dafür sorgen, dass Funktionalität und Datensicherheit dieser Geräte erhalten bleiben, erklären wir hier.

Wir alle nutzen das Smartphone nicht mehr nur zum Telefonieren. Wir fotografieren, filmen, verschicken E-Mails, Chatten, Spielen, Probieren neue Apps aus, andere Apps werden wieder gelöscht… Kurzum ein mobiler Computer, auf den kaum einer mehr verzichten mag. Umso angenehmer, wenn ich als Angestellter ein Handy vom Unternehmen zur Verfügung gestellt bekomme.

Und auch aus Sicht des Unternehmers bringt es Vorteile mit sich, wie beispielsweise Steigerung von Motivation und Zufriedenheit der MitarbeiterInnen. Zudem kann ich MitarbeiterInnen leicht erreichen und statte sie gegebenenfalls mit dem notwendigen Arbeitswerkzeug aus. Das ist sinnvoll, wenn beispielsweise viel Kundenkontakt besteht oder sie im Außendienst unterwegs sind.

Warum soll das Firmenhandy oder ein anderes mobiles Endgerät vom Unternehmen verwaltet werden?

Die Verwaltung von Mobilgeräten (Mobile Device Management, MDM) durch das Unternehmen bringt mehrere Vorteile mit sich. Zeitersparnis, Erhalt der Funktionalität oder Wahrung von Datenschutz. Vorab sei gesagt, dass jedes Unternehmen hier seinen eigenen Weg finden muss. Dieser ist sicher auch abhängig vom Mitarbeiter und den Nutzungszielen des Handys. Um mal zwei (extreme) Möglichkeiten aufzuzeigen:

1. Ich wähle den liberalen Weg, übergebe meinem Angestellten das Handy, gestatte private Nutzung und lege keine Kontrolle an den Tag.

2. Ich gebe Geräte nur für dienstliche Zwecke heraus und verbiete die private Nutzung. Ich kontrolliere, welche Apps installiert werden und habe die Möglichkeit, das Handy zu orten.

Diese Geräte werden womöglich auch von einem zum anderen Mitarbeiter weitergereicht. Insbesondere im zweiten Fall spare ich mir durch eine zentrale Verwaltung viel Aufwand bei der Neueinrichtung von Endgeräten. Denn so gebe ich einmal Grundeinstellungen vor und kann diese jederzeit rasch wiederherstellen. Das kann zum Beispiel in der Logistikbranche sinnvoll sein, wo FahrerInnen jeweils mit mobilen Endgeräten ausgestattet werden.

Wie erhalte ich die Funktionalität des Firmenhandys oder Tablets?

Ich definiere vorab, welche Apps auf dem Handy geladen werden und welche nicht. Dadurch schränke ich die Nutzungsmöglichkeit des Gerätes auf das Wichtige ein und verhindere, dass eventuell der Speicherplatz irgendwann voll ist. Denn je geringer der Speicherplatz wird, desto mehr laufe ich Gefahr, dass Dienstprogramme nicht mehr wie gewünscht ausgeführt werden können. Und das würde am Ende die ursprünglich angedachte Nutzung zu Unternehmenszwecken beschränken oder sogar verhindern.

Wie hilft mir MDM bei der Datensicherheit meines Unternehmens?

Ein Sicherheitsproblem tritt immer dann auf, wenn unbefugt auf Unternehmensdaten zugegriffen werden kann. Um dies zu verhindern kann ich verschiedene Maßnahmen über das Mobile Device Management ergreifen.

• E-Mails: Nur Mobilgeräte, die über das Mobile Device Management angebunden sind, haben Zugang zum Emailserver des Unternehmens. Nur sie können überhaupt auf Emailkontakte zugreifen. So kann sich keiner einfach durch Eingabe von Passwörtern von außen einloggen
   
• Kontakte (bei privater Nutzung des Handys relevant): Ich trenne geschäftliche und private Kontakte voneinander. Das kann ich beispielsweise durch eine komplett eigene App, die alle beruflichen E-Mails und Kontakte beinhaltet. Dienste wie Whatsapp haben darauf keinen Zugriff.
   
• Antivirenschutz: Dieser sollte zumindest bei Android-Geräten genutzt werden, um Beeinträchtigungen durch Schadsoftware zu verhindern.

Wie hilft mir MDM, wenn ich mein Firmenhandy verloren habe?

Ich kann durch das Mobile Device Management vorab definieren, was mit dem entsprechenden Gerät bei Verlust passieren soll. Da gibt es grundsätzlich zwei empfehlenswerte Varianten:

• Die kompromisslose Variante: Sobald sich das Mobilgerät nochmal im Netz anmeldet, wird es gelöscht, d.h. auf Werkseinstellungen zurückgesetz
   
• Die entschärfte Variante: Ich lasse eine Nachricht auf dem Display einblenden. Zum Beispiel „Bitte melde dich unter Rufnummer xyz, wenn du dieses Gerät zurückgeben willst.“. Wenn nach einer bestimmten Zeitspanne, z.B. 2 Wochen, sich keiner gemeldet hat, dann lasse ich es auch wie oben beschrieben löschen.

Durch diese Varianten habe ich auch direkt das Thema Datenschutz mitbedient. Denn ich verhindere, dass auf dem Gerät gespeicherte personenbezogene Daten in falsche Hände geraten. Wenn das Smartphone im Unternehmen eine große Rolle spielt, ob nun geschäftlich und/oder privat genutzt, macht eine Lösung in Form von Mobile Device Management Sinn. Es tut nicht weh und der Aufwand ist überschaubar. Der Nutzen dafür, wie wir gesehen haben, groß.

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