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Die sich ständig weiter entwickelnde E-Mail-Verschlüsselungstechnologie sagt einiges aus über die Schwachstellen des E-Mail-Verkehrs. E-Mail-Serviceanbieter und Hersteller von Verschlüsselungssoftware müssen ständig nachlegen, da sie wissen, dass Unternehmen ihre sensibelsten Daten per E-Mail weitergeben. Wodurch E-Mails zu einem lohnenden und bevorzugten Ziel für Cyberkriminelle geworden sind.
Ein Dokument per E-Mail zu versenden ist gleichbedeutend zu dessen Weitergabe per Postkarte und Briefkasten. Was bedeutet, dass jede Person, die diese Postkarte in die Hände bekommt, deren Inhalt lesen kann. Wenn Sie bei einer E-Mail auf „Senden“ klicken, wandert diese durch Firewalls, Internet-Anbieter, Server, Virenschutzprogramme und sogar Bots zur Datenauswertung. Sie wird mehrere Male und ohne jegliche Verschlüsselung abgelegt, gespeichert, kopiert und weitergeleitet. Was bedeutet, dass diese E-Mail auf einfache Weise in Gefahr gebracht und die darin enthaltenen wichtigen Daten von skrupellosen Dritten gelesen und heruntergeladen werden können.
Beim Cloud-Faxen und selbst beim manuellen Faxen ist das deutlich schwieriger. Jegliche Art von Fax nutzt das öffentliche Telefonnetz, das grundsätzlich sicher ist. Wenn ein Dokument per Fax gesendet wird, wird es an seinem Ausgangspunkt zunächst in base64-Binärcode konvertiert, durch das öffentliche Telefonnetz gesendet und dann am anderen Ende der Leitung wieder zusammengesetzt. Ein Hacker-Angriff auf das öffentliche Telefonnetz setzt einen direkten manuellen Zugriff auf die Telefonleitung voraus, und selbst wenn eine Datei abgefangen wird, handelt es sich lediglich um Störsignale, die unmöglich interpretiert und gelesen werden können.
Beim E-Mail gibt es dagegen gleich mehrere Gründe, warum es sich im Vergleich zum Fax um eine unsichere Datenübertragungs-Methode handelt. Die Gefahren reichen von Phishing-Angriffen bis zum direkten Abfangen von Geschäfts-E-Mails. Wann immer man sensible Daten per E-Mail sendet, besteht ein Risiko, dass diese kompromittiert werden. Nachfolgend drei gute Gründe, warum Sie für einen sicheren Datenaustausch besser Cloud-Fax verwenden sollten:
1. Cloud-Fax stellt bereits seit Jahrzehnten einen sicheren Dokumentenaustausch auf Unternehmensebene bereit
Der Grund, dass die digitale Cloud-Fax-Technologie der E-Mail im Bereich der sicheren Datenübertragung um Jahrzehnte voraus ist, ist leicht nachvollziehbar. Während E-Mails für so ziemlich alles, vom Austausch vertraulicher Daten bis zur Absprache des Mittagessens, genutzt werden, verwenden die meisten Unternehmen das Fax nur für den Austausch wichtiger und oft hoch sensibler Dokumente. Niemand sendet ein Fax, um sich mit Kollegen zum Mittagessen zu verabreden.
Dies hatte zur Folge, dass Cloud-Fax-Anbieter eine Infrastruktur aufbauen mussten, die den Unternehmensnutzern eine möglichst sichere, private und rechtlich einwandfreie Form der Übertragung vertraulicher Daten an Kunden, Partner und sonstige Drittparteien garantierte. Dem gegenüber versuchen E-Mail-Anbieter und Verschlüsselungsunternehmen ständig, mit den sich verändernden Techniken und Ressourcen von Cyberkriminellen Schritt zu halten.
2. Cloud-Fax ist deutlich weniger anfällig für Social-Engineering-Angriffe.
Es gibt einen weiteren Grund, warum die Übertragung der für Ihr Unternehmen sensiblen und der behördlich regulierten Daten eher über Cloud-Fax als über E-Mail abgewickelt werden sollte. Wenn Ihre Mitarbeiter ein Fax von einem Partner oder Kunden erhalten, scheint es recht unwahrscheinlich, dass sie direkt im Dokument aufgefordert werden, irgendwelche Maßnahmen zu ergreifen. In fast allen Fällen enthalten die eingehenden Faxe allgemeine und gebräuchliche Dokumente, die zu den täglichen Arbeitsabläufen der Mitarbeiter gehören. Hierbei kann es sich um kurze Dokumente von Anwälten, unterschriebene Verträge für Finanz- und Immobilienunternehmen oder aktualisierte Krankenakten für das Gesundheitswesen handeln.
Bei einem eingehenden Fax macht es keinen Sinn, den Empfänger zum Anklicken eines Links aufzufordern. Zumal der Empfänger hierzu auch gar nicht bereit wäre. Aus diesem Grund ist der Austausch sensibler Dokumente mit Partnern, Lieferanten und sonstigen Dritten über Cloud-Fax viel sicherer als über E-Mail. Das Risiko, dass Mitarbeiter hierbei auf Phishing-Angriffe hereinfallen besteht praktisch nicht.
3. Cloud-Fax ist kein Ziel für Hackerangriffe
Ganz gleich, wie viel Aufwand Sie betreiben, um jede E-Mail zu verschlüsseln: Die Cyberkriminellen finden immer neue und raffinierte Wege, um in Ihre E-Mail-Umgebung einzubrechen und Nachrichteninhalte zu stehlen, um Sie dann entweder zu erpressen oder die Daten im Darkweb weiterzuverkaufen.
Selbst die besten Verschlüsselungsprogramme bieten nicht immer Schutz für Ihr gesamtes Unternehmen. Und wie bereits erwähnt: Ihre E-Mail-Umgebung wird auch weiterhin das bevorzugte Ziele für Hackerangriffe sein. Ihr Unternehmen wird nie ohne E-Mail auskommen. Deshalb empfehlen wir, die modernste Verschlüsselung zu nutzen, die Sie finden und bezahlen können. Da Mitarbeiter aber regelmäßig vertrauliche Dokumente und Daten versenden und empfangen, die unter die Datenschutzgesetze Ihrer Branche fallen, scheint es am sinnvollsten, diese Art von Mitteilungen aus der E-Mail-Umgebung vollständig zu verbannen und sich dabei stattdessen auf eine bewährte und vertrauenswürdige Cloud-Fax-Lösung zu verlassen.
Autor: Scott Wilson, Bereichsleiter bei eFax
www.efax.com/uk
