Vom Chef verwarnt: So lax gehen Deutsche mit sensiblen Geschäftsdaten um

Auslöser für geschäftliche Aktivitäten

Der Austausch von Daten über Messaging-Apps hat Auswirkungen auf verschiedene geschäftliche Aktivitäten. So haben in Deutschland bereits über 17 Prozent das Arbeitszeugnis eines potenziellen neuen Mitarbeiters entgegengenommen, mehr als 15 Prozent haben die Bestätigung eines Jobangebots eines Bewerbers verarbeitet. Fast 17 Prozent nutzten Messaging-Apps, um eine Gehaltserhöhung oder eine Bonuszahlung freizugeben, knapp mehr als 17 Prozent haben den Ergebnissen der eigenen Beurteilung im Jahresgespräch zugestimmt. 

Doch es gibt auch regionale Unterschiede, wie folgende Beispiele zeigen:

• Länderübergreifend sind 34 Prozent der Mitarbeiter dazu bereit, eine Verkaufsaktion zu bearbeiten, die sie über eine Messaging-App erhalten haben. In China würden 49 Prozent der Mitarbeiter die Verkaufsabwicklung über diese Kanäle in die Wege leiten, in den USA sind es nur 29 Prozent. Deutschland liegt mit mehr als 22 Prozentpunkten in der Mitte.
   
• Während 58 Prozent der Angestellten in den USA ihre eigenen Informationen als Kopien speichern, die über Messaging-Apps ausgetauscht wurden, gilt dies für 74 Prozent der in China befragten Angestellten. In Großbritannien sind es lediglich 44 Prozent, in Deutschland knapp 53 Prozent.
   
• Die Bereitschaft, Unternehmensanwendungen für private Zwecke zu nutzen, variiert ebenfalls. 47 Prozent der US-Angestellten haben Unternehmensanwendungen für persönliche Gespräche genutzt. In China und Südkorea sind es mit 57 Prozent ganze zehn Punkte mehr. In Großbritannien nutzen nur 32 Prozent Messaging-Dienste privat. Auch hier liegt Deutschland mit knapp 42 Prozent im Mittelfeld.
   
• Einige Arbeitgeber sind bei der Durchsetzung ihrer Richtlinien strikter als andere. Im Durchschnitt wurden 30 Prozent der Befragten von ihrem Arbeitgeber für ihre Nutzung von Messaging-Apps gemaßregelt. In den USA liegt die Quote bei 39 Prozent, in Deutschland bei 35 Prozent und in Brasilien bei 21 Prozent.

Compliance-Konformität beim Datenaustausch sicherstellen

Um den Gebrauch der Kommunikationswerkzeuge intern zu kontrollieren und die Apps optimal zu nutzen, sollten Unternehmen die Tools vollständig in die Strategien für das Datenmanagement und den Datenschutz einbeziehen. So können IT-Verantwortliche und Firmenchefs die Kontrolle über die Daten zurückerlangen und einen Compliance-konformen Umgang mit den Informationen sicherstellen. 

Veritas empfiehlt dazu folgende Schritte:

• Wildwuchs an Messaging-Apps begrenzen: Unternehmen sind gut beraten, die Zahl an eingesetzten Lösungen zu reduzieren und nur die Anwendungen zu nutzen, die den eigenen Anforderungen entsprechen.
   
• Richtlinie für die gemeinsame Nutzung von Informationen: Die Definition klarer Regeln für den Umgang mit den Tools hilft, die Nutzung sensibler Informationen zu kontrollieren.
   
• Mitarbeiter-Schulungen: Es ist unerlässlich, den Mitarbeitern die erlassenen Richtlinien genau zu erklären und den korrekten Umgang mit den Tools aufzuzeigen. So werden versehentliche Richtlinienverstöße reduziert.
   
• Einsatz von eDiscovery- und SaaS-Datensicherungslösungen: Die Integration von Datensätzen aus Collaboration- und Messaging-Tools in eDiscovery- und SaaS-Datensicherungslösungen unterstützen Unternehmen ungemein bei der Compliance-Konformität. So können User die jeweiligen Tools optimal nutzen, ohne Datenschutzverletzungen zu befürchten. 

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