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Würden Sie ihre Passwörter über Zoom teilen? Eine aktuelle Studie von Veritas offenbart überraschende Erkenntnisse über den Umgang von Mitarbeitern mit Business Collaboration-Tools: Mehr als 75 Prozent der Arbeitnehmer gaben an, dass sie bereits sensible Daten über Messaging-Tools weitergegeben haben – knapp 35 Prozent der Mitarbeiter wurden dafür von ihren Chefs schon verwarnt.
Veritas Technologies warnt Angestellte vor einem laxen Umgang mit sensiblen Daten bei der Nutzung von Messaging-Apps. Dies ist die Erkenntnis aus dem „Veritas Hidden Threat of Business Collaboration Report“. Im Rahmen dieser Umfrage wurden 12.500 Büroangestellte in zehn Ländern zum Datenaustausch auf Zoom und Co. befragt – darunter auch 2.000 Teilnehmer aus Deutschland. Daraus geht hervor, dass viele Mitarbeiter Messaging- und Collaboration-Tools ganz selbstverständlich für den Austausch von sensiblen und geschäftlichen Daten nutzen. Über 75 Prozent der Arbeitnehmer gaben in der Umfrage an, dass sie geschäftskritische beziehungsweise sensible Daten über Messaging-Tools weitergegeben haben – knapp 35 Prozent der Unternehmensmitarbeiter sind für die unsachgemäße Nutzung über beispielsweise Zoom und Microsoft Teams von ihren Chefs kritisiert worden.
Großes Spektrum an Daten beim Austausch über Messaging-Dienste
Die Umfrage gibt Einblicke, welche Informationen Mitarbeiter über Kommunikationsdienste austauschen. In Deutschland sind etwa Kundenkontaktdaten bereits von über 13 Prozent der Mitarbeiter verschickt worden. Dicht gefolgt von Daten zu Geschäftsplänen – über zwölf Prozent. Details zu Personalangelegenheiten wechselten bei knapp neun Prozent den Nutzer, bei Finanzdaten sind es mehr als sechs Prozent, und bei Informationen, die im Zusammenhang mit geistigem Eigentum stehen, beläuft sich der Prozentsatz auf sieben. Bei Passwörtern handelt es sich um fast sieben Prozent. Bedenklich stimmt die Erkenntnis, dass knapp die Hälfte der Befragten entweder nicht davon ausgeht, dass die Chatverläufe gespeichert werden, oder nicht wissen, ob die Informationen archiviert werden.
Verschleiern von Chatverläufen
Um Chatverläufe nachweisen zu können, geben knapp 53 Prozent der Befragten an, selbst Kopien der verschickten Informationen zu speichern. Mehr als 60 Prozent der Arbeitnehmer löschen ihre Online-Unterhaltungen. So wollen sie verhindern, dass ihre Arbeitgeber den Austausch vertraulicher Daten über Messaging-Apps und Collaboration-Tools nachweisen.
„Mitarbeiter sollten das Vertrauensverhältnis zu ihren Vorgesetzten nicht aufs Spiel setzen, indem sie Daten über Messaging-Dienste weitergeben, die dafür nicht vorgesehen sind, und die Verläufe sogar vertuschen wollen. Vielmehr sollten Angestellte transparent kommunizieren, wie sie mit den ihnen anvertrauten Daten umgehen“, sagt Eric Waltert, Regional VP DACH bei Veritas.
„Es gilt, zwei wesentliche Aspekte beim Informationsaustausch mit Messaging-Diensten zu beachten. Zum einen gibt es Informationen, die ganz grundsätzlich nicht geteilt werden dürfen. Zum anderen müssen Daten, die geteilt werden dürfen, auch auf die richtige Art und Weise weitergegeben werden. Das Verschicken von Geschäftsinformationen ohne eine dauerhafte Speicherung der Informationen kann rechtliche Sanktionen und Compliance-Probleme für Unternehmen nach sich ziehen. Das Gleiche gilt für persönliche Informationen, wenn sie später aus steuerlichen oder medizinischen Gründen benötigt werden – oder, schlimmer noch, wenn sich herausstellt, dass man einem Betrüger aufgesessen ist.“
Messaging-Apps bei der Vertrauenswürdigkeit auf dem Vormarsch
Messaging-Tools genießen bei den Mitarbeitern ein immer höheres Ansehen, was die Vertrauenswürdigkeit beim Informationsaustausch betrifft. Spitzenreiter ist bei den elektronischen Medien immer noch die E-Mail. Sie wird von 80 Prozent der Befragten in Deutschland als zuverlässige oder sehr zuverlässige Quelle angesehen. Das Telefongespräch rangiert auf Rang zwei mit mehr als 72 Prozent, dicht gefolgt von Dokumenten mit einer elektronischen Signatur mit über 71 Prozent. Messaging-Dienste wie Zoom, Slack und WeChat können über 64 Prozent auf sich verbuchen. WhatsApp halten mehr als 54 Prozent für zuverlässig oder sehr zuverlässig bei Geschäftsvereinbarungen. Schlusslicht bildet Social Media mit knapp 40 Prozentpunkten.
