Mitarbeiter ignorieren Richtlinien zum Umgang mit Daten

In sechs von zehn Unternehmen ignorieren Mitarbeitende aus Bequemlichkeit oder Zeitersparnis die Richtlinien für den Umgang mit Daten. Diese Nachlässigkeit kann Produktionsprozesse und Projekte gefährden, zumal nur knapp ein Viertel der Belegschaft über ein sehr hohes Risikobewusstsein im Umgang mit Daten verfügt. Zu diesem Ergebnis kommt eine Studie des Technologieunternehmens XPLM. Befragt wurden 126 Entscheider aus der Industrie.

Viele Unternehmen drängen auf einen sicheren und regelkonformen Umgang mit Daten. Leider wird der barrierefreie Informationsfluss durch unterschiedliche IT-Systeme oder Medienbrüche jedoch so erschwert, dass Mitarbeitende eigene „Abkürzungen“ wählen, die nicht den Sicherheitsstandards entsprechen. Charly Wachtel, Geschäftsführer des Technologieunternehmens XPLM und verantwortlich für das Datenvernetzungstool XSPHERE warnt vor einem zu nachlässigen Umgang mit Daten. Zwar hätten die meisten Manager die potenziellen Risiken erkannt, aber: „Sie bekommen das Problem nicht in den Griff, weil die bestehende IT-Infrastruktur den Mitarbeitenden Steine in den Weg legt. Die Folge: In 61 Prozent der Unternehmen ignorieren oder umgehen die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter bestehende Richtlinien für den Umgang mit Daten“, so Charly Wachtel.

Im Arbeitsalltag ist der Datenzugriff oft mit Mehraufwand verbunden, weshalb viele Informationen nicht weitergegeben oder abgefragt werden. Dies führt zu verpassten Chancen und ungenutzten Potenzialen. So geben sieben von zehn Unternehmen an, dass ihre Mitarbeitenden oft nicht daran denken, alle im Unternehmen vorhandenen Daten zu nutzen. Ein Grund dafür ist der umständliche Umgang mit Daten. So werden in drei von vier Unternehmen viele Daten immer noch per E-Mail ausgetauscht, anstatt sie in den eigentlichen Anwendungsprogrammen zur Verfügung zu stellen.

„Die Ergebnisse der Studie zeigen, dass die Unternehmen aufgrund des fehlenden Datenzugriffs noch weit hinter ihren Möglichkeiten zurückbleiben. Dabei sind es nicht immer technische Barrieren, die den Informationsfluss stören. Manchmal liegt es auch am Silodenken verschiedener Abteilungen oder an fehlendem Know-how. Vielen Mitarbeitenden ist gar nicht bewusst, auf welche für ihre Arbeit wichtigen Informationen sie eigentlich zugreifen könnten“, sagt XPLM-Manager Wachtel. Dies führt nicht nur dazu, dass Mitarbeitende häufig keinen Zugriff auf aktuelle Daten haben, sondern dass durch den Abruf und die Verarbeitung von veralteten Daten auch gravierende Fehler und vermeidbare Kosten entstehen können.  

So kommt es zum Beispiel kommt oft vor, dass Mitarbeiter in der Produktentwicklung die Detailanforderungen an ihre Konstruktion in Papierform erhalten. Das ist problematisch, weil immer wieder Anpassungen erforderlich sind. Die Folge: Ineffizienzen und Verzögerungen in der Konstruktion.  

Nachlässiger Umgang mit Daten erhöht Sicherheitsrisiko

Der sorgfältige Umgang mit Daten ist auch unter Sicherheitsaspekten wichtig. Immerhin ein Viertel der Studienteilnehmer räumt ein, dass das Risikobewusstsein im Umgang mit Daten innerhalb der Belegschaft eher gering ist und nur 28 Prozent gehen von einem sehr hohen Risikobewusstsein aus. Der regelkonforme Umgang mit den installierten Systemen kann jedoch nicht immer durch unternehmensinterne Schulungen sichergestellt werden. 

Branchenexperte Wachtel rät daher zu einer Lösung, die der Belegschaft einen intuitiven und sicheren Datenzugriff ermöglicht und gleichzeitig verschiedene Geschäftsprozesse verzahnt: „Wichtig ist eine Lösung, bei der die Mitarbeitenden alle benötigten Daten und Informationen aus ihrer gewohnten Applikation heraus verlinken und öffnen können. Die praktikable Lösung liegt nicht in langwierigen organisatorischen Umstellungen, sondern in einer schlanken Lösung, die eine Vielzahl von Systemen nahtlos miteinander verbindet.“

Über die Studie

Für die Ende 2022 durchgeführte „Industrie-Studie 2023, Erfolgsfaktor Daten“ wurden 126 Führungskräfte aus der Industrie befragt. Die Umfrageteilnehmer arbeiten in Unternehmen mit einem Mindestumsatz von 40 Millionen Euro in den Branchen Maschinenbau, Automotive, Elektroindustrie, Chemie, Pharma, Lebensmittel, Medizintechnik und Energie. 

www.xplm.com