Mit Fernsignatur effizienter, flexibler und ökologischer arbeiten

Elektronische Unterschriften mit hoher Rechtsgültigkeit lassen sich jetzt auch von unterwegs per Handy oder Tablet auslösen. Mit solch einer mobilen Signaturlösung von D-TRUST und d.velop hat die Wirtschaftsprüfung, Steuer- und Rechtsberatung PKF WMS ihre Prüfprozesse komplett digitalisiert. 

Elektronische Signaturen ersetzen papierbasierte Arbeitsabläufe durch durchgängig digitale Workflows. Dabei erweitert das Signieren der Dokumente aus der Ferne die Anwendungsmöglichkeiten, etwa bei Geschäftsabschlüssen.

Diese umfangreich und sorgfältig zu prüfen, ist das Kerngeschäft der PKF WMS Gruppe. Die Wirtschaftsprüfungskanzlei unterstützt Unternehmen und Freiberufler bei Jahres- und Konzernabschlüssen oder Unternehmensbewertungen. 

Jede Prüfung ist erst mit einem unterschriebenen Bericht beendet. Dies geschah bisher per Hand, was den Prüfablauf erheblich verzögerte. Oft lag der Prüfbericht auf Papier noch nicht unterzeichnet im Büro, während die Experten der PKF WMS bereits beim nächsten Mandanten im Einsatz waren. “Mitarbeiter mussten manchmal einen Umweg über das Büro machen, nur um eine Unterschrift zu leisten; dabei haben wir Tage verloren”, sagt Michael Strack, Abteilungsleiter bei der PKF WMS Gruppe.

Vor diesem Hintergrund entschied sich die Kanzlei, den Prüfungsprozess durch den Einsatz einer elektronischen Signatur zu digitalisieren. Drei zentrale Anforderungen waren dabei wichtig:

• Eine hohe Rechtssicherheit. Eingescannte Unterschriften oder das Signieren von PDFs auf einem Touchscreen kamen nicht in Frage, weil diese nicht als Beweismittel vor Gericht gelten. Daher konnte die Lösung nur eine sogenannte qualifizierte elektronische Signatur (QES) sein. Die Signatur mit dem höchsten Sicherheitsniveau stellt die Integrität des Dokuments und die Authentizität des Unterzeichners sicher. Das bedeutet: Das Dokument ist vor Manipulationen geschützt, und die Identität des Signierenden lässt sich eindeutig nachweisen. Eine QES besitzt die gleiche Rechtswirksamkeit wie eine per Hand geleistete Unterschrift.
• Mobil einsetzbar. Mitarbeiter sollen auch unterwegs Prüfungsberichte und andere Dokumente rechtssicher unterzeichnen können.
• Einfache Handhabung. Der Einsatz der elektronischen Signatur erfolgt ohne langwierige Einarbeitungszeit für die Mitarbeiter und ohne Installation zusätzlicher Hard- oder Software. 

Signatur-Lösung mit hoher Rechtsicherheit

PKF WMS entschied sich für die Cloud-Lösung d.velop sign mit dem eingebetteten Fernsignaturdienst sign-me von D-TRUST, einem Unternehmen der Bundesdruckerei-Gruppe. Damit ist das elektronische Unterschreiben über Standard-Browser und mobile Endgeräte möglich. Dies beinhaltet auch die digitale Unterschrift mit dem höchsten Sicherheitsniveau, die qualifizierte elektronische Signatur (QES). 

Die eingesetzten Verfahren und Komponenten entsprechen den rechtlichen Vorgaben der europäischen Verordnung für elektronische Identifizierung und Vertrauensdienste (eIDAS) und dem nationalen Vertrauensdienstegesetz. D-TRUST als qualifizierter Vertrauensdiensteanbieter wird dabei regelmäßig durch die nationalen Aufsichtsbehörden wie den TÜV-IT und die Bundesnetzagentur einer Konformitätsprüfung unterzogen. 

Hochsichere Server erlauben mobiles Signieren

Der gesamte Signatur-Prozess findet direkt über die Benutzeroberfläche von d.velop sign statt. In einem ersten Schritt werden die Unterzeichner eindeutig identifiziert. Dies geschieht über den integrierten Fernsignaturdienst sign-me. Um die Identität festzustellen, können mehrere Verfahren genutzt werden, wie zum Beispiel Video-Ident, die Online-Ausweisfunktion des deutschen Personalausweises oder Giro-Ident auf Grundlage eines existierenden deutschen Online-Kontos.

Für die eigentliche elektronische Unterschrift sind weder lokale Hardware wie ein Signaturserver oder eine Signaturkarte mit Lesegerät notwendig. Die zentrale kryptografische Signatur-Komponente befindet sich auf den hochsicheren Servern von D-TRUST. So können die Wirtschaftsprüfer ihre elektronische Unterschrift von unterwegs mit Hilfe ihres Smartphones oder Tablets auslösen. Sie loggen sich zunächst bei sign-me mit Benutzername und Passwort ein und authentifizieren sich danach mit einem zweiten Faktor, einer per SMS auf das Smartphone zugeschickten TAN. Das signierte Dokument kann dann heruntergeladen oder dem Mandanten zugeschickt werden.

Elektronische Unterschrift in wenigen Minuten

„Wir wollten weg vom Papier und effizienter, flexibler und ökologischer arbeiten. Genau das ist uns mit der Signaturlösung von D-TRUST und d.velop gelungen”, erläutert Michael Strack.

Der gesamte Prüf-Prozess hat sich deutlich beschleunigt: Statt mehrere Tage auf die Unterschrift des Prüfers zu warten, erfolgt diese jetzt in wenigen Minuten, selbst wenn der Unterzeichner vorher identifiziert werden muss.

Mitarbeiter können zudem von jedem Ort aus Prüfberichte und Testate rechtssicher elektronisch unterschreiben. Das steigert die Arbeitsproduktivität.

Und schließlich spart sich PKF WMS Kosten für Druck, Papier und Porto, während sich gleichzeitig die Umweltbilanz verbessert.

Signaturlösung wird immer weiter ausgerollt

Anfänglich setzten nur wenige Mitarbeiter d.velop sign ein. Doch das änderte sich schnell. Nach der Prüfungsabteilung folgte bald die Abteilung des externen Rechnungswesens. „Weil wir gute Erfahrungen gemacht haben”, betont Strack, „und weil wir mehr Prüfungsberichte oder Erstellungsberichte digital an Mandanten ausliefern wollen.”

Inzwischen stellt PKF WMS bis zu 100 Berichte pro Monat digital zu. Und die Reaktion der Mandanten? „Die finden das positiv”, sagt er, „denn so können sie die Unterlagen auch digital weiterreichen, zum Beispiel an Banken. Und sie sparen sich dabei Kosten für Papier und die Archivierung.”

D-Trust GmbH, ein Unternehmen der Bundesdruckerei-Gruppe, https://www.d-trust.net/de/

d.velop AG, entwickelt und vermarktet Software zur durchgängigen Digitalisierung von Geschäftsprozessen, https://www.d-velop.de/