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Die vollständige Umsetzung der EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) macht vor allem Klein- und Mittelständischen Betrieben zu schaffen. Darauf machen die Spezialisten für digitales Dokumentenmanagement des Softwarebüros Krekeler aufmerksam.
Geschäftsführer Harald Krekeler: „Mit der DSGVO ist ein Bollwerk an Regeln und Richtlinien entstanden. Auch vier Jahre nach Inkrafttreten des Gesetzes haben viele Mittelständler Schwierigkeiten bei der Umsetzung, zumal sich bei vielen Betrieben durch die Corona-Krise die Prioritäten verschoben haben. Insbesondere der hohe Aufwand, der für den geforderten rechtskonformen Umgang mit personenbezogenen Daten betrieben werden muss, bereitet Probleme, denn das Budget ist häufig knapp und das notwendige Personal fehlt.“
Dabei ist DSGVO-konformes Arbeiten ein Prozess, der so einfach wie möglich gestaltet werden sollte: In der Kundenbetreuung und Auftragsabwicklung, in der Personalverwaltung, in der Lohnbuchhaltung, sogar über die Firmenhomepage entstehen permanent persönliche Daten, die verarbeitet und gespeichert werden. „Wer nicht schon längst mit einem digitalen Dokumentenmanagementsystem (DMS) arbeitet, dem rate ich zur Nutzung eines solchen – jedoch mit Datenschutz-Funktionalitäten. Denn mithilfe eines DMS werden viele Pflichten, die die DSGVO fordert, erfüllt: das Auskunftsrecht, das Recht auf Berichtigung sowie das Recht auf Löschung von Daten werden erfüllt. Zudem kommen Anwendende automatisch ihren Dokumentationspflichten nach und halten gleichzeitig auch die Revisionssicherheit ein“, verdeutlicht Harald Krekeler.
So stehen in einem DMS mit DSGVO-Funktionen auf Knopfdruck alle Informationen über personenbezogene Daten einer Person zur Verfügung, einschließlich Verarbeitungszweck der Daten, die Informationsherkunft sowie die Dauer der Speicherung. Obendrein unterstützt ein DMS bei der Aktualisierung personenbezogener Daten. Unter Berücksichtigung der Revisionssicherheit bleiben die Dokumente dennoch unverändert in ihrem Originalzustand erhalten.
Vor allem aber im Spannungsfeld zwischen dem Recht auf Datenlöschung und den Aufbewahrungsvorschriften der Finanzbehörden spielt ein digitales Dokumentenmanagement wie der von Krekeler entwickelte Office Manager DMS seinen Trumpf aus: Das DMS unterstützt Anwendende bei der Erfüllung der rechtlichen Vorschriften, die sich sowohl aus der DSGVO als auch aus den Aufbewahrungsvorschriften von Unterlagen für das Finanzamt ergeben.
„Viele Unterlagen, wie Rechnungen oder Verträge beinhalten personenbezogene Daten. Nach DSGVO dürften Betroffene die Löschung verlangen. Jedoch fordern die Finanzbehörden die Aufbewahrung solcher Dokumente für eine Zeit von mindestens zehn Jahren. Ein DMS ist hier in der Lage, Aufbewahrungsfristen zu definieren und das Löschen von Dokumenten erst nach Ablauf dieser Frist zu ermöglichen“, erklärt Krekeler. Hierfür beinhaltet Office Manager beispielsweise ein integriertes Löschkonzept, nach dem Daten nach Ablauf der Aufbewahrungspflicht gelöscht werden können. Das Löschdatum wird von einem Internet-Zeitserver bestätigt, um Manipulationen zu verhindern.
Da ein modernes DMS, darunter auch Office Manager, sämtliche datenschutzerforderlichen Bearbeitungsschritte protokolliert, kommen Anwendende ihren Dokumentationspflichten nach und könnten dies gegebenenfalls auch der Aufsichtsbehörde vorweisen.
„Trotz der Herausforderungen, vor der viele Unternehmen stehen, birgt die DSGVO gleichzeitig die Chance, durch gezielten Umgang mit personenbezogenen Daten Auftraggeber enger an sich zu binden. Denn Sicherheit und Vertrauenswürdigkeit sind entscheidende Parameter dafür, ob ein Kunde einem Unternehmen seine Daten anvertraut oder eben nicht“, gibt Harald Krekeler zu bedenken.
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