Datenschutz im Homeoffice

Laut einer aktuellen Personenbefragung der Hans-Böckler-Stiftung arbeitet derzeit rund ein Viertel der Erwerbstätigen in Deutschland vorwiegend oder ausschließlich im Homeoffice.

Von lediglich 14 Prozent im November auf 17 Prozent im Dezember und dann auf 24 Prozent im Januar stieg der Anteil in den vergangenen Monaten kontinuierlich an und liegt aktuell wieder in etwa auf dem Niveau des ersten Shutdowns im April 2020. Für das Arbeiten in den eigenen vier Wänden muss aber nicht nur eine funktionierende IT-Struktur vorhanden sein, auch die Anforderungen an den Datenschutz bleiben bestehen.

Umgang mit sensiblen Daten

auch zu Hause beachten Schicken Arbeitgeber ihre Mitarbeiter ins Homeoffice, müssen diese angemessene technische und organisatorische Maßnahmen treffen, um Daten von Kunden, Partnern und Mitarbeitern zu schützen. Viele Unternehmen bieten ihren Angestellten schon länger die Möglichkeit, von zu Hause aus zu arbeiten, und sind dementsprechend gut vorbereitet. Doch auch kleinere Unternehmen, für die Homeoffice Neuland darstellt, müssen in der aktuellen Ausnahmesituation ihre Mitarbeiter dazu anhalten, gewisse Maßnahmen zu befolgen. Dazu zählt, dass personenbezogene Daten zu Hause gleichermaßen vor Verlust, unberechtigter Verarbeitung oder Beschädigung zu schützen sind und Arbeitnehmer nur von Arbeitgebern bereitgestellte Hard- und Software nutzen.

Daten und Dokumente dürfen außerdem nicht auf privaten Speichermedien gesichert werden, sondern ausschließlich auf Servern oder Hardware des Arbeitgebers. Sichere Datentransfers oder das datenschutzkonforme Zugreifen auf die IT-Infrastruktur des Unternehmens lassen sich beispielsweise über VPN-Verbindungen ermöglichen.

Kein WhatsApp für Unternehmenskommunikation

Arbeitnehmer müssen im Homeoffice außerdem sicherstellen, dass nur sie – und keine Familienangehörige, Freunde oder Dritte – Zugang zu Laptop, PC und Mobiltelefonen und somit zu vertraulichen Daten haben. So gilt zunächst, dass das Arbeitszimmer abschließbar sein muss und Unterlagen in einem verschließbaren Schrank aufbewahrt werden müssen. Für die Arbeit genutzte Laptops, PCs sowie externe Datenträger wie zum Beispiel USB-Sticks gilt es zu verschlüsseln oder einzuschließen. Bei der Nutzung des Diensthandys sollten Mitarbeiter Messengerdienste wie WhatsApp, die laut DSGVO als nicht datenschutzkonform gelten, meiden. Vielmehr gilt es auf alternative Apps oder SMS zu setzen.

Datenschutzexperten gefragt

Was für viele Unternehmen bereits im Alltag eine Herausforderung darstellt, bedeutet in der aktuellen Situation eine noch größere Hürde. Trotzdem gilt es Mitarbeiter auch weiterhin für den Datenschutz zu sensibilisieren. In jedem Fall müssen Unternehmer aber Regelungen treffen, wie Mitarbeiter im Homeoffice zu arbeiten haben. Diese gilt es, idealerweise in einer Richtlinie, zu dokumentieren. Doch vor allem für kleinere und mittlere Unternehmen stellt der Datenschutz häufig noch immer eine Herausforderung dar, sodass auch sie selbst, zum Beispiel für die Einweisung der eigenen Mitarbeiter, Unterstützung benötigen.

Externe Datenschutzbeauftragte helfen bei allen Angelegenheiten sowie Fragen und übernehmen auch das Haftungsrisiko, das ansonsten beim Unternehmen liegt. Gerade in Zeiten der zunehmenden Nutzung von SocialMedia-Netzwerken und anderen digitalen Medien – die für das Kontakthalten mit Kunden und Partnern, für den Vertrieb und auch für das Verkaufen im Lockdown eine große Bedeutung einnehmen – stehen Datenschutzerklärungen, das Verarbeiten von personenbezogenen Daten oder DSGVO-konforme Websites verstärkt im Fokus. Bei Verstößen drohen schließlich hohe Bußgelder. Datenschutz ist also ein Bereich, der die meisten Unternehmer täglich begleitet, und stellt damit auch für immer mehr Menschen eine interessante berufliche Option dar.