Dokumenten- und Geschäftsprozess-Management

Fortschritte beim Einsatz von Technologien rund um Künstliche Intelligenz, Machine Learning oder Blockchain haben sich in vielen Unternehmen bereits nachweislich auf die Digitalisierung von Prozessen ausgewirkt. Davon ebenfalls betroffen ist entsprechend der in diesen Workflows enthaltene Content und damit auch die jeweils dahinterliegende Content Service Plattform in der die Dokumente und Prozesse verwaltet werden.

Manfred Terzer, Gründer und CEO von Kendox gibt einen Ausblick auf vier wichtige Trends, die im Bereich Enterprise Content Management und Dokumentenmanagement-Lösungen (ECM/DMS) für dieses Jahr zu erwarten sind.

Microservices ermöglichen flexible Skalierbarkeit

Grosses Potential für das Design von hochskalierbaren und sehr robusten ECM-Anwendungen, besitzen Microservices. Zu ihren wesentlichen Vorteilen gehören Agilität, Stabilität, Skalierbarkeit sowie hohe Verfügbarkeit – insbesondere auch von zentralen Unternehmensanwendungen wie zum Beispiel Document Management (DMS)-Systemen und Enterprise Content Management (ECM)-Lösungen.

Hersteller etablierter On-premise-Softwarelösungen stehen allerdings vor der Herausforderung, die Architektur ihrer bestehenden Lösungen umzubauen. Gefragt ist eine Softwarearchitektur, die den Anforderungen moderner Cloud-Anwendungen gerecht wird und gleichzeitig einen einfachen und unkomplizierten Umstieg von der alten in die neue Welt ermöglicht.

Anwenderunternehmen möchten möglichst umfangreich von den Vorteilen der neuen Welt profitieren. Dazu gehören u.a. eine hohe Flexibilität, um beispielsweise mit saisonal hohen Workloads umgehen zu können, aber auch finanzielle Aspekte wie attraktive, auf tatsächlichem Nutzen basierende Preismodelle.

Mindestens genauso wichtig ist es aber auch, dass Aufwand und Kosten der Maßnahmen im Rahmen bleiben und keine unüberschaubaren Migrationsprojekte nach sich ziehen. Von einer modernen Softwarearchitektur profitieren auch System-Integratoren: vor allem hinsichtlich Implementierung, Integration und Betrieb haben die Dienstleister nun deutlich flexiblere Optionen an der Hand, um beispielsweise eigene, individuelle Partnerlösungen in der Cloud umzusetzen.

Mobiles Arbeiten erfordert Anpassung an unterschiedliche Endgeräte

Ortsunabhängiges Arbeiten gewinnt weiter an Bedeutung, zudem arbeiten Anwender dank dem Vormarsch von “bring your own device”-Initiativen und anderen Mobilitätstrends in den Unternehmen mit den unterschiedlichsten Endgeräten. Daraus ergibt sich die Notwendigkeit, dass Content Service Plattformen komplett plattformunabhängig zur Verfügung stehen und mehr oder weniger auf jedem Endgerät lauffähig sind.

Moderne ECM/DMS-Lösungen werden diese Anforderungen erfüllen müssen. Die Client-Anwendungen sind modular aufgebaut, in der Regel vollständig mit HTML5 und JavaScript implementiert und passen sich im Sinne von Responsive Design dem jeweiligen Endgerät flexibel an.

Integration durch flexible Schnittstellen

Die Anforderungen an die Integrationsfähigkeit von Content Service Plattformen mit den verschiedensten Unternehmensanwendungen – egal ob on-premise, in-cloud oder hybrid – werden weiter ansteigen. Den Anwendern ist es egal, wo welche Informationen physisch liegen. Die heutige Erwartungshaltung ist, dass alles mit nur einem Klick erreichbar ist.

Die Integration einer entsprechenden Lösung erfordert erprobte, stabile und vor allem offene Schnittstellen, die für jeden zugänglich sind. Moderne Content Service Plattformen sollten daher über eine umfassende Sammlung an API-Calls und Schnittstellen verfügen, mit denen die ECM/DMS-Lösung von aussen angesprochen werden kann.

Anbieter, deren Client-Anwendungen zu 100 Prozent auf solchen offenen Schnittstellen basiert, werden hier deutlich im Vorteil sein. Kunden und Partner profitieren dabei von standardisierten Schnittstellen für eine einfache Integration der ECM/DSM-Umgebung in beliebige andere Umgebungen sowie von einem hohen Investitionsschutz.

Unterstützung für Compliance und Datenschutz

Das Thema Compliance und die Einhaltung der Europäischen Datenschutzgrundverordnung (EU-DSGVO) werden bei der Erfassung und Archivierung von Dokumenten und Inhalten weiterhin sehr prominent bleiben. Im ECM/DMS-Umfeld sind daher Lösungen notwendig, die Unternehmen dabei unterstützen, die Compliance-Vorgaben einzuhalten. Das ist eigentlich eine Grundanforderung an alle Content Services Plattformen und ECM-Systeme, insbesondere an diejenigen, die im Kontext der Dokumentenarchivierung eingesetzt werden.

Moderne Content Services Plattformen sollten Unternehmen dabei entsprechend unterstützen, den vielfältigen Verpflichtungen aus der DSGVO – vor allem in Bezug auf die Wahrung der Betroffenenrechte wie z.B. das Auskunftsrechte, das Recht auf Berichtigung oder auch das Recht auf Vergessenwerden gerecht zu werden.

Wichtig dabei ist jedoch auch zu wissen, dass eine Software allein das nicht gewährleisten kann. Es ist immer eine entsprechende Konfiguration sowie eine Verfahrensdokumentation notwendig, um die individuellen Prozesse innerhalb eines Unternehmens DSGVO-konform abbilden zu können.  

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