Beteiligungsmanagement: transparente Prozesse, richtige Informationen

Unternehmensbeteiligungen angesichts verschiedener Rechtssysteme, der Herausforderung einheitlicher Abläufe und womöglich divergierender operativer Entwicklungen effizient zu verwalten und zu steuern gehört zu den beständigen Herausforderungen moderner Unternehmensführung. Im Beteiligungsmanagement werden alle strategischen, operativen und verwaltenden Aufgaben zusammengefasst.

Damit sind Aufgaben der Verwaltung, des Controllings und der Steuerung unter drei inhaltlichen Aspekten gemeint: die Erfüllung der rechtlichen Pflichten (gesetzliches Meldewesen), die Unterstützung der täglichen Arbeit und die wertorientierte Steuerung des Beteiligungsportfolios.

Dabei stehen folgende Fragen im Vordergrund:

• Ist sichergestellt, dass die gesellschaftsbezogenen Infor-mationen richtig und auf dem aktuellen Stand sind?

• Haben wir alle rechtlichen und steuerlichen Informationen verfügbar, wenn wir diese benötigen?

• Handeln wir in ausreichendem Maße, wenn sich gesellschaftsbezogene Änderungen ergeben?

• Wird unsere Gesellschaft in Einklang mit den aktuellen gesetzlichen Anforderungen verwaltet?

Status quo im Beteiligungsmanagement: room for improvement

Diese Fragen sollte jeweils mit „Ja“ beantworten können, wer sein Beteiligungsportfolio im Einklang mit den gesetzlichen und regulatorischen Anforderungen managen und wertorientiert steuern will. Allerdings kämpfen noch immer viele Unternehmen mit einer fehlerhaften und redundanten Datenhaltung von Beteiligungsinformationen.

Das größte Problem ist, dass die Informationen zu diesen Beteiligungen, die aus vielen verschiedenen Jurisdiktionen kommen, nicht nach oben aggregiert werden. So hat „der Kopf“, der eigentlich wissen müsste, wie die Unternehmens-Familie aussieht, zwar eine gewisse Vorstellung davon, kann sich aber nie sicher sein, ob es tatsächlich so ist. Zum einen weil die Daten strukturell nicht vernünftig verwaltet werden, zum anderen weil die gesellschafts- oder sonstigen rechtlichen Themen lokal bearbeitet werden – ohne dass die Ergebnisse in der Zentrale bekannt sind und Änderungen konsequent reportet werden.

Dabei ist es von großer Bedeutung, die Gewähr dafür zu haben, dass die Angaben zu den Beteiligungen stets richtig sind. Denn unabhängig von der Qualität fehlerhafter Angaben gilt: Bei fehlender Kontrolle über die eigene Gruppe schwindet die Glaubwürdigkeit gegenüber Dritten in jedem Fall. Die Qualität der Daten ist unter anderem auch deshalb wichtig, weil Informationen aus der Gruppe regelmäßig an Dritte weitergegeben werden müssen. Jüngstes Beispiel: die Informationen an Banken über „wirtschaftlich Berechtigte“. Die Beteiligungsverwaltung muss neben den bereits bestehenden Meldepflichten (bspw. Schwellenwertmeldung nach § 33 Wertpapierhandelsgesetz bzw. § 20 Aktiengesetz, K3-Meldung nach § 64 Außenwirtschaftsverordnung, Meldung nach § 138 Abgabenordnung, Country-by-Country-Reporting gemäß § 138a Abgabenordnung) weitere regulatorische Anforderungen (siehe Transparenzregister) erfüllen.

Ganz gleich ob es sich um kleinere Routine-Aufgaben oder größere Transaktionen handelt – aufgrund falscher Informationen kann man einen Konzern nicht richtig steuern. Außerdem haben Unternehmen mit Defiziten mit Legal Entity Management ein Compliance-Thema, weil sie nicht wissen, ob sie das, was jeweils rechtlich erforderlich ist, auch tatsächlich liefern.

Digitales Beteiligungsmanagement: transparente Prozesse, richtige Informationen

Für ein professionelles Beteiligungsmanagement sind zwei Komponenten erforderlich:

1. eine Softwarelösung für die Datenverwaltung, die sämtliche gesellschafts- und sonstigen rechtlichen Daten zu allen Legal Entities weltweit auf Knopfdruck verfügbar macht. 

2. ein „Corporate Housekeeping“, das fortlaufend die Richtigkeit der Informationen sicherstellt und dafür sorgt, dass sämtliche verpflichtenden Aufgaben im Umfeld der Unternehmensbeteiligungen erledigt werden.

Die materiellen Themen können Unternehmen damit komplett auslagern. Outsourcing hat den Vorteil, dass die Transparenz – sowohl der Informationen wie auch der Kosten – deutlich erhöht wird, weil es keinen Flickenteppich von lokalen Beauftragungen gibt. Darüber hinaus lassen sich die Risiken – sowohl hinsichtlich der Prozesse als auch hinsichtlich der materiellen Richtigkeit von Informationen – gleich mit ausgliedern.

Nutzen eines professionellen Beteiligungsmanagements 

Der Mehrwert dieses Zusammenspiels liegt in einer wir-kungsvollen Verbindung von (a) einer professionellen Software für das Beteiligungsmanagement und (b) einem Service, der sicherstellt, dass nicht nach einer gewissen Zeit die Daten falsch sind.

• In materieller Hinsicht gewährleisten Unternehmen damit ihre Corporate Compliance. Alle notwendigen Informationen (insbesondere Legal und Tax) zu sämtlichen Gruppengesellschaften sind ad-hoc verfügbar, die Daten sind richtig, regulatorische Verpflichtungen werden zuverlässig erfüllt. Dies bedeutet eine bessere Kontrolle und reduziert die Haftungsrisiken.

• In organisatorischer Hinsicht erhalten Unternehmen ein in-ternationales Corporate Housekeeping aus einer Hand. Die externe Betreuung erlaubt kurzfristige (Re-)Aktionsmöglichkeiten in den betroffenen Jurisdiktionen in allen rechtlichen Fragestellungen. Unterstützung bei Um-strukturierungen im Bestand ist effizient und mit Anbindung an Steuerkollegen jederzeit möglich.

• Neben organisatorischen Verbesserungen bietet ein professionelles Beteiligungsmanagement auch Kosten- und Effizienzvorteile: Einsparungen unmittelbarer und mittelbarer Kosten (z.B. reine Koordination ausländischer Berater und Abstimmung von Entwürfen) in Höhe von (konservativ geschätzt) 20 Prozent sind möglich. Allein der Einsatz einer professionellen Software für Beteiligungsmanagement kann rund 33 Prozent an Zeit/Kosten sparen (Quelle: Kundenumfrage zetVisions AG 2017). Ein grundsätzliches Problem bei der Kostenbetrachtung besteht darin, dass Unternehmen in der Regel nicht wissen, was sie das Beteiligungsmanagement wirklich kostet. Insbesondere die lokalen Kosten im Ausland sind regelmäßig unbekannt oder intransparent. Hinzu kommt, dass auch die („indirekten“) Kosten unternehmerischer Fehlentscheidungen auf Basis falscher Daten nicht einbezogen werden.

Jenseits dieser prozentualen Kostenbetrachtung lässt sich festhalten: Unternehmen, die das Beteiligungsmanagement (partiell) outsourcen, entlasten die Fachabteilung von administrativen Tätigkeiten, und es steht mehr Zeit für strategische/wertschöpfende Tätigkeiten zur Verfügung. Zudem wird damit der notwendige Schritt in Sachen Digitalisierung und Standardisierung der Beteiligungsverwaltung vollzogen.

Noch etwas ist zu beachten: Beteiligungsinformationen sind nicht um ihrer selbst willen vorhanden. Sie liefern viele Ansatzpunkte für strategische Überlegungen zu Zukäufen, Verkäufen, steuerlichen Optimierungen usw. Sie erlauben damit eben nicht nur die Verwaltung der Beteiligungen, sondern auch die wertschöpfende Steuerung des gesamten Beteili-gungsportfolios.

Monika Pürsing, CEO, zetVisions AG und Dr. Philipp Wüllrich, LL.M.R echtsanwalt, KPMG Law Rechtsanwaltsgesellschaft mbH am Standort Köln