Thought Leadership
Die Nachfrage nach professionellem Projektmanagement ist ungebrochen und der Einsatz von externen Projektmanagern gelebte Praxis in zahlreichen Branchen. Vergleichsweise neu hingegen ist das Modell „Projektmanagement as a Service“ (PMaaS). Durch den massiven Anstieg der Projektarbeit lohnt ein Blick auf das Potenzial dieses Outsourcing-Ansatzes.
In Zeiten der digitalen Transformation, einer hohen Marktdynamik und zunehmender technologischer Komplexität gewinnt das erfolgreiche Management von Projekten massiv an Bedeutung. Mittlerweile investieren Mitarbeiter aus den Bereichen IT, Finanzen sowie Forschung & Entwicklung 35 Prozent ihrer Arbeitszeit in Projekte. Entsprechend hoch ist der personelle Bedarf für qualifizierte Projektmanager. Allein in den nächsten zwei Jahren wird ein Anstieg von externen Mitarbeitern um bis zu 20 Prozent erwartet. Um den personellen Bedarf zu decken und gleichzeitig die Projektergebnisse in puncto Zeit, Kosten und Qualität zu optimieren, bieten sich Unternehmen diverse Möglichkeiten. Ein gelebtes Beispiel aus der Praxis ist die Auslagerung der Funktion an externe Projektmanager.
Der neue Trend: Projektmanagement as a Service
Eine noch junge Outsourcing-Variante ist die Auslagerung der Projektmanagementfunktion als Managed Service. Der stetige Trend in Richtung „As a Service-Modellen“ ist unübersehbar. Egal ob “Software as a Service”, “Infrastructure as a Service (IaaS)” oder “Platform a Service (PaaS)”. All diesen Ansätzen liegt die Idee zugrunde, dass die Verantwortung für den Betrieb, z.B. von Software oder Infrastruktur, an einen externen Dienstleister übergeben wird.
PMaaS lässt sich somit als Weiterentwicklung des klassischen PM-Outsourcings auf Time-and-Materials-Basis verstehen. Im Gegensatz zu der einzelnen Vergabe von Projekten an externe Projektleiter ermöglicht das As-a-Service-Modell eine übergreifende Steuerung der Projekte. Gleichzeitig übernimmt der Dienstleister die Verantwortung für die Qualität der Projektdurchführung. Darüber hinaus wird ein Kostenmodell etabliert, dass durch planbare Budgets bei gleichzeitig flexiblem Einsatz der Ressourcen gekennzeichnet ist.
Kosteneinsparungen und Effizienzgewinne spielen beim PMaaS-Ansatz eine zentrale Rolle. Die Leistung lässt sich konsequent industrialisieren, und durch die Hinzunahme von Near- und Off-Shore Kapazitäten ist der Dienstleister in der Lage, die Leistung zu erheblich besseren Kostenstrukturen zu erbringen. Weitere Einspareffekte ergeben sich, indem die zuvor auf Basis von „Time and Material erbrachte Leistung für den Serviceansatz in ein Gewerks-Modell mit klar definierten Lieferbedingungen überführt wird.
Ein weiterer Bestandteil von PMaaS ist das „Shadowing-Prinzip“. Je nach Projektbedarf kann Unternehmen auf die jeweils passenden Ressourcen zurückgreifen, vom erfahrenen Projektmanager bis hin zum Junior-PMO. So können klassische Managementaufgaben dem Senior-Projektmanager übertragen werden. Die Nachwuchskräfte fokussieren sich auf die stärker administrativen Aufgaben. Somit liegt das Know-how bei verschiedenen Projektleitern, und die erfahrenen Projektleiter können mehrere Projekte parallel managen. Junior-Projektleiter können zudem sukzessive an die größere Projektverantwortung herangeführt werden (Learning by doing).
Ein herausragender Vorteil des PMaaS-Modells ergibt sich aus der übergreifenden Steuerung und Koordination eines einzelnen Dienstleisters. Das auslagernde Unternehmen muss nicht unzählige Dienstleister oder einzelne Freelancer steuern, sondern koordiniert die Leistungserbringung lediglich mit einem dedizierten Partner (Singe Point of Contact).
Vier Erfolgsfaktoren für den PMaaS-Einsatz
Es wird deutlich, dass das Managed Service-Modell eine veritable Weiterentwicklung gegenüber dem klassischen Outsourcing des Projektmanagements darstellt. Doch damit das Modell zu einem Erfolg wird müssen Manager einige Aspekte berücksichtigen.
Bild: Vier Säulen für einen erfolgreichen PMaaS-Einsatz
Entscheidend für einen erfolgreichen Einsatz von „PMaaS“ ist maximale Transparenz, realisiert durch eine strikte Governance-Struktur. Unternehmen sollten hierfür ein Reporting-Modell zur Steuerung des Dienstleisters implementieren. Hierzu zählen das konsequente Controlling und Monitoring des Projektstatus, die Definition eines aussagekräftigen KPI-Systems sowie eine robuste Vertragsgestaltung mit klaren Verantwortlichkeiten und Service Level Agreements.
Je stärker die Projektmanagementleistung in Zusammenarbeit mit dem Dienstleister industrialisiert wird, desto größer fallen die Effizienzgewinne aus. Daher sollten Prozesse und Abläufe wie das Demand-Management, das On- und Off-Boarding und die Auftragsklärung standardisiert werden.
Der Dienstleister sollte stets an der Weiterentwicklung und Optimierung des bestehenden Modells interessiert sein. Beide Seiten halten im Idealfall entsprechende Initiativen wie ein „Continues Improvement“ vertraglich fest. Die Einarbeitung neuer Projektmanager in die internen Systeme und Prozesse sowie kontinuierliche Trainings, z.B. in Projektmanagement-Methoden sollte ebenfalls Bestandteil der Leistungserbringung sein.
Um das volle Potenzial auszuschöpfen, braucht es eine vertrauensvolle Partnerschaft zwischen dem Auftraggeber und dem Dienstleister. So wird ein dauerhaftes Commitment sichergestellt. Im Vordergrund steht hierbei, dass beide Seiten kulturell zueinander passen (Cultural Fit). Nur wenn die Chemie zwischen Dienstleister und auslagerndem Unternehmen stimmt, sind die Voraussetzungen für ein erfolgreiches Projektmanagement gegeben.
Mit PMaaS die Erfolgsbilanz von Projekten nachhaltig verbessern
Die Bewertung der Outsourcing-Entscheidung ist eng mit den Charakteristiken der Branche, des Unternehmens und dessen Kultur verknüpft. Umso wichtiger ist es, dass die Unternehmen die Entscheidung für oder gegen eine Auslagerung der Projektmanagementfunktion im Hinblick auf die individuelle Unternehmenssituation sorgfältig prüfen. Dies gilt im Besonderen für die Wahl des Liefermodells. Aber gerade Unternehmen, die in Zeiten rasanter Technologie- und Produktentwicklungen unter großem Innovationsdruck stehen, haben einen großen Bedarf an professionellem Projektmanagement. Sie wollen sich voll auf die Kernkompetenzen fokussieren und brauchen jemanden, der ihnen den Rücken freihält, den Überblick behält und sie ans Ziel führt. PMaaS ist hier eine echte Alternative zu klassischem Outsourcing-Modellen.
PMaaS kann in vielen Unternehmen ein qualitativ hochwertiges und flexibles Projektmanagement garantieren – und das ohne dauerhafte Überkapazitäten im Unternehmen aufzubauen. Hierbei kommt es stark auf die Auswahl des Dienstleisters an, Unternehmen sollten daher genügend Zeit in die Entscheidung investieren. Stimmen die beschriebenen Voraussetzungen, können Unternehmen im Ergebnis Erfolgsbilanz und Kostenstrukturen der Projekte verbessern und die eigene Wettbewerbsfähigkeit deutlich steigern.
Harry Schumacher ist Consultant im Bereich Telecommunications, Media und Entertainment bei Sopra Steria Consulting.
Michael Plenk ist Business Line Manager (PM) im Geschäftsbereich Telecommunications, Media und Entertainment bei Sopra Steria Consulting.
