Wie künstliche Intelligenz die Arbeit im Projektmanagement erleichtert

Gerade die Konzeptsteuerung erweist sich als eine sehr zeitintensive und komplizierte Arbeit, bei der Unternehmen mit einer Reihe an schwierigen Herausforderungen kämpfen. Auch in der Zukunft scheinen diese Schwierigkeiten auf den ersten Blick kaum so einfach zu verschwinden. Viele kommen mit dem Schreiben von Plänen überhaupt nicht hinterher. Fast die Hälfte aller Betriebe gab an, dass ihre wichtigen Dokumentationen oft schnell komplett überholt sind und nicht mehr dem neuesten Stand entsprechen. 

„Im schlimmsten Fall führt dies sogar so weit, dass sich eine vollständige Aktualisierung der Daten überhaupt nicht mehr gestalten lässt. Dies sorgt jedoch für eine starke Überlastung des restlichen Teams und bedeutet häufig ein vermehrtes Auftreten von Schwierigkeiten in den zusammenhängenden Prozessen“, weiß Sebastian Dörr-Willken, Geschäftsführer der Semantic Applications GmbH & Co. KG. „Besonders anfängliche Aufwandsschätzungen, wiederkehrende Status-Updates oder auch die stetige Ressourcenanpassung kosten die zuständigen Führungskräfte häufig Unmengen an Zeit und sorgen gleichzeitig dafür, dass andere, ebenso wichtige Aufgaben einfach liegen bleiben.“ In diesem Zusammenhang gewinnt daher der Einsatz von digitalen Werkzeugen wie beispielsweise entsprechende Software oder künstliche Intelligenz (KI) immer mehr an Bedeutung, um die Prozessabläufe effektiver zu gestalten.

Richtige Unterstützung?

Im ersten Moment scheint KI in diesem Feld eher ungeeignet, da sich die meisten Projekte zu stark voneinander unterscheiden. In den letzten Jahren hat vor allem aber das maschinelle Lernen eine starke Entwicklung durchgemacht und Programme können sich nun auf solche Situationen einstellen. KI-Systeme werten innerhalb kürzester Zeit besonders wiederkehrende Muster oder große Datensätze aus und bearbeiten dazugehörige Aufgaben. Mit der Zeit-, Aufwands- oder Ressourcenplanung übernimmt das System viele technisch aufwendige Tätigkeiten selbstständig. „Somit unterstützt künstliche Intelligenz den Projektleiter bei seinen vielen täglichen Herausforderungen, damit er seine Aufmerksamkeit vor allem auf die kommunikativen und menschlichen Bereiche des Jobs, wie das Arbeitsgruppen- oder Stakeholdermanagement, konzentrieren kann“, erklärt der Experte. Bei der Masse an Aufgaben geht der entscheidende Teamgedanke oder die wichtige Beziehungspflege ansonsten schnell verloren. Zugleich besitzt KI auch die Fähigkeit, den weiteren Projektverlauf in Teilen zu prognostizieren. Systeme haben die Chance, durch die Analyse der gesammelten Daten schon im Vorfeld abzuschätzen, wann oder wo es zu Problemen und Verzögerungen kommt, bevor sie überhaupt erstmals auftreten. Hier kann der Projektleiter dann umgehend eingreifen und drohende Schwierigkeiten schon im Keim ersticken.

Entscheidende Lösungshilfe

Künstliche Intelligenz hat gerade in den letzten Jahren enorme Fortschritte gemacht und Programmierer haben ihre nützlichen Fähigkeiten verstärkt für solche Einsätze ausgebaut. ChatGPT bildet hier nur die Spitze eines gigantischen Eisbergs an Möglichkeiten. Dörr-Willken erläutert: „Aktuell findet diese Technologie noch wenig Einsatz im täglichen Projektmanagement, da viele Unternehmen die Vorteile überhaupt nicht im Blick haben. Manchen fehlte bisher auch die Möglichkeit, sich mit diesem Thema zu beschäftigen. Dies sollte sich in der nächsten Zeit unbedingt ändern. Mit immer komplexeren Projekten im digitalen Umfeld und einer ungeheuren Masse an Daten sind Projekte ansonsten schnell zum Scheitern verurteilt oder ziehen sich unnötig in die Länge. Dies sorgt auch für erhöhte Kosten, die sich in der aktuellen wirtschaftlichen Lage kein Unternehmen leisten kann.“ Durch eine entsprechende Anpassung der KI an die betriebsinternen Aufgaben und Abläufe arbeiten Projektverantwortliche entspannter und der Betrieb muss häufig weniger Ressourcen aufwenden. Wie ein digitaler Assistent hilft das Programm mit seinen Algorithmen unter anderem dabei, Prioritäten zu setzen, die Prozesse klar zu definieren und ein hohes Maß an Genauigkeit bei der Datenerfassung zu erreichen. Solche Systeme benötigen im Vorfeld jedoch oft den Aufbau einer dazugehörigen Datenbank, um die gesammelten Informationen vernünftig auswerten zu können. Daher sollten sich Unternehmen schon bald mit dem Thema beschäftigen, wenn sie den Anschluss an die Digitalisierung nicht verlieren wollen.

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