Warum Messbarkeit das A und O in der modernen Unternehmensführung ist

Mittlerweile lässt sich nahezu alles messen. Egal ob es das komplette Tracking der Körperfunktionen per Smartwatch ist, das mit Sensoren vollgestopfte Smart Home oder das bis ins kleinste Detail optimierte und entsprechend überwach- und kontrollierbare Elektroauto – überall finden sich Unmengen „smarter“ Dinge, die unseren Alltag in Zahlen quantifizieren und ihn dank dieser Messbarkeit vermeintlich leichter machen.

Ein Bereich unserer Gesellschaft, der jedoch in vielen Fällen erstaunlich wenig „smart“ daherkommt, sind Unternehmen. Hier vertrauen Geschäftsführungen oftmals noch auf Taktiken und Prozesse, die teilweise seit den 1980ern unverändert geblieben sind. Dabei bieten gerade die unterschiedlichen Projektmanagement-Schulen verschiedenste Ansätze, um diese Arbeitsweisen zu modernisieren. Doch jede interne Reform funktioniert nur, wenn die Auswirkungen im Rahmen klar definierter Metriken überwacht und dokumentiert werden. Aber wie lässt sich das über alle Abteilungen nahtlos durchführen, ohne dass Silodenken und unterschiedliche Anforderungen eine einheitliche Messbarkeit verhindern?

Mit Maß und Ziel

Wenn es um Messungen geht, zählt der Kontext. Was soll verbessert werden? Qualität? Marktreife? Moral der Mitarbeiter? Kundenzufriedenheit? Oder eine Kombination dieser Faktoren? Jede Person, jedes Team und jede Organisation hat eigene Prioritäten für Verbesserungen und eigene Arbeitsweisen, sodass sie eigene Messgrößen haben, die sie anwenden, um einen Überblick über den Ist-Zustand zu erhalten und, was noch wichtiger ist, wie es weitergehen soll. Und diese Metriken entwickeln sich im Laufe der Zeit weiter, wenn sich die Situation und die Prioritäten ändern. Daraus ergibt sich, dass Messstrategien flexibel und zweckmäßig sein und von Team zu Team variieren müssen. Bei der Wahl der richtigen Messgrößen helfen Zertifikate namhafter Institute, wie beispielsweise von PMI (Project Management Institute). Denn im Rahmen der Weiterbildungen lernen die Projektverantwortlichen, welche Metrik wozu passt und was sich wie am besten messen lässt.

Werte wie die Anzahl der erledigten Aufgaben innerhalb eines vorgegebenen Zeitfensters – um die Prognose der Dauer des jeweiligen Projekts zu erleichtern – sollten daher dementsprechend verwendet werden, um Einblicke in ihre Arbeit zu gewähren und die Führungsebene in die Lage zu versetzen, diese effektiv zu steuern. Wenn sie richtig angewendet werden, führen Metriken zu besseren Entscheidungen, die wiederum zu besseren Ergebnissen – beispielsweise eine angepasste Teamzusammenstellung, bei der der Tausch zweier Mitglieder effizientere Arbeit in zwei Teams ermöglicht – führen. So hat eine globale Studie von PMI und PwC gezeigt, dass Unternehmen, die besonders stark auf Metriken im Arbeitsalltag setzen, deutlich besser abschneiden, was Umsatz, Kundenzufriedenheit und Neukundengewinne angeht.

Bei falscher Vorgehensweise jedoch wird die Messstrategie den bürokratischen Aufwand für die Mitarbeitenden erhöhen, ihre Produktivität beeinträchtigen und denjenigen, die das Team leiten sollen, ungenaue Informationen liefern – was zur Folge hat, dass die Mitarbeitenden nicht mit maximaler Effizienz arbeiten können und ein Unternehmen im schlimmsten Fall Umsatzeinbußen zu fürchten hat.

Transparenz schafft Verlässlichkeit

Gleichzeitig sollten, um eine optimale Messbarkeit zu garantieren, Silos innerhalb von Organisationen abgeschafft und die Arbeit von Teams und ihrer einzelnen Mitglieder visibel gemacht werden. Dies wird oft als „radikale Transparenz“ bezeichnet. Die Idee dahinter? Offen und ehrlich mit anderen zu sein. Im Arbeitsalltag bedeutet das, dass jedes Mitglied jeder Arbeitsgruppe in der Firma über den Stand jeder Aufgabe Bescheid weiß, weil niemand ein Geheimnis darum macht.

Soweit zumindest in der Theorie. In der Praxis gibt es jedoch Organisationen, die mit traditionellen Methoden arbeiten, viele sogenannte „Wassermelonen-Projekte“ – außen grün und innen rot – was bedeutet, dass sie vorgeben, gut zu sein, obwohl sie in Wirklichkeit Probleme haben. Transparenz ist dementsprechend sowohl für die Unterstützung einer effektiven Steuerung als auch für die Zusammenarbeit von entscheidender Bedeutung, da die Mitarbeiter sehen können, woran andere gerade arbeiten – und wo es Herausforderungen gibt beziehungsweise bald geben könnte.

Daher ist es von entscheidender Bedeutung, sich auf die „Work in Process“ zu konzentrieren, denn diese ist mehr als die „Work in Progress“ – also das, woran gerade gearbeitet wird. „Work in Process“ ist die laufende Arbeit plus alle Arbeiten, die in der Warteschlange stehen und darauf warten, dass sie in Angriff genommen werden. Daher weiß im Idealfall jede/r, woran die anderen gerade arbeiten. Dies fördert die Zusammenarbeit, da alle Beteiligten Vereinbarungen darüber treffen, wie sie zusammenarbeiten wollen. Es unterstützt auch die Prozessverbesserung, weil es ermöglicht, zu verstehen, was vor sich geht, und dadurch die Chance erhöht, dass mögliche Probleme erkannt werden können – ganz im Sinne der radikalen Transparenz.

Metriken sind für die tägliche Arbeit also mehr als nur ein reines Überwachungsmittel. Sie sorgen für Transparenz, helfen bei der Planung und garantieren reibungslose Betriebsabläufe – ermöglichen also ein optimales Projektmanagement. Und genau darauf kommt es in der heutigen Zeit an.

Hier eine Reihe an Ratschlägen, wie Verantwortliche die richtigen Messgrößen auswählen, um bestmögliche Effizienz zu schaffen:

• Zuerst einmal sollten sie sich vor Augen führen, dass jede Metrik ihre Stärken und Schwächen hat und man auch nur das bekommt, was gemessen wird. Es gibt nicht die eine Messgröße, mit der sich alles messen lässt.

• Natürlich sind Kennzahlen wichtig und hilfreich für Führungsverantwortliche, um den Überblick über die Leistung aller Teams zu behalten, primär sollten sie jedoch dazu dienen, dass die Mitarbeitenden selbst einen Überblick über ihre Leistungen haben. Metriken dienen nämlich vor allem der Motivation, nicht dem Vergleich.

• Zu guter Letzt ist es entscheidend, dass bei der Bewertung von Kennzahlen die Entwicklungen im Vordergrund stehen, nicht die Einzelwerte. Denn diese bilden nur einen einzigen Zeitpunkt ab, während ein Trend eine echte Verbesserung über einen festgelegten Zeitraum darstellen kann.