Team Work: einfach und besser

Mit dem Einsatz digitaler Arbeitsplatzlösungen können Unternehmen ihre internen ‚Wissenssilos’ aufbrechen, die Zusammenarbeit über Insellösungen hinweg effizienter gestalten und dadurch wettbewerbsfähiger werden.

„Einfach produktiver arbeiten“ lautet das Versprechen einer solchen neuen digitalen Anwendungs- und Kommunikatiosplattform, die Burghardt Garske als Alternative zu Slack & Co. mit entwickelt hat. Im Experten-Interview erklärt der Co-Gründer und Geschäftsführer der humbee solutions GmbH worauf es bei einer solchen Web-Anwendung ankommt und welche grundsätzlichen Unterschiede es zwischen seiner und den Arbeitsplatzlösung der großen US-amerikanischen Anbieter gibt.

Den meisten Unternehmen geht es bei der Digitalisierung vorrangig um die Verbesserung ihrer Organisation und Prozesse sowie um die Optimierung ihrer Kundenkontakte. Das hat natürlich Auswirkungen auf die Arbeitsgestaltung – und damit auf die Arbeitsplätze in einzelnen Unternehmen. Mehr als 70 Prozent der Mitarbeiter sind der Überzeugung, dass ihr Unternehmen beim „Arbeitsplatz der Zukunft“ hinterherhinkt oder sich erst gar nicht mit dem Thema beschäftigt. Das ist ein ziemlich ernüchterndes Ergebnis aus der gleichnamigen Studie, für die das Marktforschungsunternehmen IDG im Auftrag der Zeitschrift „Computerwoche“ im letzten Jahr nach eigenen Angaben etwa 1.500 Beschäftigte befragt hatte – zwei Drittel davon Führungskräfte.

Daraus lässt sich eine naheliegende Erkenntnis ableiten: Nur wer sich als Arbeitgeber heute ernsthaft mit der Einführung digitaler Arbeitsplatzlösungen auseinandersetzt, kann sich positiv und erfolgreich auf dem hart umkämpften Arbeitsmarkt der Zukunft positionieren. Und die Bedeutung der (richtigen) Kommunikationslösung wächst auch durch den zunehmenden Trend zum Homeoffice kontinuierlich. Inzwischen lassen nach Angaben einer Bitkom-Studie nämlich vier von zehn Arbeitgebern (39 Prozent) ihre Mitarbeiter ganz oder teilweise von zu Hause aus arbeiten. Innerhalb eines Jahres stieg deren Anteil demnach um neun Prozentpunkte, meldete der IT-Spitzenverband am 26.02.2018. Für seine Studie hat die Bitkom im September 2017 1.530 Unternehmen befragen lassen. Diese Umfrage sei repräsentativ für die Gesamtwirtschaft, betont der Branchenverband.

Mehr Ablenkung und Reizüberflutung oder höhere Produktivität durch digitale Kommunikationslösungen?

Zu den bekanntesten digitalen Kommunikationslösungen gehört heute das US-amerikanische Tool „Slack“. Jedoch scheiden sich gerade an dieser Lösung die Geister. Denn einerseits wird Slack zwar in immer mehr Unternehmen eingeführt oder schon eingesetzt, anderseits gibt es inzwischen aber auch etliche Kritiker, die sich auf Grund eigener negativer Erfahrungen schon wieder von diesem digitalen Arbeitstool verabschiedet haben. Zu ihnen zählt hierzulande der Autor und Berater Markus Albers. In einem Beitrag zu seinem neuen Buch „Digitale Erschöpfung“ (erschienen im Carl Hanser Verlag) schilderte er eindrücklich seine negative Slack-Erfahrung: „Weil Plattformen wie Slack die Kommunikation rund um einzelne Projekte oder Teams organisieren, hat man plötzlich nicht mehr einen Nachrichtenstrom, den man überwachen muss, sondern viele“. Nach der Einführung einer anderen, aber vergleichbaren Technologie in seinem Unternehmen schrieben zwar alle weniger E-Mails, so Albers: „Aber weil man in der Regel an mehreren Projekten beteiligt ist – ich als Chef quasi an allen –, gab es plötzlich Dutzende von Gesprächen, denen man folgen sollte. Die dadurch komplett fragmentierte Aufmerksamkeit machte mich – offen gesagt – stupide. Ich hatte plötzlich so viel mehr Details im Kopf, so viel mehr Bälle gleichzeitig in der Luft, dass ich auch in der vorgeblichen Freizeit nur noch mit leerem Blick vor mich hin murmelnd wie ferngesteuert anwesend war und die simpelsten Alltagsdinge vergaß. Der kluge amerikanische Unternehmer Jason Fried beschreibt den Effekt neuer Werkzeuge wie Slack in einem Blogbeitrag auf seiner Firmenwebsite ironisch als „ein tagesfüllendes Meeting mit unbekannten Teilnehmern und ohne Agenda“. Hulick hat dann tatsächlich aufgehört, Slack zu benutzen.“

Neue Web-Lösung für den digitalen Arbeitsplatz ‚made in Germany’

Dass die eingesetzte Kommunikationslösung für den Erfolg eines Unternehmens immer wichtiger wird, ist keine Frage. Doch wie funktioniert ein moderner, digitaler (Büro-)Arbeitsplatz ohne die geschilderten Nachteile der digitalen Reizüberflutung von Slack und anderer Lösungen, deren Komplexität die Anwender bei ihrer täglichen Arbeit eher ablenken und überfordern statt ihre Produktivität zu erhöhen? Darüber hat Burghardt Garske intensiv nachgedacht und dann gemeinsam mit seinem Partner Ralf Bönning humbee.de als Alternative zu den bestehenden Collaborations-Lösungen entwickelt. Im Interview erklärt der Mitgründer und Geschäftsführer der humbee solutions GmbH mit Sitz in Meerbusch bei Düsseldorf was humbee anders macht als die großen, vor allem US-amerikanischen Wettbewerber.

Herr Garske, warum sollten Unternehmen denn überhaupt eine digitale Kommunikationslösung einführen?

Burghardt Garske: Heute werden Dokumente in File-Systemen, Aufgaben in einer persönlichen Aufgabenverwaltung und E-Mails im persönlichen Mail-Postfach gespeichert. Außerdem werden Informationen vielfach zusätzlich per Whatsapp ausgetauscht. Diese Insellösungen und Informationssilos werden den Anforderungen an agile, konsistente Workflows und Prozesse sowie dezentral und flexibel arbeitende Teams und Mitarbeiter nicht mehr gerecht, und erfüllen zum Teil auch nicht die neuen strengeren Sicherheits- und Datenschutzstandards der EU (zum Beispiel Messanger-Dienste).

Als E-Mails hierzulande vor einer Generation (30 Jahren) zum ersten mal verschickt wurden, konnte sich noch niemand vorstellen, dass darüber einmal Projekte und die Zusammenarbeit organisiert werden würden. Denn dafür war diese Kommunikationsanwendung ursprünglich ja gar nicht entwickelt worden.

Heute verschwenden Mitarbeiter einen Großteil ihrer Zeit mit der Suche nach bestimmten Informationen – die in den genannten Informationssilos lagern.

Einer der größten Produktivitätskiller sind Störungen, die bei einer dezentralen Datenhaltung unumgänglich sind – etwa weil Kollegen gezwungen sind nachzufragen, weil sie auf wichtige Informationen nicht zugreifen können. Auf diese Weise wird heute durchschnittlich 31 Prozent der Arbeitszeit verschwendet. Das ist das zentrale Ergebnis der Studie “Lean Office” des Fraunhofer Instituts für Produktionstechnik und Automatisierung (IPA) und des Kaizen Instituts Deutschland.

Burghardt Garske studierte Europäische Betriebswirtschaft in Osnabrück und London mit dem Abschluß Diplom-Kaufmann und Master of Arts (M.A.). Nach dem Studium arbeitete er in verschiedenen Führungspositionen in Unternehmen der Druck-, Verlags- und Textilbranche. Anschließend wechselte er von der Kunden- auf die Anbieterseite. Zuletzt verantwortete er als Vorstand die gesamte Produktentwicklung und den Professional Service eines deutschen Software-Unternehmens.

Burghardt Garske setzt sich dafür ein, die Zusammenarbeit von Menschen in Unternehmen und Organisationen deutlich zu verbessern damit Sie mehr Zeit haben. Der Unternehmensgründer ist 52 Jahre alt, verheiratet und hat zwei Kinder. Er lebt in Meerbusch.

Unternehmen, die ihren internen Informations- und Wissensaustausch nicht deutlich verbessern, benachteiligen sich deshalb in der heutigen schnelllebigen Arbeitswelt zunehmend selbst. Mehr noch: werden ‚Wissenssilos’ wie E-Mail nicht aufgebrochen fördern Unternehmen außerdem noch indirekt die Entwicklung einer unkontrollierten „Schatten-IT“ in ihrer Organisation. Denn gibt es unternehmensintern keine leistungsfähige und transparente Kommunikationslösung, setzen die Mitarbeiter immer häufiger auf externe IT-Anwendungen und -Dienste, die nicht von der IT-Abteilung geprüft und freigegeben wurden, um ihre Effizienz, Produktivität und Kommunikation zu verbessern. Dadurch wird firmenfremde Hard- und Software ungeprüft in’s Unternehmen gemogelt – und so auch damit verbundene neue, zum Teil gravierende IT-Sicherheitsrisiken.

Können Sie ein konkretes „Schatten-IT“-Beispiel nennen?

Burghardt Garske: Ja, die bekannteste und beliebteste Anwendung, die in diese Kategorie gehören, sind zweifellos die weit verbreiteten Messenger-Apps, die 80 Prozent der 19- bis 64-jährigen heute täglich nutzen – nicht nur im Privatleben, sondern zunehmend auch im beruflichen Kontext. Lange Zeit verschickten diese Dienste Nachrichten weitgehend ungesichert über das Internet, Dritte konnten sehr einfach mithören oder mitlesen. Der Marktführer unter den Messenger-Diensten verschlüsselt zwar inzwischen auch die Nachrichten, ist aber bekanntlich ein Tochterunternehmen von facebook. In den allermeisten Fällen lässt sich die geschäftliche Nutzung solcher Messenger-Dienste mit der in Kürze geltenden EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) nicht vereinbaren.

Nach den ab Ende Mail geltenden neuen europäischen Datenschutzregeln müssen Unternehmen zudem auch nachweisen können, welche personenbezogenen Daten wo gespeichert sind und bei Bedarf muss darauf zugegriffen werden können, wenn jemand bestimmte Daten anfordert. Nur zur Erinnerung: Unternehmen, die künftig die neue EU-DSGVO missachten, drohen empfindliche Strafen. Die Datenschutzbehörden können dann Bußgelder in Höhe von bis zu vier Prozent des weltweiten Umsatzes verhängen.

Die Nutzung solcher Schatten-IT-Anwendungen untergräbt deshalb vielfach Governance-Richtlinien und hat außerdem auch negative Auswirkungen auf den technischen Support. Laut Gartner wird bis zum Jahr 2020 ein Drittel der Sicherheitsverletzungen auf Schatten-IT zurückzuführen sein, berichtete das Online-Portal ‚it-daily.net’ am 6. Februar 2018.

Was ist das Besondere an Ihrer Kommunikationslösung humbee?

Burghardt Garske: Humbee ermöglicht ein effizientes, vorgangsbasiertes Arbeiten. Mit unserer IT-Lösung schenken wir unseren Kunden Zeit, indem wir ihre Mitarbeiter tatsächlich produktiver machen. Alle Dokumente, Informationen, Aufgaben, Nachrichten und Termine werden mit humbee zu einem Vorgang an einem zentralen Ort gespeichert. Dabei können Teilnehmer ganz einfach zu einem Vorgang hinzugefügt werden und auch externe Personen können einen rollenbasierten Zugriff auf einen Vorgang erhalten, um eine reibungslose Zusammenarbeit zu ermöglichen. Durch die Integration von humbee in vorhandene IT-Systemlandschaften lassen sich außerdem Medienbrüche verhindern und die Grenzen von „Datensilos“ überwinden. So können in unserer Collaboration-Lösung zum Beispiel Kundendaten aus einem ERP-System verfügbar gemacht werden. Auf diese Weise können Vorgänge einzelnen Kunden zugeordnet und so sichergestellt werden, dass alle beteiligten Mitarbeiter jederzeit auf dem gleichen Informationsstand sind.

Häufiger auftretende Vorgänge lassen sich mit humbee einfach optimieren. Denn das System bietet die Möglichkeit, Vorgangstypten zu definieren, die über zusätzliche Eigenschaften und Statusmodelle verfügen. So lassen sich im Handumdrehen Prozesse verbessern – einfach, schnell und in einer einheitlichen Oberfläche.

Bild 1: Das hier dargestellte Kanban-Board zeigt den Arbeitsvorrat im Bereich Marketing. Aus dem Themenspeicher werden die aktuell wichtigen Themen nach rechts geschoben. In der Mitte sind die aktiven Themen sofort ersichtlich. So stellen Sie auch sicher, dass das Team an den richtigen Dingen arbeitet: die Prioritäten werden dynamisch jederzeit angepasst. (Quelle humbee solutions GmbH)

Bild 2: Auch für strukturierte Prozesse eignen sich Kanban-Boards ganz hervorragend. (Quelle humbee solutions GmbH)

Worin unterscheidet sich Ihre neue digitale Kommunikationslösung nun konkret von Slack & Co. und deren Nachteilen?

Burghardt Garske: Die von uns entwickelte neue SaaS-Lösung ist eine sehr leistungsfähige Anwendungsplattform, die so einfach zu bedienen ist wie eine App.

Humbee fördert und unterstützt eine zielgerichtete Kommunikation und ablenkungsfreie Zusammenarbeit, bei der nicht Jeder immer alles wissen muss. Dabei stellen wir den Anwendern alle Informationen zu einem Vorgang zur Verfügung. Auf diese Weise können Mitarbeiter endlich entspannt und gleichzeitig konzentriert, produktiver und ortsunabhängig arbeiten.

Um die Anwender nicht zu überfordern und sie nicht unnötig abzulenken, haben wir dabei großen Wert auf die Software-Ergonomie (Benutzerfreundlichkeit) unserer IT-Lösung gesetzt, die wir deshalb so homogen, konsistent und „schlank“ wie möglich gestaltet haben. Humbee ist darauf ausgelegt zielgerichtet zu kommunizieren und so zu gewährleisten, dass Themen abgearbeitet und zu einem erfolgreichen Ende geführt werden. Humbee stellt den Anwender in den Mittelpunkt: er soll entlastet werden und mehr Zeit für seine eigentliche Arbeit erhalten.

Wie sieht es mit den wichtigen Aspekten der Sicherheit und des Datenschutzes aus?

Burghardt Garske: Humbee hält alle Daten mandantenbezogen vor, denn die Daten gehören ja unseren Kunden. Sie liegen – je nach Kundenwusch – in hochsicheren Rechenzentren in Deuschland oder Holland – also in der EU.

Wir sind ein deutsches Unternehmen, wir entwickeln ausschließlich in Deutschland. Die Einhaltung der EU-Datenschutzgrundverordnung ist für uns eine Selbstverständlichkeit. Unternehmen, die zum Beispiel Slack nutzen, akzeptieren damit auch, dass Ihre Daten auf Servern in den USA gespeichert werden. In diesem entscheidenden Punkt können wir uns als deutscher Anbieter positiv von den US-amerikanischen Mitbewerbern abheben,

Wie können Unternehmen humbee nutzen und welche Kosten fallen dabei an?

Burghardt Garske: Eine kostenlose 30tägige Testversion ist online auf dem ‚BusinessCloud Marketplace’ des deutschen IT-Infrastruktur- und IT-Service-Anbieter Cancom unter https://marketplace.cancom.de verfügbar. Das Lizenzmodell von humbee ist transparent, einfach und kundenfreundlich. Die sonst bei vielen Anbietern von Unternehmenssoftware üblichen Leistungsstufen entfallen, es gibt pro Anwender genau einen Preis, der den vollständigen Leistungsumfang ohne Einschränkungen beinhaltet: Eine einzelne humbee-Lizenz kostet 21,90 € pro Anwender und Monat oder 17,90 € bei Buchung von humbee für ein Jahr – also eine Ersparnis von knapp 20 Prozent gegenüber dem Monatspreis.

Damit ist humbee eine preislich sehr attraktive Lösung und Alternative zu den viel größeren, komplexeren und teureren “Enterprise Social Network“(ESN)-Systemen wie IBM Connections oder auch zu den gängigen Dokumenten-Managementsystemen, die Unternehmen zwar durchaus dabei helfen, ihre Abläufe zu verbessern, die aber für den Mittelstand aus Kostengründen oder wegen des hohen Schulungsaufwandes für die Mitarbeiter häufig gar nicht in Frage kommen.

Die Wenigsten wissen: der eigene Betrieb solcher isolierter Anwendungen kann schnell mehr als 1000 Euro pro Benutzer und Jahr kosten – pro Anwendung. Mit humbee reduzieren Sie diesen Betrag um bis zu 90 Prozent. Hierzu haben wir als Entscheidungshilfe eine Excel-Tabelle erstellt, mit der Unternehmen leicht eine Einschätzung ihrer eigenen Kosten erhalten. Diese ist kostenfrei unter https://humbee.de/humbee-zeit-und-geld-sparen verfügbar.

Detlev Spierling, Fachjournalist