Schnellere Marktreife durch bessere Termintreue

Die Agilität und Anpassungsfähigkeit an die Marktbedürfnisse ist von entscheidender Bedeutung, dass Unternehmen sich langfristig im Wettbewerb behaupten – erst recht in einer Ära zunehmender Knappheit. Aktuell wird wieder sehr deutlich, wie knapp vielerlei Ressourcen, etwa Rohstoffe, finanzielle Ressourcen, Fachkräfte etc. werden.

Limitierende Faktoren sind darüber hinaus begrenzte Kapazitäten der Energieproduktion und ferner das Gebot nachhaltig zu wirtschaften, zumal zahlreiche Umweltprobleme zu bewältigen sind. Ein großes Problem ist auch die Zeitknappheit – im Sinne eines kurzen Zeithorizonts, der für geeignete Reaktionen genutzt werden kann. Aus diesen Anpassungszwängen heraus hat das Beratungsunternehmen Capgemini drei Leitlinien für Unternehmen abgeleitet: die Notwendigkeit schnell auf Marktveränderungen zu reagieren, vorausschauend zu planen und kurzfristig agieren zu können. Bei der Umsetzung dieser Ambitionen helfen moderne Technologien. Diese unterstützen die Unternehmen in ihrem Bestreben, den Marktanforderungen gerecht zu werden nicht zuletzt dadurch, dass sie ihnen helfen, ihre Strategien und Projekte erfolgreich umzusetzen.

Gerade Projektmanagement-Tools sind hier eine wertvolle Unterstützung. Und welche Rolle kommt dabei der Termintreue zu? Eine wichtige, denn die Termintreue ist der „Klebstoff“ des magischen Dreiecks. Ein Projekt ist nur dann erfolgreich, wenn es seine Ziele erreicht oder übertrifft, sprich der definierte Projektumfang und die geforderte Qualität erfüllt sind und das geplante Budget nicht überschritten wird. Werden die Rahmenbedingungen so gesetzt, dass Projekte und Aufgaben innerhalb des definierten Zeitrahmens abgeschlossen werden können, sind das beste Voraussetzungen dafür, um auf Marktveränderungen agil zu reagieren.

Termintreue – mehr als das fristgerechte Abarbeiten von Aufgaben

Was aber bedeutet es, wenn Unternehmen der Termintreue bei ihren Projekten Vorrang einräumen? Nichts weniger als einen Paradigmenwechsel, denn eine realistische Projektplanung inklusive eines maximalen Anspruchs an Termintreue verbessert die Agilität der Organisationen. Das Problem jedoch ist, dass die meisten Unternehmen nicht über die entsprechende Struktur verfügen. Sie wollen einerseits Planungssicherheit und Agilität, verfügen aber nicht über die nötige Transparenz, sprich sie haben keinen Überblick über Prozesse, die Verfügbarkeit von Ressourcen oder die Kosten. Zwar signalisieren viele Unternehmen mit ihren Digitalisierungsambitionen, dass sie diesen Zustand ändern möchten, haben aber keine Vorstellung davon, wie sie bestehende Prozesse optimieren können.

An dieser Stelle helfen Plattformen, die sich unkompliziert in bestehende Abläufe integrieren lassen und deren Bedienbarkeit so intuitiv ist, dass die Mitarbeiter schon nach kürzester Zeit und ohne viel Einarbeitung deren Nutzen spüren. Die Rede ist von Projektmanagement- oder Collaboration-Tools, mit denen sich Projekte besser planen, steuern und analysieren lassen. Sie erzeugen nicht nur Transparenz über den Status eines Projekts, die Verfügbarkeit von Ressourcen und Einhaltung von Deadlines und Meilensteinen. Vielmehr erlauben die Tools auch entsprechende Auswertungen. Damit lassen sich Kennzahlen erzeugen, die wiederum für die Anpassung und Optimierung eines Projekts erforderlich sind. Schnell wird klar, wo ein Projekt an seine Grenzen stößt und wie Eskalationen vermieden werden könnten. Sofern man davon ausgeht, dass Termintreue oberste Priorität hat, müssen nur die entsprechenden Projekt-Parameter angepasst werden, damit das Projekt „in time“ und „in budget“ abgeschlossen werden kann.

Vom erfolgreichen Projekt zu mehr Wettbewerbsfähigkeit

Entwickelt man diesen Gedanken weiter und überträgt ihn auf den Produktentwicklungsprozess wird klar, welche Kraft dieser veränderte Blickwinkel mit sich bringt. Konkret bedeutet es, dass durch die Einhaltung der Termine mehr Dynamik entsteht und so beispielsweise die Iterationsanzahl steigt und es zu einer schnelleren Marktreife von Produkten kommt. Vor dem Hintergrund, dass diese Dynamik und Agilität derzeit genau das sind, was die Wirtschaft von erfolgreichen Unternehmen einfordert, gewinnt der Aspekt der Termintreue an neuer Bedeutung.

Aber wie lässt sich die Termintreue in einem Unternehmen erhöhen – wie die notwendige Transparenz erzeugen? An dieser Stelle kommt die Digitalisierung von Prozessen und Workflows ins Spiel. Moderne Collaboration-Tools und Projektmanagement-Plattformen, wie beispielsweise InLoox, sorgen dafür, dass die einzelnen Phasen und Zuständigkeiten nachvollziehbar und damit auch leichter zu steuern sind. Ein Beispiel: Mayer & Cie., ein mittelständisches Produktionsunternehmen und globaler Marktführer im Bereich Rundstrickmaschinen, konnte seine Termintreue im Konstruktionsbereichs signifikant erhöhen und damit die Wettbewerbsfähigkeit verbessern. Wie ist das gelungen? Indem man in der Produktion eine einfache, in Outlook integrierte Projektmanagement-Lösung, InLoox, einführte. Diese sorgte dafür, dass Konstruktionsprozesse und -projekte umfassend abgebildet wurden, was sowohl im Tagesgeschäft als auch bei strategischen Projekten ein Maximum an Transparenz mit sich brachte. Das Ergebnis: Ressourcen, Projekte und Zuständigkeiten lassen sich schneller einschätzen und zielführender steuern. Das hilft, die angestrebten Ziele – in diesem Fall in der Konstruktion – termin-, ressourcen- und budgetgerechter zu erreichen. Das wiederum versetzt den Maschinenhersteller in die Lage, agiler auf Marktveränderungen zu reagieren.

Ähnliche Erfahrungen machte auch der Landmaschinenhersteller Fendt. Hier spielte das Terminmanagement vor allem deshalb eine wichtige Rolle, weil es horizontale Abhängigkeiten zwischen verschiedenen Projekten gab. Der Einsatz von InLoox brachte auch hier von der ersten Minute an eine neue Transparenz, so dass Führungskräfte schnell und unkompliziert einen Einblick bekamen, wo sich Engpässe abzeichneten. Auch bei Fendt entwickelte sich durch das neue Level an Übersichtlichkeit eine Verbesserung in der Termintreue.

Fazit

Unternehmen, die bereit sind, die Steuerung ihrer Projekte zu hinterfragen und sich einem Paradigmenwechsel zu stellen und Prozesse zu digitalisieren, werden schon nach kurzer Zeit Verbesserungen beobachten können. Gerade vor dem Hintergrund, dass eine Studie der IHK herausgefunden hat, dass sich viele Unternehmen angesichts der schnellen Entwicklung von Technologie sowie weiteren wirtschaftlichen Herausforderungen immer noch scheuen, mehr Digitalisierung zu wagen, ist es umso wichtiger erfolgreiche Beispiele bekannt zu machen.