Projektcontrolling in Dienstleistungsunternehmen

Gerade in projektorientierten Branchen wie der Dienstleistungsbranche gehört ein professionelles Projektcontrolling heute zu den wichtigsten Voraussetzungen für eine erfolgreiche Projektabwicklung und -abrechnung und damit letztendlich zu den Erfolgsfaktoren für den geschäftlichen Erfolg eines Dienstleisters. 

Ein professionelles Projektcontrolling beginnt bereits bei der sorgfältigen und präzisen Erfassung der Projektzeiten und damit verbundenen Aufwendungen (z.B. Reisekosten) und geht über eine möglichst reibungslose Übernahme dieser Daten in die Fakturierung und Finanzbuchhaltung bis zu einer möglichst zeitnahen Abrechnung der Projektkosten an den Auftraggeber.

Dass es in diesem Bereich allerdings in vielen Unternehmen in Deutschland noch Optimierungsbedarf gibt, unterstreichen die erst kürzlich vorgestellten Ergebnisse der Trendstudie Projekt-Controlling 2016.

Die Umfrage unter knapp 140 Fach- und Führungskräften in Dienstleistungsunternehmen im deutschsprachigen Raum führte u.a. zu den folgenden Ergebnissen:

• Bei 62 Prozent der Befragungsteilnehmer erfolgt die Übernahme der für ein Projekt erfassten Projektzeiten in das Abrechnungssystem manuell.

• Jedes fünfte Unternehmen rechnet seine Projektzeiten immer noch „manuell“, also mit Einsatz von Standard-Office-Programmen (Excel, Word, etc.) ab.

• Bei 58 Prozent der befragten Unternehmen erfolgt die Übernahme der Rechnungen und Reisekostenabrechnungen in die Buchhaltung auch heute noch manuell in Form von Ausdrucken, Kopien von Belegen, etc.

• Bei 49 Prozent der Unternehmen ist es allerdings in der Vergangenheit vorgekommen, dass Projektzeiten nicht erfasst wurden, bei 35 Prozent der Unternehmen kam es vor, dass die Projektzeiten zwar erfasst, aber nicht abgerechnet wurden.

Voraussetzung für ein präzises Projektcontrolling: Manuelle Prozesse und Fehlerquellen minimieren 

Wenn, wie die die oben genannten Ergebnisse der Umfrage unterstreichen, noch fast zwei Drittel der Unternehmen die Projektzeiten manuell erfassen, gehen sie bewusst oder unbewusst ein hohes Risiko ein: Die manuelle Übernahme von Projektzeiten ist nämlich fehlerträchtig und kostet viel zu viel Zeit. Unternehmen, die dies tun, riskieren damit genau die Fehler, die ebenfalls in der Umfrage zugegeben wurden: Projektzeiten werden nicht erfasst oder – noch schlimmer – zwar erfasst, aber nicht abgerechnet.

Dasselbe Risiko besteht bei der manuellen Übernahme der Rechnungen und Reisekostenabrechnungen in die Buchhaltung. Laut Umfrage ist dies ja immerhin noch bei fast 60 Prozent der Unternehmen der Fall. Auch hier entstehen zusätzlicher Aufwand und Fehlerquellen, die eigentlich nicht notwendig wären. Die Möglichkeit, die Daten für die Buchhaltung über eine integrierte Softwarelösung oder entsprechende Schnittstellen direkt aus dem Zeiterfassungssystem zu übernehmen, ist eine viel effizientere und Fehler minimierende Methode. 

Zufriedenheit vs. Optimierungspotential: ein Widerspruch? 

Scheinbar widersprüchlich erscheinen die Aussagen der Teilnehmer der Trendstudie Projekt-Controlling 2016 zur Zufriedenheit mit der bestehenden Projektcontrolling-Vorgehensweise, bzw. dem derzeit eingesetzten System und möglichen Optimierungspotentialen. So gaben in der Umfrage zwar 74 Prozent der befragten Unternehmen an, dass sie die Leistungsfähigkeit ihres gesamten Projektcontrollings als „eher hoch“ oder „hoch“ einschätzen, allerdings gaben nur 31 Prozent der Befragten an, dass keine Optimierung notwendig ist. Dieser scheinbare Widerspruch lässt sich wohl damit erklären, dass viele Unternehmen getreu dem Motto verfahren „Never change a running system“, sich aber sehr wohl darüber im Klaren sind, dass es vielleicht eine bessere Alternative geben könnte. 

Optimierungspotentiale liegen neben der bereits beschriebenen Minimierung manueller Tätigkeiten heute sicher im Bereich Mobilität – Stichwort: zeit- und orts-unabhängiger Zugriff sowohl auf die Zeiterfassung (z.B. über Mobile Apps), als auch auf den Projektverlauf und die wichtigsten Projektdaten. Im heutigen Projektgeschäft ist es mittlerweile entscheidend, überall und jederzeit auf einen Blick erkennen zu können, ob und wenn ja, welche Projekte sich aktuell in einem kritischen Zustand befinden, d.h. in denen man kurz davor ist, „draufzulegen“ oder dieses bereits tut.

Ein erfolgreiches Projektcontrolling erfordert daher möglichst aktuelle Ist-Daten, denn nur so kann man Planabweichungen frühzeitig erkennen und kurzfristig gegensteuern. Liegen die Daten erst am Monatsende vor, z.B. weil erst dann die Timesheets eingesammelt oder sogar ausgefüllt werden, verstreicht unter Umständen wichtige Zeit in der man bereits früher hätte reagieren können. Natürlich ist es wichtig, dass derartige Auswertungen in der eingesetzten Lösung einfach und unkompliziert abrufbar sind, idealerweise kann die Lösung sogar selber warnen, wenn ein Projekt in einen solchen Zustand kommt. 

Ein dritter Bereich, in dem Unternehmen heute sicher noch Optimierungsbedarf haben und mittlerweile auch erkennen, ist die Anbindung an externe Systeme wie Faktura, Finanzbuchhaltung oder CRM-System. In den meisten Unternehmen gibt es für diese Bereiche heute in den Unternehmen etablierte Anwendungen und Systeme, die über entsprechende Schnittstellen mit der Projektcontrolling-Lösung verknüpft werden müssen. So gelingt es dann auch, die zeitaufwändigen und fehlerhaften – und damit riskanten – manuellen Prozesse auf ein Minimum zu reduzieren. Die Projektdaten können nahtlos vom Projektcontrolling-System in die Drittsysteme übernommen und dort weiterverarbeitet werden. 

Abschließend spielt die Benutzerfreundlichkeit eine zentrale Rolle, denn sie bestimmt die Akzeptanz beim Endanwender. Das Thema Mobilität ist auch hier eines der Kernaspekte. Der Projektteam-Mitarbeiter möchte nicht warten müssen, bis er wieder an seinem Arbeitsplatz im Büro ist, um dort seine Arbeitszeiten und wichtige Daten zum Projekt in eine Excel-Liste einzutragen. Am liebsten ist es ihm, wenn er diese Arbeiten zeitnah auf jedem beliebigen Endgerät (Computer, Smartphone, Tablet) über eine intuitive und damit benutzerfreundliche Web-Oberfläche durchführen kann. Die Folge: Eine zeitnahe Erfassung der Arbeitszeiten und Projektdaten, was deren Genauigkeit erhöht und das Projektcontrolling auf Seiten der Projektleitung erleichtert. 

Die wichtigsten Faktoren eines erfolgreichen Projekt-Controllings 

Aus den geschilderten Herausforderungen, Risiken und Optimierungspotentialen ergeben sich für Unternehmen in projektorientierten Branchen die folgenden Erfolgsfaktoren für ein erfolgreiches Projektcontrolling, die letztendlich auch maßgebliche Kriterien für die Auswahl einer entsprechenden Softwarelösung sind: 

• Setzen Sie auf eine integrierte Projektcontrolling-Lösung, die möglichst viele Bereiche des Projekt-Controllings abdeckt (Ressourcenplanung, Zeiterfassung, Dokumentenmanagement, Rechnungsstellung) 

• Wählen Sie eine Lösung, die manuelle Arbeiten (Erfassen der Arbeitszeiten, Reisekosten, Abrechnung der Arbeitszeiten) auf ein Minimum reduziert. Integrierte Schnittstellen erleichtern dabei die Anbindung an externe Systeme und Anwendungen. 

• Achten Sie auf die Benutzerfreundlichkeit. Damit steigt auch die Akzeptanz bei den Projektbeteiligten 

• Nutzen Sie eine Lösung, die mobiles Arbeiten unterstützt. In der Regel finden die Projektarbeiten nicht am Arbeitsplatz, sondern vor Ort beim Kunden bzw. auf der Fahrt zum oder vom Kunden statt. Aus diesem Grund muss es möglich sein, dass die Projektbeteiligten zu jeder Zeit und an jedem Ort Zugriff auf die Projektdaten haben, Arbeitszeiten erfassen können, u.v.m.

Auch diese Erfolgsfaktoren für ein professionelles Projektcontrolling werden von den Ergebnissen der Trendstudie Projekt-Controlling unterstützt: Laut Umfrage wünschen sich 42 Prozent der Umfrageteilnehmer eine bessere Integration von Erfassung, Abrechnung und Buchhaltung, 40 Prozent einen besseren Überblick über den Projektstatus und 31 Prozent eine höhere Benutzerfreundlichkeit beim Erfassen der Projektzeiten. 

Fazit

Mittlerweile gibt es eine Vielzahl an Tools und Systemen, die Unternehmen in projektorientierten Branchen wie der Dienstleistungsbranche bei deren täglichen Arbeit unterstützen. Doch nur wenn diese die oben genannten Faktoren für ein erfolgreiches Projektcontrolling erfüllen, erweisen sie sich auch wirklich als nützliche Hilfe.  

Autor: Oliver Lieven, Mitbegründer und Geschäftsführer, provantis IT Solutions GmbH