Neue Arbeitsformen und mehr Effizienz am Arbeitsplatz

Seit Ray Tomlinson im Jahr 1971 die erste E-Mail verschickte, hat sich sowohl die Computer- als auch die Arbeitswelt stark gewandelt. Doch ungeachtet des technologischen Fortschritts, – sei es Smartphone oder Tablet, ist die E-Mail heute noch immer das Kommunikationsmittel erster Wahl in Unternehmen. Das hat Folgen: Viele Mitarbeiter sehen sich heute mit einer regelrechten E-Mail-Flut konfrontiert.

Werden die Mails nicht sofort gelesen und sortiert, sammelt sich binnen kürzester Zeit ein riesiger Berg ungelesener Nachrichten an. Da verwundert es nicht, dass deutsche Arbeitnehmer laut der aktuellen Studie „State of Work“ die Hälfte ihrer Arbeitszeit mit unproduktiven Aufgaben, wie dem Checken beruflicher E-Mails, verschwenden. Im Durchschnitt gehen Unternehmen dadurch rund zwei Arbeitstage pro Woche verloren. Alleine übermäßiger Mailverkehr verschlingt 13 Prozent der wöchentlichen Arbeitszeit. Langatmige Meetings (10 Prozent) und Unterbrechungen wegen nicht betriebsnotwendiger Aufgaben (9 Prozent) sind ebenfalls Produktivitätskiller.

Ein weiterer Faktor ist wohl die unbeholfene oder erst gar nicht vorhandene Digitale Transformation: 35 Prozent der Beschäftigten sagen, dass die Anzahl der Technologieanwendungen und -programme, die sie bei der Arbeit verwenden, ihre Produktivität verringert; und für ein knappes Drittel (30 Prozent) ist ihr Produktivitätsverlust auf veraltete Technologien am Arbeitsplatz zurückzuführen. Angesichts dessen sollten Unternehmen dringend ihre Arbeitsprozesse überdenken, um ihre Produktivität und Effizienz zu steigern.

Was versteht die Generation Y unter Arbeit?

Die zwischen 1981 und 1996 Geborenen (Generation Y oder Millennials) drängen auf den Arbeitsmarkt und sind teilweise bereits in Führungspositionen angekommen. Der Name Generation Y („why?“) ist Programm: Sie hinterfragen kritisch Regelungen und Prozesse. Die Zeiten von prall gefüllten Überstundenkonten als Ausweis der eigenen Leistungsfähigkeit sind vorbei und weichen einem neuen Verständnis der Work-Life-Balance: Arbeitszeit ist Lebenszeit! Gerade Millennials sind immer weniger bereit, sich für den Arbeitgeber aufzuopfern. Stattdessen suchen sie eine sinnvolle, inspirierende und erfüllende Tätigkeit. Laut einer Studie von Gallup setzen jüngere Arbeitnehmer Sinnhaftigkeit, berufliche Entwicklungsmöglichkeiten und Flexibilität geradezu voraus. Auch bei den Gehaltsvorstellungen wird selbstbewusst agiert. Diese Einstellungen aber als Faulheit abzutun oder mangelnde Arbeitsmoral zu diagnostizieren greift zu kurz, denn bis zum Jahr 2020 werden Millennials laut PwC knapp 50 Prozent der weltweiten Arbeitnehmer ausmachen.

Nicht auf die Bedürfnisse dieser Generation einzugehen, kann für Unternehmen zur echten Gefahr werden. Unzufriedene Mitarbeiter sind mit hohen Kosten verbunden; und Unzufriedenheit kann sich zum Burn-out steigern. Das Weltwirtschaftsforum beziffert den weltweiten Schaden durch das Burnout-Syndrom heute auf 322 Milliarden Dollar. Unternehmen sollten sich deshalb auf die Bedürfnisse der Millennials einstellen und Arbeit neu erfinden.

Mehr Technik führt nicht zu effizienterer Arbeit

Arbeitnehmer verlangen heute nach moderner Technologie, um Arbeit strategischer und effizienter zu gestalten. 84 Prozent der befragten deutschen Arbeitnehmer stimmen dieser Aussage zu. Durch die jahrelange Nutzung von mobilen oder cloudbasierten Anwendungen, darunter auch Google oder Social Media, sind die Generationen Y und Z an einfache, schlanke und ansprechend gestaltete Technologien gewöhnt. Fast jeder Befragte (94 Prozent) gibt an, dass Informationen am Arbeitsplatz genauso einfach zu finden sein sollten wie bei Google. Dazu zählen auch Nachrichten von Kollegen oder Updates über laufende Projekte. Dass dies an ihrem Arbeitsplatz in der Regel nicht so ist, frustriert sie. 

Obwohl Unternehmen viel Geld für die digitale Transformation aufwenden, führt dies nicht automatisch dazu, dass Mitarbeiter auch produktiver arbeiten können. Viel Geld fließt in Prozessoptimierung bei der Produktion und beim Absatz, es wird jedoch kaum in die Arbeitsplätze und die Teams selbst investiert. Dementsprechend sind 79 Prozent der Arbeitnehmer der Meinung, dass Unternehmen Chancen verpassen, da sie nicht zu moderneren technologischen Lösungen übergehen.

Wenn es um die Organisation von Arbeit auf Abteilungs- oder sogar Teamebene geht, sind die Mitarbeiter heute von den vielen verschiedenen Office-Tools – für Planung, Projektmanagement, Kommunikation und mehr – überfordert. Eigentlich ist dieser Strauß von Anwendungen dazu da, Arbeit zu erleichtern. Doch für 38 Prozent der Befragten geben eben diese Vielfalt als wesentlichen Faktor dafür an, dass ihre Produktivität beeinträchtigt wird. 

Wie moderne Arbeit funktionieren kann

Es ist also offensichtlich an der Zeit, dass die Arbeitsweise in Unternehmen überdacht wird. Modernes Work Management verfolgt einen ganzheitlichen Ansatz. Dieser soll sicherstellen, dass Mitarbeiter sich auf ihre Arbeit konzentrieren können und Teams auf die strategischen Ziele des Unternehmens ausgerichtet sind. Was den Arbeitsstil und das Look-and-Feel der Arbeitsmittel anbetrifft, so sollten diese sich daran orientieren, was Digital Natives von ihren privaten Anwendungen her gewohnt sind. Wie lassen sich also diese Hindernisse beseitigen und unsere Arbeitsweise optimieren? 

Moderne Work-Management-Plattformen führen Arbeit, Teamwork und digitale Inhalte in einer Lösung zusammen, die nicht nur intelligent und einfach zu handhaben ist, sondern auch die Möglichkeit für Analysen, Berichte, Optimierung und Automatisierung bietet. In die erfolgreiche Digitalisierung des Arbeitens sind also alle Tätigkeiten einzubeziehen, nicht nur die Projektarbeit im klassischen Sinn. Das heißt, die entsprechende Plattform muss über eine zentrale Datenbasis verfügen, auf die von überall her transparent zugegriffen werden kann und aus der sich alle Daten und der jeweilige Status der Workflows ableiten lassen. 

Nicht zuletzt muss die Neuorganisation der Arbeit natürlich mit betriebswirtschaftlichen Kennzahlen verknüpft werden. So entlastet etwa die Automatisierung von Routineaufgaben Mitarbeiter von monotonen Tätigkeiten und macht diese produktiver. Teams können ihre Aufgaben gemeinsam und abteilungsübergreifend schneller vorantreiben und bremsen sich nicht mehr gegenseitig aus. So können Unternehmen Rationalisierungsmöglichkeiten voll ausschöpfen und Gewinne steigern.

Egal, wie groß oder klein die Projekte sind, die Kernfunktionalitäten einer Plattform zur Digitalisierung des Arbeitens sind immer gleich:

• Arbeit und Projekte priorisieren: Das System sollte bei der Erfassung und Ablage von Projekten oder einfach nur von Ideen helfen und Anforderungen automatisch routen.

• Arbeit und Projekte flexibel vorantreiben: Ob agil, mit der Wasserfallmethode oder in einem hybriden Modus – das System sollte ein nahtloses Wechseln der Methodik erlauben und jedem Teammitglied damit die passende Umgebung anbieten.

• Personen richtig zuordnen: Umständliche Ressourcenplanung sollte der Vergangenheit angehören. Das System verbindet in Echtzeit automatisch Arbeitnehmer mit den passenden Kenntnissen mit der jeweils richtigen Aufgabe.

• Projektdenken überwinden: Der Fokus beim digitalen Arbeiten liegt auf den Menschen und Teams. Daher sollte eine entsprechende Plattform die mühelose Kollaboration von Teams und Abteilungen – auch über Grenzen und Kontinente hinweg – erlauben. Das System organisiert in Echtzeit das Arbeiten an Inhalten, Projekten, Aufgaben und vielem mehr. Jeder weiß immer, was als nächstes ansteht. 

• Projekt- und Teamtransparenz schaffen: Die automatische Erstellung und Verteilung visuell ansprechend aufbereiteter Reports und Berichte durch das System bedeutet eine enorme Zeitersparnis und sorgt für eine schnelle Aufdeckung von Fehlentwicklungen.

Auch wenn das Ziel immer die Einrichtung einer zentralen Informations- und Work-Management-Plattform im gesamten Unternehmen sein sollte, lassen sich erste Schritte auch im Kleinen gehen. So könnte etwa die Work-Management-Plattform zunächst an einem Projekt innerhalb einer Abteilung beispielhaft getestet werden. Die dabei gewonnenen Erfahrungen lassen sich dann in einem weiteren, abteilungsübergreifenden Projekt fortschreiben – bis schließlich sukzessive das komplette Unternehmen umgestellt ist.

Wechsel zum strategischen Work Management 

Ausgebremste Mitarbeiter sind eine verpasste Gelegenheit für Unternehmen. Deshalb ist es an der Zeit, dass Führungskräfte einen neuen Arbeitsansatz verfolgen. 85 Prozent der Befragten sind stolz auf ihre Arbeit und wünschen sich eine ablenkungsarme Arbeitsumgebung, in der es einfach ist, auch wichtige Aufgaben zu erledigen. Dazu benötigen sie bessere, fokussiertere Technologielösungen. Der Wechsel zu einem strategischen Work Management macht sowohl Mitarbeiter als auch Unternehmen fit für die Zukunft.