Moderne Hybrid-Konferenzen professionell und sicher umsetzen

Ob einkaufen, sich mit Freunden unterhalten oder ein Meeting abhalten – wir leben in einer Zeit, in der online schon so gut wie alles möglich ist. Das Arbeiten von zu Hause bzw. von überall auf der Welt ist dank Internet kein Problem mehr. Das Gleiche gilt für den Arbeitsalltag, wenn es darum geht, essenzielle Themen in Firmen zu besprechen, wo Mitarbeiter nicht anwesend sein können, aber man sie für eine Besprechung problemlos online zuschalten kann. Genau dafür gibt es die Möglichkeit einer Hybrid-Konferenz, in der es möglich wird, dass Teilnehmer vor Ort anwesend sind sowie auch online dabei sein können.

Doch wie funktioniert das genau und wie wird es einerseits professionell, andererseits vor allem sicher umgesetzt?

First things first

Zu Beginn sollte sich jeder Veranstalter die folgenden Fragen stellen: Was ist der Anker? Was soll hängen bleiben, was ist der Sinn hinter der Veranstaltung? Woran misst sich der Erfolg einer Konferenz? An einer hohen Zahl teilnehmender? An der reibungslosen Durchführung des Ablaufes? Oder in nachgängig durchgeführten Umfragen?

Sicherlich lässt sich die Kernfrage individuell beantworten, je nachdem, wen man fragt. Oft ist es sogar so, dass diese Frage nicht deckungsgleich innerhalb des Organisationsteams des Auftraggebers beantwortet wird. Aber warum ist diese Antwort so wichtig, wo sie doch so banal erscheint? Stellen wir uns im Vergleich dazu vor, wir befinden uns in der Sporthalle. Welche Sportart wollen wir ausführen? Je nach Wahl brauchen wir unterschiedliche Bekleidung (z.B. Schuhe, Protektoren), Ausrüstung (z.B. Schläger, Bälle) oder gar Geräte (z.B. Matten, Barren, Tore).

Zudem lebt ein Event von der Gemeinschaft – deshalb dürfen Zusehende, Mittrainierende und Teilnehmende des eigenen, bzw. gegnerischen Teams natürlich nicht fehlen. Der Vergleich mit Sport lässt sich ideal auf die Veranstaltung einer Hybrid-Konferenz übertragen.

Bedarfsermittlung und Streaming

Innerhalb des Prozesses der Bedarfsermittlung klären wir demnach mit dem Auftraggeber, was seine Motivation(en) der Veranstaltung ist/sind, in welchem Rahmen wie viele Leute daran teilnehmen (können), welche Bedingungen es vor Ort zu berücksichtigen gilt und wie das technische SetUp zusammengestellt wird. Das klingt einfacher als es ist, denn der Teufel steckt auch hier im Detail. Mit Kamera, einem Mikrofon und mehreren Teilnehmern von außen, ist das schnell umgesetzt. Ein Beispiel für die Komplexität einer modernen Hybrid-Konferenz ist die Frage nach dem Streaming-Weg. Worüber treten wir mit der Außenwelt in Kontakt?

Die Anzahl der möglichen Portale ist groß, ebenso deren Funktionen. Während YouTube den einfachsten Ausspielweg darstellt, ist er auch eine Einbahnstraße. Es gibt keine Möglichkeit der Partizipation seitens der Zuschauer. Wird YouTube genutzt, kann niemand direktes Feedback geben oder sich von außen zu Wort melden. Welche Alternativen gibt es?

Mit Beginn der Corona-Pandemie mauserten sich Microsoft Teams zu einem der beliebtesten Konferenz-Tools, doch hierbei sollten Veranstalter darauf achten, das Teilnehmer-Rechte-Management bestens unter Kontrolle zu haben. Es wäre sonst nicht die erste Session, die von einem Teilnehmer „geentert“ werden würde. Der Internationalisierung vieler Unternehmen geschuldet, gibt es immer häufiger nicht nur einen Stream, sondern mehrere Streams in verschiedenen Sprachen, welche vor Ort simultan gedolmetscht und gemischt werden. In einigen Fällen kann es sogar rechtliche Vorgaben geben, die erfüllt werden müssen, beispielsweise eine vorgeschriebene Form der Aufzeichnung der Konferenz oder die Bereitstellung eines redundanten Systems. Gibt es derartige Vorgaben, ist es nicht unüblich, dass eine Regie-führende Person die Konferenz aus dem Off leitet.

Wo die Konferenz stattfinden lassen?

„Oft ist es leichter, ein Setting um die Technik herum zu errichten, als den Spagat zwischen Anforderungen und räumlichen Gegebenheiten zu vollführen.“ So weit, so gut.

All diesen Punkten steht häufig der Faktor Venue gegenüber. Sei es das Platzangebot, die Infrastruktur aus Strom und Internet oder die reine Zuwegung, Kompromisse sind nicht immer zu umgehen. Gut ausgestattete Unternehmen der Veranstaltungstechnik können die Stromversorgung und den Zugang zum Internet in ausreichender Form sicherstellen, werden jedoch mit dem Eigentümer der Räumlichkeiten in einen Interessenkonflikt geraten, wenn sie anfangen, bauliche Veränderungen durchzuführen. Daher muss auch hier eine Lösung her.

Gestaltung von Bild und Ton vor Ort

Grundsätzlich hat es sich bewährt, sich eine Location mit ausreichender Größe und Infrastruktur durch die Anordnung eines Settings aus Hintergründen, Möbel und Dekoration zu eigen zu machen – gemäß dem Prinzip „Licht und Kamera machen das Bild, der Ton entsteht durch alles andere.“

So ist es besonders bei Konferenzen, an deren Ende ein Beschluss zu fassen ist, beliebt, mit Einzelplatz-Sprechstellen und einer Vielzahl von Kameras zu agieren. Die unterschiedlichen Kamera-Perspektiven zwingen Organisatoren dazu, sich mit der Ausleuchtung auseinanderzusetzen. Schließlich möchte man ein harmonisches Bild jeder Kamera senden.

Was den Ton angeht, stellen sich aufgrund naturgemäß vorhandener Schallquellen vor Ort einige Herausforderungen, da nicht alle Geräusche in den Mikrofonen, bzw. aus den Lautsprechern wiedergegeben werden sollen.

Ein sogenanntes Feedback, auch umgangssprachlich Rückkopplung genannt, findet weder bei den online Teilnehmenden noch bei den Personen vor Ort eine große Fangemeinde vor. Wenn man es mit einer unsauberen Schall-Situation zu tun hat, kann das Huygenssche Prinzip eine Ursache sein. Dies beschreibt die Frequenz-abhängige Umschließung von Hindernissen durch den Schall.

Ein Fazit

Letztendlich steht und fällt alles mit der Konzeption, was nun den Kreis zu unseren anfänglichen Fragen schließt. Stimmen Technik, Einstellungen und Räumlichkeit, muss der passende Videodienst ausgewählt werden, der es möglich macht, dass eine Konferenz zur Hybrid-Veranstaltung wird. Möchte man eine lebendige Atmosphäre kreieren, die Wortmeldungen der online Teilnehmenden erlaubt, gilt es, auf einen Streaming-Dienst zu setzen, der Interaktion ermöglicht. In jedem Fall stellen hybride Meetings eine tolle Möglichkeit dar, den facettenreichen Herausforderungen des modernen Geschäftsalltags zu begegnen – Begegnungen auf Augenhöhe bekommen Sie dann, wenn Sie dabei auf die Unterstützung einer professionellen Eventagentur setzen.