Maßgeschneiderte Reporting- und Planungslösungen: Mit dem richtigen Transportmittel ans Ziel

So unterschiedlich heutzutage die Möglichkeiten des Reisens sind, so vielfältig sind auch die Facetten für Reporting- und Planungslösungen im Unternehmen. Bei der Reise stellt sich die Frage, mit welchem Transportmittel das angestrebte Ziel am besten zu erreichen ist – per Auto, Bus, Zug oder Flugzeug?

Auch beim Unternehmensreporting im SAP existieren zahlreiche Auswahlmöglichkeiten zwischen denen der Anwender zu entscheiden hat. Frühzeitig ist zu klären, welches das gewünschte Ergebnis sein soll. Komplexes Enterprise Reporting, einfaches Web Reporting oder Ad-hoc-Reporting sind Möglichkeiten, die den Beteiligten dabei zur Auswahl stehen. Parallel dazu ist auch die entscheidende Frage nach dem richtigen Werkzeug, mit dem das gewünschte Reporting zu realisieren ist, zu klären. Glücklich schätzen kann sich dabei derjenige, dem ein professioneller Werkzeugkasten mit einer Vielzahl an möglichen Instrumenten zur Verfügung steht. SAP selbst bietet dazu mehrere Möglichkeiten. Für die Beteiligten ergeben sich konkrete Fragestellungen. Anfangs ist zu definieren, welche Sparte des Reporting in Betracht kommt:

• Druckoptimiertes Reporting (Enterprise Reporting)
• Web-Reporting (Ad-hoc/Standard-Reporting)
• Dashboard-Reporting

Auch sind im Vorfeld grundlegende Fragen zu beantworten. Diese stehen meist in Verbindung mit spezifischen Anforderungen:

• Darstellen der Informationen – in welcher Art und Weise?
• Bereitstellen der Informationen – in welchem Format?
• Adressat des Berichts – wer ist dafür zuständig?
• Empfänger des Berichts – wer soll ihn erhalten?

Druckoptimiertes Reporting

Handelt es sich um eine listenorientierte Auswertung, so bewegt sich die betroffene Person auf jeden Fall innerhalb des Enterprise Reporting (Druckoptimiertes Reporting). Eine klassische Anwendung für dieses Werkzeug ist die Konzernberichterstattung. Der druckoptimierte Bericht enthält grundsätzlich ein Deckblatt. Damit können dem Empfänger relevante Werte des Berichts direkt angezeigt werden. Dem Deckblatt folgen weitere, einzelne Seiten mit zusätzlichen Ausprägungen der Gruppen, wie beispielsweise Verkaufszahlen auf Monatsebene. Die letzte Seite des Berichts kann dazu dienen, gruppenübergreifende Werte darzustellen oder einfach als Unterschriftenzeile, durch die der Empfang bestätigt werden kann. Die Möglichkeiten für den Aufbau des Berichts sind vielfältig, um den individuellen Bedürfnissen einzelner Anwender gerecht werden zu können. Cystal Reports ist das Werkzeug, mit dem die Anforderungen an ein druckoptimiertes Reporting erfüllt werden. Darüber hinaus bietet dieses Werkzeug zahlreiche Schnittstellen zu unterschiedlichen Systemen. Beispielsweise zur Oracle-Datenbank, Access-Datenbank oder zum SAP BW beziehungsweise R/3 System. Auch die Kombination mehrerer, unterschiedlicher Quellen in einem Bericht ist mit diesem Werkzeug möglich. Des Weiteren sind bekannte Export-Formate enthalten. PDF-Format, Excel und Word gehören dazu. Ein vorhandener Server ist für die Nutzung dieses Werkzeugs keine notwendige Voraussetzung. Jedoch kann durch eine direkte Serveranbindung der professionelle Einsatz gewährleistet werden; Berichte können somit publiziert und für eine definierte Gruppe von Nutzern im Netz verfügbar gemacht werden.

WebIntelligence: Standard und Ad-hoc-Reporting

Die Frage nach den richtigen Reporting-Werkzeugen stellt sich in jedem Unternehmen. Dabei spielt das „WOFÜR“ eine entscheidende Rolle. Immer wieder werden wichtige, unternehmensrelevante Informationen relativ kurzfristig und zeitnah benötigt. Ein klassischer Fall aus der Praxis sieht so aus: der Bereichsleiter benötigt sehr kurzfristig eine Analyse der Verkaufszahlen des letzten Monats, da er kurzfristig bei seinem Vorstand berichten muss. Die gleich gewünschte Zusammensetzung des Berichts ist neu und liegt ihm in der Form nicht vor. Die Erstellung eines solchen Berichts darf nicht viel Zeit in Anspruch nehmen. Der Berichtersteller benötigt ein Werkzeug, mit dem der gewünschte Report schnell, unkompliziert und ohne großen technischen Aufwand erzeugt werden kann, sozusagen per Knopfdruck. Entscheidend ist dabei, dass zum korrekten Zeitpunkt auf die richtigen, vollständigen Daten zugegriffen wird, und die Kalkulation nach den korrekten, vordefinierten Vorschriften des Unternehmens abläuft. Das Ergebnis soll zusätzlich beeindruckend, aussagekräftig und per Web verfügbar sein. Ein mögliches Reporting-Werkzeug für diese Art der Berichts-Anforderung ist Web Intelligence. Es bietet dem Anwender viele weitere fachliche und funktionelle Vorteile. Der Berichtersteller kann einen bereits existierenden Standardbericht als Vorlage nutzen, und diesen ad hoc per Drag’n Drop-Funktion seinen aktuellen Bedürfnissen anpassen. Dank der intuitiv zu bedienenden Navigationsmöglichkeiten, ist das Erstellen eines komplett neuen Berichts auch für Vertreter der Fachseite sehr einfach. Das Wiedererkennen aus dem Internet bekannter Elemente schafft eine rascheAkzeptanz. Ein weiterer Vorteil ist, dass die Optik des Berichts sehr schnell und individuell erstellt werden kann. Durch die Nutzung vordefinierter Datenbankabfragen, sogenannter Universen, hat die Fachabteilung einen einfachen Zugriff auf die notwendigen Berichtsdaten. Dies trägt gleichzeitig dazu bei, die technische Komplexität zu reduzieren. Anwendung findet diese Art der Berichterstellung klassischerweise in der Fachabteilung. Letztendlich ist dieses Reporting-Werkzeug sehr gut geeignet, Berichte für Intranet- und Portallösungen zu liefern.

Xcelsius-Dashboards

Eine typische Reporting-Anforderung aus dem Vertrieb kann sein, die Verkaufszahlen des letzten Jahres zusammengefasst zu veröffentlichen – in Form einer Präsentation mit Animations- und Interaktionsmöglichkeiten. Auch hier stellt sich die grundlegende Frage nach dem richtigen Reporting-Werkzeug, mit dem diese spezifische Anforderung umgesetzt werden kann. Die optimale Lösung für diese Art des Reporting kann durch Nutzung eines sogenannten Dashboard (Armaturenbrett) erzielt werden. Das Dashboard hat die Aufgabe, große Mengen von meist verteilten Informationen in verdichteter Form zu visualisieren. Der Fokus liegt hierbei in der Darstellung hochaggregierter Kennzahlen. Solche Berichte lassen sich durch das Reporting-Werkzeug Xcelsius quasi im Handumdrehen verwirklichen. Die Anwendung ist einfach und benutzerfreundlich: der Reportersteller verknüpft seine Datenquelle mit der eingebetteten Excel-Oberfläche. Beim Erstellen des Modells kann er dabei die bekannten Excel-Funktionalitäten einsetzen, um beispielsweise einfache Berechnungen vorzunehmen. Grafische Darstellungsobjekte (Diagramme, Landkarten, Messuhren, etc.) ermöglichen eine anspruchsvolle Optik auf sehr hohem Niveau. Der Bericht kann anschließend als Flash-Datei einfach in ein PDF, Power Point oder Word-Dokument eingebettet oder direkt im Web-Portal veröffentlicht werden. Wenn eine Anbindung an das Quellsystemgewährleistet ist, dann werden die präsentierten Zahlen im PDF-Dokument beim Aufrufen aktualisiert. Durch den Einsatz von Steuerelementen wie Schiebe-/Drehregler entsteht für den Anwender ein zusätzlicher Nutzen. Dadurch bietet sich dem Anwender die Option eine „Was-Wäre-Wenn-Analyse“ durchzuführen. Dann könnte er in einer Veranstaltung vor seinem Publikumverschiedene Simulationen durchführen und dabei sozusagen an der Preisschraube drehen. Das Ergebnis ist ein optisch hoch ansprechendes und dynamisches Modell. In diesem Fall sind fundierte, betriebswirtschaftliche Kenntnisse verlangt, denn die Prozesse sind genauestens unter die Lupe zu nehmen. Denn im Rahmen einer Simulation ist die existierende Wertschöpfungskette korrekt und ganzheitlich darzustellen.

Planung und Konsolidierung

Neben dem richtigen Werkzeug für unternehmensspezifisches Reporting bedarf es heutzutage in den Unternehmen auch eines optimalen Werkzeugs für Planung und Konsolidierung. Aufgrund der zunehmenden internationalen Ausrichtung von Unternehmensaktivitäten ist hierbei ein Werkzeug gefragt, dass den gestiegenen Anforderungen der letzten Jahre gerecht wird. Das Sicherstellen von Compliance ist eine dieser zu erfüllenden Anforderungen. SAP Business Planning und Consolidation (BPC) stellt dem Anwender zahlreiche Funktionen zur Verfügung: gesetzliche und interne Konsolidierung, unternehmensinterne Verrechnungen, mehrstufige Zuordnungen, Währungsumrechnung, etc. Die einfache Integration in Excel, Word und Power Point stellt für den Anwender einen weiteren Nutzen dar. Die Modellierung verschiedener Planungsszenarien ist derart gestaltet, dass sie relativ einfach durch die Fachabteilungen zu realisieren ist.

Die Wahl des richtigen Werkzeugs

Letztendlich benötigt heutzutage jedes Unternehmen für seine individuellen und spezifischen Anforderungen relevante Werkzeuge, um diesen gerecht werden zu können. Neben SAP selbst gibt es natürlich noch eine Vielzahl von Third-Party-Anbietern sowie Open Source-Tools wie unsere Tabellen und Screenshots zeigen.

OLIVER DWORSCHAK / DIRK LANGENDÖRFER

Diesen Artikel finden Sie auch in der Ausgabe Juli/August 2010 des it management.