Thought Leadership
Für große Konzerne, besonders wenn sie global agieren, kann es zur Herausforderung werden, stets alle Informationen über ihre Beteiligungen verfügbar zu haben – zumal sich diese schnell verändern können. Mit althergebrachten Ansätzen, wie Excel-Tabellen, stößt man hier rasch an seine Grenzen und Silo-Lösungen einzelner Abteilungen verstärken das Problem nur noch.
Stattdessen benötigen Unternehmen eine Single Source of Truth, um die Konzernstruktur auch in einem hochdynamischen Marktumfeld stets zuverlässig abzubilden.
Per Definition ist ein Konzern ein Geflecht untereinander abhängiger Unternehmen. Trotz dieser elementaren Bedeutung von Beteiligungen wird deren Verwaltung oft noch nicht als eigene Aufgabe definiert und anerkannt. In der Praxis fällt dann das Beteiligungsmanagement häufig in den Zuständigkeitsbereich der Konzernbuchhaltung oder der Rechtsabteilung, auch die Vorstandsebene ist involviert. Es fehlt allerdings an einer festen Struktur, worunter nicht nur die Transparenz und Effizienz leiden, es können sich auch Governance- und Compliance-Probleme ergeben. Diese führen nicht nur zu Nachteilen bei der Positionierung gegenüber dem Wettbewerb, sondern auch zu ernsten rechtlichen Konsequenzen.
Die Bedeutung von Beteiligungsmanagement
Grundsätzlich erfasst der Begriff alle Aufgaben, die im Zusammenhang mit den Beteiligungen des Konzerns stehen. Dabei geht es allerdings nicht nur um Tochtergesellschaften, sondern auch um kleinere Beteiligungen. Landläufig wird der Begriff auch als Synonym für Beteiligungscontrolling verwendet – bei genauerer Betrachtung handelt es sich dabei jedoch nur um einen Teilbereich des Beteiligungsmanagements. Darüber hinaus gehören zu dieser Unternehmensaufgabe auch die Unterstützung des anorganischen Wachstums und die Begleitung verschiedener Prozesse im breiten M&A-Spektrum.
Trotz dieser herausragenden Stellung priorisieren viele Unternehmen das Beteiligungsmanagement noch nicht als zentrale Aufgabe. So müssen verschiedene Abteilungen oft – neben ihrer eigentlichen Tätigkeit – die aus dem Beteiligungsmanagement resultierenden Aufgaben mit übernehmen. Zudem fehlt es häufig an Koordination zwischen den einzelnen involvierten Stellen. Vor diesem Hintergrund gestaltet sich die Implementierung neuer Prozesse immer wieder schwierig, besonders wenn Mitarbeiter ohnehin stark ausgelastet sind.
Herausforderung für Unternehmen
Ein großer Konzern ist in der Regel kein statisches System, sondern befindet sich in stetigem Wandel. Durch Zukäufe werden zusätzliche Märkte erschlossen, neue Niederlassungen ermöglichen die Expansion auf andere Kontinente. Auf der anderen Seite kommt es immer wieder dazu, dass Beteiligungen wieder abgestoßen werden, sei es, weil sie nicht (mehr) profitabel sind oder eine strategische Neuausrichtung erfolgt ist. Trotzdem sind für nachhaltigen Erfolg immer wieder Restrukturierungsmaßnahmen erforderlich. Das zeigt sich schon anhand von Geschäftsberichten großer Unternehmen. Derartige Umstrukturierungen wirken sich nicht nur direkt, sondern auch indirekt auf das Beteiligungsmanagement aus.
Einige Unternehmen nutzen auch heute noch ganz klassische Excel-Dateien, um sich einen Überblick über die Beteiligungsstruktur des Konzerns und damit verbundenere Aufgaben zu verschaffen. Damit ist es allerdings schwierig, stets einen aktuellen Stand zu haben. Schließlich müsste sich dafür jemand um fortlaufende Updates der Tabellen kümmern – eine äußerst ungeliebte und daher gerne vernachlässigte Aufgabe. Ein aktueller Informationsstand ist aber gerade für strategische Entscheidungen im Vorstand oder Aufsichtsratssitzungen essentiell. In der Praxis ist es dann oft so, dass im Vorfeld einer solchen Sitzung Mitarbeiter unter großen Stress alle erforderlichen Informationen aktualisieren müssen, da dies im laufenden Betrieb vernachlässigt wurde.
Ein weiteres Problem mit Excel-Tabellen ist die fehlende Nachvollziehbarkeit. Diese Dokumente können mitunter sehr komplexe Dimensionen annehmen und wenn ein Mitarbeiter eine entsprechende Tabelle ohne Erläuterungen anlegt, ist nicht sichergestellt, dass ein anderer sie auch versteht. Das kann bei einem Personalwechsel sehr problematisch werden. Aber auch das Verschicken oder anderweitige Übermitteln von Daten zwischen verschiedenen Abteilungen kann zum Problem werden. Damit verbunden ist ein weiterer Arbeitsaufwand für die Kommunikation und damit eine zusätzliche mögliche Fehlerquelle und Konfliktpotenzial.
Effizienzgewinne durch die richtige Software
Anstelle von improvisierten Workarounds sollten Unternehmen eine dezidierte Verwaltungssoftware wie Diligent Entities für das Management ihrer Beteiligungen verwenden. So lassen sich alle erforderlichen Daten und Dokumente an einem zentralen Ort bündeln, auf den dann alle berechtigten Stakeholder zugreifen können. Damit können Mitarbeiter auch Berichte für Aufsichtsratssitzungen mit viel weniger Zeitaufwand erstellen. Die Software macht sogar Vorschläge für grafische Visualisierungen, wodurch sich die Daten anschaulicher darstellen lassen. Außerdem werden aus der Lösung Veränderungen der Konzernstruktur über die Zeit sichtbar. Diese Funktion ist besonders für die Erstellung von Jahresabschlüssen und anderen Berichten hilfreich und spart gegenüber der manuellen Erstellung viel Zeit.
Software für das Beteiligungsmanagement hilft Unternehmen auch dabei, Verträge zwischen einzelnen Gesellschaften immer im Blick zu haben und für Transparenz zu sorgen, etwa bei Darlehen oder Gewinnabführungsverträgen. Entsprechende Informationen sollte man nicht nur für den Fall einer Betriebsprüfung immer vorlegen können, sie können auch für diverse Sitzungen und die Abschlussprüfung von Bedeutung sein. Diligent Entities stellt dabei eine einzige vertrauenswürdige Informationsquelle zur Verfügung. Daten lassen sich daraus ganz einfach in gängigen Formaten, wie Word-, Excel- oder PDF-Dokumenten, exportieren. Die Genauigkeit der Daten wird durch besondere Datensicherungsprozesse und kontrollierte Änderungen sichergestellt. Um die Konformität mit Datenschutzauflagen wie die der DSGVO sicherzustellen, werden Kundendaten aus der EU auch ausschließlich in EU- Ländern gespeichert.
Fazit
Software für das Beteiligungsmanagement hilft Unternehmen dabei, strenge Compliance-Vorgaben einzuhalten und liefert gleichzeitig eine zentrale Informationsbasis. Damit fällt es leichter, Vorstandssitzungen vorzubereiten und strategische Analysen durchzuführen. Dadurch, dass sie Informationen immer griffbereit haben, verringern Unternehmen ihre Reaktionszeit und verschaffen sich somit wiederum einen Wettbewerbsvorteil. Gerade in der aktuellen Situation durch die Corona-Pandemie, in der persönliche Zusammenkünfte entweder gar nicht mehr oder nur sehr eingeschränkt möglich sind, sind effiziente Prozesse umso wichtiger. Unternehmen müssen sicherstellen, dass Führungskräfte auch aus dem Homeoffice auf wichtige und stets aktuelle Daten zugreifen können. Muss man sich stattdessen bei verschiedenen Abteilungen durchfragen, um die benötigten Informationen zu bekommen, sorgt das für unnötige Verzögerungen und somit Nachteilen gegenüber dem Wettbewerb.
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