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Heutzutage ist die intelligente Dokumentenverarbeitung (IDP) für nahezu jedes Unternehmen wichtig. Bei der Vielzahl an Angeboten kann es jedoch für Interessierte schwierig sein, den passenden Anbieter herauszufiltern. Trotzdem sollten sich Unternehmen Zeit nehmen und mit IDP beschäftigen, das viele Geschäftsprozesse, Arbeitsabläufe und Dokumentenverwaltung in vielerlei Hinsicht vereinfacht.
Was ist intelligente Dokumentenverarbeitung?
Das Intelligent Document Processing (IDP) bzw. die intelligente Dokumentenverarbeitung stellt eine Form der fortgeschrittenen Automatisierung im Rahmen der Datenwissenschaft dar. Somit sollen unstrukturierte Daten besser geordnet und für den Anwender leichter zugänglich gemacht werden. Die IDP kann
- NPL – natürliche Sprachverarbeitung
- OCR – optische Zeichenerkennung
- Computer Vision
- Maschinelles Erlernen
- RPA – robotergestützte Prozessautomatisierung
und viele weitere Punkte umfassen. Kurzum: Die IDP unterstützt das Zusammenfassen und die Analyse verschiedener Daten sowie Dokumente. Das ist vor allem wichtig, um mehr Ordnung und System im Bereich von juristischen, medizinischen sowie finanziellen Dokumenten oder bei Geschäftsunterlagen nebst privater Korrespondenz zu schaffen.
Vor allem Banken, aber auch Unternehmen mit Personalwesen können von diesen Systemen profitieren. Dabei liefert die IDP den schnellen Zugriff auf verschiedene Dokumente, regelt unterschiedliche Arbeitsabläufe und sorgt demnach für einen reibungslosen Arbeitsalltag.
Warum gewinnt die IDP immer mehr an Interesse?
Pandemien, Schwierigkeiten bei der Daten- und Dokumentenabwicklung sowie höherer Arbeitsaufwand sind nur einige Faktoren, die jedoch die Nachfrage von IDP ansteigen lassen. Immer mehr Unternehmen setzen schließlich auf Home Office, was jedoch den Zugang zu verschiedenen Dokumenten erschweren kann. Die Digitalisierung von Papierdokumenten ist in diesem Zusammenhang unerlässlich und wird in den kommenden Jahren immer mehr in den Fokus rücken.
Der Einsatz von intelligenten IDP Lösungen ist in diesem Rahmen überaus wichtig. Somit lassen sich schließlich unterschiedliche Arbeitsschritte verkürzen und Arbeitsprozesse besser nachverfolgen. Die Nutzung von manuellen Prozessen wird demzufolge allmählich abgeschafft, das Fachwissen von Mitarbeitern hingegen optimal genutzt. Das Suchen von Dokumenten oder Daten erfolgt dabei zeitnah, sodass Kunden, Patienten oder Klienten ein vorteilhafterer Service angeboten werden kann.
Dank der intelligenten Dokumentenverwaltung stehen verschiedene Daten binnen weniger Augenblicke zur Verfügung. Niemand muss mehr Akten aus Regalen ziehen oder in den Ablagen nach deren Verbleib forschen. Alles ist in speziellen Systemen hinterlegt und somit jederzeit abrufbereit.
Was ist der Unterschied zwischen IDP und OCR?
Bei der OCR (Optical Character Recognition) werden Dokumente gescannt und in maschinenlesbare Form gebracht. Das ist ein Vorteil, doch das System versteht die eingespeisten Daten nicht, was hingegen bei der IDP möglich ist. Die intelligente Dokumentenverarbeitung ist somit eine vorteilhaftere Lösung zur OCR.
Beispiel: OCR kann dem Anwender mitteilen, dass die Zahl 1990 über spezielle Pixel verfügt. Jedoch versteht das System nicht, dass es sich bei diesen Ziffern um eine Jahreszahl oder um einen Teil eines Geburtsdatums handelt. Die IDP nimmt diese Zahl jedoch besser wahr und versteht den Zusammenhang.
IDP arbeitet zudem nicht nur schneller, sondern lässt sich auch einfacher bedienen. Es verarbeitet verschiedene Dokumente vollständig und komplett automatisiert. Dabei versteht es Daten, die in einem direkten Kontext stehen und lässt sich ideal mit dem bestehenden Systemen verbinden. Da es ein selbstlernendes System ist, hat es mit weiteren Arbeitsschritten oder Arbeitsvorgängen keine Schwierigkeiten, sondern unterstützt den Arbeitsalltag in zahlreichen Firmen und Unternehmen.
Dabei agiert die IDP mit hoher Geschwindigkeit, was Zeit einspart und für andere Arbeitsvorgänge genutzt werden kann. Mitarbeiter können sich somit auf andere Bereiche konzentrieren, während die intelligente Dokumentenverarbeitung innerhalb kurzer Zeit Daten extrahiert und klassifiziert. Ein Vorteil für jedes Unternehmen, dass Geld und Zeit sinnvoller nutzen und dennoch Geschäftsziele vorantreiben möchte.
