Hybrides Arbeiten ist kein Selbstläufer: Drei Tipps, um Hürden zu überwinden

Zurück im Büro – und alles läuft einfach so weiter, wie vor wenigen Jahren? Diese Vorstellung greift zu kurz. Denn die Arbeitsweise in Unternehmen hat sich grundlegend gewandelt: Mitarbeiter:innen nutzen flexibel die Räumlichkeiten im Unternehmen und arbeiten mobil von zuhause.

Hybrides Arbeiten ist hier das Stichwort – das erleben wir bei Bechtle, sehen diese Entwicklung aber auch bei unseren Kunden. Die Herausforderung: Zwar steht Technik für das Arbeiten von überall bereit – doch damit ist es längst nicht getan. Gerade in hybriden Teams muss Kommunikation und Zusammenarbeit neu gedacht werden. Im Folgenden beleuchte ich drei Aspekte des Austauschs in hybriden, virtuellen Teams. Erfahren Sie mehr über mögliche Herausforderungen und wie Sie diese erfolgreich meistern.

1. Auf die Struktur kommt es an: individuelle Guiding Principles.

Unternehmen, die hybrides Arbeiten leben und mit Change-Prozessen begleiten, sind, im Gegensatz zu anderen Firmen, die nur die Möglichkeit oder die passende technische Ausstattung bereitstellen, klar im Vorteil. Für mich ist der ganzheitliche Ansatz ein wichtiger Erfolgsfaktor, den viele Unternehmen bislang vernachlässigen. Zwar gibt es in den meisten Firmen Vorschriften, wie oft einzelne Mitarbeiter:innen das Homeoffice nutzen können. Darüber hinaus haben aber nur wenige die Zusammenarbeit in der hybriden Arbeitswelt weiter ausdefiniert. Wichtig finde ich, dass es Leitlinien für das ganze Unternehmen gibt. Dieses lockere Regelwerk muss einen ersten grundsätzlichen Rahmen vorgeben – gerade für Themen wie den Aufbau von Meetings oder die Nutzung von Kommunikationswegen und Technik.

Der Orientierungsrahmen sollte im ersten Schritt auf höchster Ebene ausgearbeitet und umgesetzt werden. Bei unseren Kunden sehe ich aber wie schwer es ist, allgemeine Regelungen für die ganze Firma aufzusetzen. Ein vorgegebenes, zentral erarbeitetes Regelwerk erfüllt oft nicht die Erfordernisse der verschiedenen Bereiche. So stellt die Marketingabteilung andere Anforderungen an Kommunikationswege wie beispielsweise die Produktion. Vielmehr sollten die Guiding Principles so etwas wie der „Stein des Anstoßes“ sein, der die einzelnen Abteilungen und Teams dazu bewegt, sich individuell Gedanken zu machen. Jedes Team sollte die Regeln nach seiner Arbeitsweise adaptieren und nochmals optimieren – dieses Vorgehen holt meiner Erfahrung nach die Mitarbeiter:innen am besten ab und erleichtert die hybride Zusammenarbeit.

2. Der Mensch zählt: Selbstfürsorge wird immer wichtiger.

In der hybriden Arbeitsweise liegen viele Chancen: Mitarbeitende müssen weniger an andere Standorte oder zu Kunden reisen, können sich rund um den Globus besser vernetzen und sparen lange Anfahrtswege ins Büro – um nur einige zu nennen. Aber hier liegen auch Herausforderungen. Viele berichten beispielsweise, dass sie von einem Termin in den nächsten springen. Die Folge: ungesunder Dauerstress. Umso wichtiger ist es, den Faktor Mensch beim hybriden Arbeiten zu berücksichtigen. Mitarbeitende benötigen ausreichend Pausen, müssen sich genügend bewegen und auf die Arbeitszeit an sich achten.

Dabei muss jede einzelne Person die eigenen Bedürfnisse im Blick behalten. Im Homeoffice ist die Trennung zwischen Beruf und Freizeit zunehmend fließend. Auch der Arbeitsweg, eine Zeit, in der sich Mitarbeitende bewusst auf die Arbeit einstellen oder von ihr wieder Abstand nehmen, entfällt vermehrt. Das Thema Self-Awareness wird darum immer wichtiger. Für mich sind hier auch die Unternehmen in der Pflicht, den Mitarbeitenden die notwendigen Werkzeuge an die Hand zu geben. Sie müssen dafür sensibilisieren, auf die eigenen Bedürfnisse zu achten. Das kann in Form von Seminaren, Workshops oder Teamevents geschehen – aber auch Technologie kann unterstützen, ein Gefühl für die Arbeitszeit zu bekommen. Mittlerweile gibt es Tools wie Viva Insights oder Viva Suite von Microsoft zur individuellen und bewussten Selfreflektion. So können alle am Ende eines Arbeitstages für sich sehen, wie lange sie wirklich gearbeitet haben, wie viele E-Mails sie bekommen und ob sie genügend Pausen gemacht haben. Wichtig ist dabei, dass vorgesetzte Personen mit gutem Beispiel vorangehen und die Selbstfürsorge auch leben.

Darüber hinaus sollten Unternehmen die Mitarbeitenden rechtzeitig mit ins Boot holen. Denn am Ende ist es wichtig, dass die Anwender:innen die neuen Möglichkeiten auch nutzen. Größere Unternehmen setzen hier meist auf strukturierte User Adaption – kleinere Firmen haben oftmals nicht die notwendigen Ressourcen im Haus. Dann begleiten wir als IT-Partner diesen wichtigen Schritt und stellen so sicher, dass Mitarbeitende neue Arbeitsweisen und technologische Unterstützung verstehen – und auch wirklich gewinnbringend nutzen.

3. Die Technik muss stimmen: reibungslose Zusammenarbeit.

Natürlich ist am Ende die Technologie entscheidend, um reibungslose Zusammenarbeit und moderne Kommunikation zu ermöglichen. Egal, wo ich als Mitarbeitender sitze: Ohne geeignete Grundausstattung sind hybride Arbeitskonzepte nicht zu realisieren. Bei unseren Kunden sehen wir, dass mittlerweile so gut wie alle Unternehmen ihren Mitarbeitenden die passende Ausstattung für agiles Arbeiten zur Verfügung stellen. Doch durch hybride Arbeitsmethoden ergeben sich neue Herausforderungen – gerade was das Thema Meetings angeht. Eine rudimentäre Meetingraum-Ausstattung reicht heute beispielsweise nicht mehr für erfolgreiche hybride Meetings aus. Hier liegt dringender Handlungsbedarf. Es lohnt sich für Unternehmen schnell, auf moderne Meetingraum-Konzepte und die passende Ausstattung ihres Teams zu setzen.

Ein weiterer Punkt ist die Flut an unterschiedlichen Tools, die viele Unternehmen nutzen. In der Pandemie wurden oftmals neue Kommunikationswege wie Plattformen und Chats eingeführt. Was viele dabei vergessen haben: diese zu verknüpfen oder deren Nutzung strategisch zu definieren. Die Folge ist ein Tool-Chaos. Die meisten Teams werden ineffektiv, wenn sie über viele verschiedene Wege und ohne klare Regelungen miteinander kommunizieren. Wir unterstützen unsere Kunden dabei, wieder Struktur in ihre Kommunikation und Tool-Landschaft zu bekommen. Dafür betrachten wir im ersten Schritt den Status quo, die unterschiedlichen Kommunikationswege und erarbeiten gemeinsam die erwähnten Guiding Principles.

Zusammenfassend kommt es für mich darauf an, alle Aspekte miteinander zu vereinen, um hybride Zusammenarbeit erfolgreich gestalten zu können. Dazu gehören: die passende Technologie in Form von Soft- und Hardware sowie eine moderne Firmenphilosophie, die hybrides Arbeiten wirklich ermöglicht und unterstützende Guiding Principles bereitstellt. Und nicht zuletzt die Schulung und Begleitung von ganzen Teams und einzelnen Mitarbeitenden, um sie an veränderte Arbeitsweisen heranzuführen. Nur so können Unternehmen sicherstellen, dass die zwischenmenschliche Kommunikation auch in der hybriden Arbeitswelt funktioniert und Teams effizient zusammenarbeiten.