Hybrides Arbeiten – Die Dreifach-Fit-Formel

Organisatorische, technische und kulturelle Voraussetzungen schaffen, Arbeiten am Küchentisch, virtuelle Meetings und der Abschied von der Teeküche: Der Arbeitsalltag hat sich für Millionen von Büro-Angestellten während der Pandemie radikal geändert. Dabei zeigte sich vielfach, dass ein Laptop allein noch keine gute dezentrale Zusammenarbeit aus macht. Denn oftmals hatten die Unternehmen gar keine Chance, ihre organisatorischen Abläufe, Prozesse, Tools und Werkzeuge der neuen Realität anzupassen  – von der Unternehmenskultur ganz zu schweigen.

Seitdem ist einige Zeit vergangen, die Büros haben sich wieder mit Leben gefüllt. Die radikale Präsenzpflicht, wie sie Twitter & Co. wieder einführen, ist allerdings wenig beliebt bei Angestellten: Hybrides Arbeiten, also der flexible Wechsel zwischen Büro und mobiler Arbeit, setzen heute viele als Standard voraus. Doch nicht alle Unternehmen haben die Zeit genutzt, um sich fit für die neue Arbeitsrealität zu machen. 

Wunsch trifft Realität

Vom gemischten Meeting mit Mitarbeitenden vor Ort und zu Hause über die  funktionierende Datenablage bis zur Gleichbehandlung von Remote und Office Work: Was als schöne, neue Arbeitswelt gedacht ist, kann genau das Gegenteil bewirken, wenn die Voraussetzungen nicht stimmen. Prozesse werden langsamer, Ziele werden gerissen, Mitarbeitende werden unzufrieden oder wenden sich sogar vom Unternehmen ab. Denn beim Versuch, eine neue Arbeitsweise  mittels unzureichender Tools in unpassende Strukturen zu pressen und dabei auf ein gutes Arbeitsklima zu spekulieren, sind Konflikte vorprogrammiert. Mit neuen Tools oder Regeln gegenzusteuern, ist  zwar löblich – doch einzelne Maßnahmen reichen oft nicht aus. Nur durch ein gelungenes Zusammenspiel von Organisation, Technik und Kultur können Unternehmen und Angestellte gleichermaßen von hybrider Arbeit profitieren. 

Organisatorische Voraussetzungen

Die Prozesse, Richtlinien und Management-Methoden bilden häufig noch starre, hierarchische Unternehmen in großen Büros ab – was gar nicht mehr der Fall  ist. Stattdessen ist Flexibilität Herzstück der hybriden Arbeit, und zwar nicht nur  bei der Wahl der Arbeitszeiten und -orte. Ein modernes Projektmanagement mit Objectives & Key Results (OKR) oder agilen Methoden sorgt dafür, dass die Angestellten ihr individuellen Aufgaben besser eigenständig organisieren können. Eine klare Definition von Rollen und Kompetenzen ist dabei unabdingbar, um die Arbeit im Team fair aufzuteilen. Die Etablierung von Kommunikationsrichtlinien ist ebenfalls wichtig: Gerade in hybriden Teams, die sich nicht jeden Tag an einem Ort treffen, gilt es, Missverständnisse zu vermeiden und sicherzustellen, dass alle Mitarbeitenden stets auf dem neuesten  Informationsstand sind. Auch kleine Neuerungen sollten dabei durch Schulungen und moderne Lernformate an die Mitarbeitenden herangetragen werden. Ohnehin hat lebenslanges Lernen einen festen Platz in modernen Unternehmen. So lassen sich individuelle Stärken jedes Mitarbeitenden kontinuierlich fördern, um das Unternehmen gemeinsam auf neue Herausforderungen vorzubereiten. 

Die passenden Tools

Technik und Tools für hybrides Arbeiten sind heute reichlich vorhanden. Manchmal zu reichlich, um einen Überblick zu behalten. Entscheidend ist es, den Mitarbeitenden eine nahtlos integrierte digitale Umgebung zu bieten – bei der es unerheblich ist, wo und wann die Arbeit stattfindet. Ein intelligent vernetzter Arbeitsplatz bietet eine Kombination von Software und Services, die den Arbeitsalltag für alle erleichtern. 

• Infrastruktur: Neben Laptops und Videokonferenzsystemen ist eine Plattform für den Zugang zu zentralen Daten und Ressourcen und die sichere Datenablagen unerlässlich, etwa über ein ECM-System oder Cloud Lösungen. Alle Tools müssen miteinander interagieren können, um einen reibungslosen Arbeitsablauf zu gewährleisten. 
• Kollaborationstools: Moderne Kollaborationstools wie Microsoft 365  ermöglichen eine effiziente Zusammenarbeit. Im Zusammenspiel mit digitalisierten Prozessen und automatisierten Workflows können viele all tägliche Arbeiten reibungslos und fehlerfrei erledigt werden.
• Datenbasierte Entscheidungen: Hybride Teams können besser und  schneller zusammenarbeiten, wenn  sie vorhandener Daten intelligent nutzen. Durch Echtzeit-Auswertungen  können Teams schnell auf Marktveränderungen reagieren und fundierte  Entscheidungen treffen.
• Informationssicherheit: Der Schutz sensibler Daten war nie wichtiger als heute. Neben technischen Schutzmaßnahmen muss aber auch die menschliche Firewall up-to-date sein: Regelmäßige Schulungen der Mitarbeitenden sind für eine umfassende Informationssicherheit unerlässlich.
• Managed Services: Auslagerung und Automatisierung von Aufgaben entlasten neben den Teams auch die IT-Abteilungen – ein wirksames Mittel, um Fachkräftemangel und Überlastung entgegenzuwirken. 

Eine zeitgemäße Unternehmenskultur

Die organisatorischen und technischen Aspekte sind zwar entscheidend dafür, dass hybrides Arbeiten funktioniert – doch um den Arbeitsalltag wirklich besser für alle zu gestalten, muss auch ein Wandel der Unternehmenskultur spürbar sein. Moderne Unternehmen setzen auf Vertrauen zwischen Führungskräften und Mitarbeitenden, Diversität und Inklusion sowie Delegation von Verantwortung. Auch eine gute Work-Life-Balance trägt zur Zufriedenheit und Produktivität bei, wobei die Einhaltung der Grenzen zwischen Arbeit und Privatleben auch beim mobilen Arbeiten wichtig ist – Stichwort: mentale Gesundheit. Stressmanagement und Gesundheitskurse tragen zusätzlich zur Prävention bei. Ein gutes Arbeitsklima trägt letztendlich zur Resilienz des Unternehmens bei. Flexible und anpassungsfähige Teams sind langfristig belastbarer und können die Herausforderungen der volatilen Geschäftswelt gemeinsam stemmen.

Doping für die Digitalisierung

Die To-do-Liste mag lang erscheinen – doch glücklicherweise müssen die wenigsten Unternehmen bei Null anfangen. Die Grundsteine sind häufig bereits gelegt und mit kleinen Anpassungen geht es einen großen Schritt voran. Es kann sich auszahlen, an der richtigen Stelle kompetente externe Unterstützung zu holen. Zum Beispiel bei der technischen Umsetzung des intelligent vernetzten Arbeitsplatzes: Konica Minolta steht kleinen, mittelgroßen und großen Unternehmen als erfahrener Technologie- und Managed Service Provider zur Seite. Mit Beratung zu einzelnen Tools oder ganzen Digitalisierungsstrategien sowie konkreter Unterstützung bei der Umsetzung von IT-Projekten bringen die Consultants die digitale Transformation voran. Besondere Schwerpunkte bei ECM-Systemen, Cloud Printing, Microsoft 365, Dynamics 365 BC, Power Platform und Teams-Räumen.  Auch Informationssicherheit, Mitarbeitenden- und Admin-Schulungen gehören zum Portfolio. 

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