Thought Leadership
Im Jahr 2020, inmitten von Corona, waren Tagungen oder Kongresse in 57 Prozent aller Fälle der Hauptanlass für virtuelle oder hybride Veranstaltungen in Deutschland. So sagt es Statista. Die Pandemie ging, doch Hybrid- und Remoteveranstaltungen blieben, auch über die oben genannten Formate hinaus.
Die alternativen Event-Formen verbinden dabei das Beste aus digitaler und analoger Welt. Was in der Theorie simpel klingt, stellt Unternehmen in der Praxis vor einige Herausforderungen. Die folgenden acht Tipps unterstützen Veranstalter:innen darin, gut durchdachte Online- und Hybridevents auf die Beine zu stellen.
Welches Format darf es sein?
Jede gut geplante Veranstaltung basiert auf einem geeigneten Format. Handelt es sich um ein Webinar oder wünschen die Teilnehmenden die spätere Nutzung von Aufzeichnungen? Werden die Inhalte frontal präsentiert oder im Rahmen einer offenen Diskussionsrunden? Diese Fragen im Vorwege zu klären, erleichtert später den Ablauf.
Das richtige Tool zum Format
Unterschiedliche Videokonferenzlösungen bieten Usern verschiedene Funktionen. Erstere schossen im Zuge der Pandemie wie Pilze aus dem Boden. Damit Veranstaltungsplanende sich bei der Auswahl nicht verzetteln, greifen sie optimalerweise auf etablierte Tools zurück. Dazu zählen beispielsweise Zoom, Microsoft Teams oder Google Meet. Außerdem stehen Event-Beteiligte in der Verantwortung, die jeweilige Software vorab auf Aktualität prüfen und für die Lizensierung ihrer Tools zu sorgen.
Wie steht es um die Aufgabenverteilung?
Einzig die Übertragung eines Livestreams macht noch keine erfolgreiche Hybrid-Veranstaltung. Die soziale Komponente eines Onsite Events mit Tech-Elementen virtueller Konferenzen verknüpfen, so lautet die Erwartungshaltung. Unternehmen, die ein solches Event planen, sollten die zahlreichen Aufgabenfelder innerhalb der Prozessabläufe an externe Dienstleistungsunternehmen outsourcen. Im Falle von mehrsprachigen Events, tun Firmen gut daran, beratende Dolmetschende hinzuzuziehen, die auf die Organisation von digitalen oder hybriden Events spezialisiert sind. Veranstaltungsplanende sparen Arbeitsaufwand, Zeit, Geld und sichern den Erfolg ihres Events.
Hauptsache, das Netz ist stabil!
Eine instabiler Internetzugang frustriert alle Event-Beteiligten. Lange Latenzzeiten führen zu stockenden bis eingefrorenen Bild- und Tonübertragungen und Präsentationsinhalte gehen beim Publikum verloren. Als unabdingbar erweisen sich sowohl für Teilnehmende als auch für Sprachmittler:innen eine leistungsstake wie kompatible Hardware und solide Internetverbindung.
Optimale Akustik is key
Noch so gute Übersetzungsarbeit geht bei schlechter Akustik verloren. Der Verlust bedeutsamer Sprachinhalte, dem Stille-Post-Prinzip geschuldet, schadet der Kommunikation massiv. Veranstaltungen in geräuscharmer Umgebung gewährleisten ein qualitativ hochwertiges Resultat und ein rundum gelungenes Event. Tontechniker:innen führen im Best Case einen Double Check vor Konferenzbeginn durch und optimieren die Raumakustik.
Intuitive Einladungen sammeln Bonuspunkte bei Gäst:innen
Anwenderfreundliche Veranstaltungseinladungen zahlen auf die Zufriedenheit der Event-Teilnehmenden ein. Einladungen mit der sogenannten One Tap Dial-In-Funktion gelten unter Gäst:innen deshalb als besonders beliebt.
Vorbesprechungen sichern den Event-Erfolg
Um Störungen im Konferenzablauf vorzubeugen, liegt es im Interesse der Planungsbeteiligten, Dolmetscher:innen über sprachliche Besonderheiten der Redner:innen wie Sprachfehler, Akzente oder Dialekte aufzuklären. Auch eine ausführliche inhaltliche Vorbesprechung mit den Sprachmittler:innen ist wertvoll.
Generalprobe nicht vergessen
Ein letzter Blick auf die Checkliste und ein gut geplanter Dry-Run mit den Dolmetschenden sichert doppelt ab. Technische Schwierigkeiten oder Unklarheiten tauchen oftmals erst in letzter Minute auf, können jedoch meist im Vorfeld behoben werden. Das begünstigt einen störungsfreien Veranstaltungsablauf. Wenn alle Teilnehmenden termingerecht über den Ablaufplan der Konferenz Bescheid wissen, sorgt dies außerdem für Klarheit.
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