Digitale Assistenten: Die Revolution im Projektmanagement

Laut einer Umfrage des Project Management Institute aus dem Jahre 2018 scheitern 21 % aller Projekte aufgrund begrenzter oder angespannter Ressourcen. Doch die notwendigen Anwendungen und Schritte zur Digitalisierung in den Fachabteilungen sind für viele Unternehmen überlebenswichtig.

Häufig ist die erfolgreiche Umsetzung eines Projektes nicht ganz einfach. Immer wieder wird viel Geld verschwendet oder die umgesetzten Projekte erzielen nicht die gewünschten Ergebnisse, da das Zusammenspiel zwischen Fachseite und Entwicklung für viele Projektmanager eine große Herausforderung bedeutet. Entscheidend ist deshalb die Unterstützung von der Planung bis zur Umsetzung. Sie ist der wichtigste Schritt, um sicherzustellen, dass ein Projekt termingerecht innerhalb des vorgegebenen Budgets fertiggestellt werden kann.

Doch auch trotz der besten Planung kann es während der Durchführung des Projektes zu Schwierigkeiten kommen. Es muss sichergestellt sein, dass alle Mitarbeiter auch ohne IT-Kenntnisse ihr Know-how einbringen können und ihren Beitrag leisten. Wichtig ist, dass der Projektleiter den Überblick über das gesamte Projekt behält und dafür sorgt, dass Zwischenziele erreicht werden. Um dem Projektleiter hierbei die Arbeit zu erleichtern, greifen viele Unternehmen auf klassische Projektplanungssoftware zurück. Aber trotzdem sind damit häufig nicht alle Probleme gelöst. Es gibt oft immer noch eine Liste an Dingen, die den Erfolg des Projektes negativ beeinflussen können:

• Es werden zu viele Tools für verschiedene Aspekte des Projekts verwendet.
• Das Schreiben von E-Mails zwischen den Team-Mitgliedern kostet enorm viel Zeit.
• Die Projektplanung und tatsächliche Entwicklung müssen aufwendig abgeglichen werden.
• Nicht jeder Mitarbeiter kann von überall auf die benötigten Informationen zugreifen.
• Mitarbeiter müssen häufig per Telefon an Abgaben und Deadlines erinnert werden.
• Probleme werden nicht zuverlässig und automatisiert dokumentiert.
• Mögliche Risiken werden nicht direkt angezeigt oder in der Fachabteilung abgefragt.
• Die Zusammenarbeit zwischen den Mitarbeitern ist nicht effizient oder effektiv.
• Fachseite und Entwicklung sprechen unterschiedliche Sprachen.
• Die Expertise der fachlichen Experten muss mühsam in IT übersetzt werden.
• Ergebnisse weichen häufig von den eigentlichen Vorstellungen der Abteilungen ab.

Mit MR.KNOW, dem digitalen Assistenten, gehören jedoch all diese Probleme der Vergangenheit an. Sämtliche Arbeitsschritte werden von dem MR.KNOW – PROJECT ASSISTANT in einer Anwendung gebündelt und übersichtlich visualisiert. Dem Projektleiter und allen Mitarbeitern stehen so alle Informationen zu jeder Zeit zur Verfügung.

Projektumsetzungen einfach wie nie

Ein digitaler Assistent ist mehr als ein gewöhnliches Projektmanagement-Tool: Der MR.KNOW – PROJECT ASSISTANT unterstützt von der Planung bis zur kompletten Umsetzung. 

• Der Assistent führt durch das gesamte Projekt
• Forecasting und Kalkulationsunterstützung
• Kanban-Board und individuelle Dashboards
• Einbindung bestehender PM-Tools möglich
• Individuelle Workflows für Termine und Aufgaben
• Prozesserstellung (BPMN) anhand fachlicher Beschreibung
• Prozesslandkarten und Übersichten
• Automatisierte Oberflächen- und Design-Vorschläge
• Prozesse etwa für die Projektzeiterfassung, Leistungsnachweise, Risikomanagement, Auftragsbearbeitung und Projektabrechnungen
• Individuelle visuelle Umsetzung (Desktop, Mobil, Avatare)
• Integration in bestehende Systeme mittels Middleware
• Schnelle Anpassung durch die Fachseite dank Zero Coding
• Erweiterungen mit Capturing, Archivierung oder KI möglich

Vom Start des Projektes angefangen hilft der MR.KNOW – PROJECT ASSISTANT bei der Definition des Projektes, der Einholung von Genehmigungen und Freigaben und dem Festlegen von Terminen und Deadlines. Ist alles organisiert, lassen sich die Mitarbeiter zum Projekt einladen und die Ausführung kann beginnen. Auch hier unterstützt der MR.KNOW – PROJECT ASSISTANT in vielen Bereichen. Durch das integrierte Prozessmanagement (BPM inspire) ist es möglich, den Assistenten Anfragen und Entscheidungen automatisiert bearbeiten zu lassen. So sparen sich die Mitarbeiter Zeit für die Umsetzung wichtiger Aufgaben.

Damit diese auch problemlos ausgeführt werden können, verwaltet der digitale Assistent dann sämtliche Ressourcen und Dokumente, die für das Projekt benötigt werden. Und über die INSPIRE PLATFORM (Cloud) können natürlich alle Mitarbeiter von überall darauf zugreifen. Ist das Projekt erfolgreich abgeschlossen, sorgt der MR.KNOW – PROJECT ASSISTANT dafür, dass auch zum Projektabschluss keine Aufgaben unerledigt bleiben und hilft anschließend bei der Analyse.

Der MR.KNOW – PROJECT ASSISTANT ist das perfekte Tool, um eine globale Übersicht über Projekte und Fortschritte zu behalten. Die Koordination von Fachseite und IT wird zum Kinderspiel. So ist es dem Projektmanager möglich, sich auf die entscheidenden Aufgaben und Strategien zu konzentrieren und erfolgreiche Ergebnisse zu liefern.

Von der Planung bis zur Durchführung ist der MR.KNOW – PROJECT ASSISTANT an der Seite des Projektleiters und unterstützt ihn in allen Bereichen. So ist es kein Problem mehr, Projekte erfolgreich umzusetzen. 

Andreas Mucke, Geschäftsführer Inspire Technologies GmbH, www.mrknow.ai