Digital Workplace als Krisenprävention?

Mehrere Unternehmensstandorte miteinander verbinden, die Zusammenarbeit verteilter Teams ermöglichen, Projekte flexibel von jedem Ort aus bearbeiten – verteilte Arbeitsumgebungen erfüllen vielfältige Funktionen.

„Wie wertvoll der Digital Workplace aber für die Existenz eines Unternehmens werden kann, führt uns derzeit die Corona-Problematik vor Augen“, weiß Karsten Renz, Gründer und CEO des ECM-Software-Spezialisten OPTIMAL SYSTEMS. Denn Unternehmen, die in Sachen mobiles Arbeiten und Datenmanagement ihre Hausaufgaben gemacht haben, bleiben auch dann arbeitsfähig, wenn ihre Manager am Urlaubsort stranden, ihre Zeit in Quarantäne verbringen müssen oder der Betrieb gar für mehrere Wochen seine Pforten schließen muss.

Mehr als Homeoffice: „Digital Workplace“

Viele denken beim Stichwort „Digital Workplace“ vor allem ans altbekannte Homeoffice. Dabei gehört zu einer leistungsfähigen, verteilten Arbeitsumgebung viel mehr als ein Diensthandy und ein Laptop mit Internetzugang, betont Karsten Renz von OPTIMAL SYSTEMS: „Außerhalb des Büros tätig zu sein heißt ja nicht nur, ein paar E-Mails vom Sofa aus zu beantworten. Es geht vielmehr darum, von überall aus auf Daten und Projektunterlagen zugreifen zu können und beispielsweise bei der Bearbeitung eine strukturierte Ablage und transparente Versionierung beizubehalten sowie die revisionssichere Archivierung zu gewährleisten.“ Je größer und zahlreicher die verteilten Teams, desto kritischer wird die Erfüllung dieser Anforderungen bei der Kollaboration – das gilt erst recht für die Zusammenarbeit über verschiedene Kontinente und Zeitzonen hinweg.

„Future of Work“ noch Zukunftsmusik

Dennoch ist selbst die einfachste Form des „Digital Workplace“, das Homeoffice, noch immer meilenweit von einer flächendeckenden Verbreitung entfernt. Eine Studie des Instituts für Arbeitsmarkt- und Berufsforschung (IAB) in Kooperation mit dem Leibniz-Zentrum für Europäische Wirtschaftsforschung (ZEW) zeigte jüngst, dass vor allem kleinere Unternehmen hier großen Nachholbedarf haben: Während immerhin 57 Prozent der Unternehmen mit mehr als 500 Beschäftigten Heimarbeitsplätze offerieren, bietet diese Möglichkeit nur jeder fünfte Betrieb mit weniger als 100 Mitarbeitenden. Repräsentative Studien belegen auch, dass die Arbeit zuhause häufig nur stundenweise genutzt wird – und Frauen deutlich weniger oft die Chance bekommen, räumlich flexibel zu arbeiten. Zudem hat das Interesse der Arbeitnehmer an dieser Möglichkeit in den letzten Jahren offenbar abgenommen: Nur jeder Zehnte nutzt tatsächlich einen vollwertigen Arbeitsplatz auch außerhalb seines Büros.

Voraussetzungen für einen echten „Digital Workplace“

Um die Bereitschaft der Arbeitnehmer zur Nutzung eines Homeoffice-Platzes zu steigern und die „Future of Work“ im Unternehmen zu realisieren, ist eine Unternehmens-IT notwendig, die das Arbeiten von theoretisch jedem beliebigen Einsatzort aus bequem, sicher und optimal an die Kernsysteme angebunden ermöglicht. Halbherzige technische Lösungen reichen dafür nicht aus, weiß Karsten Renz von OPTIMAL SYSTEMS: „Voraussetzungen sind eine leistungsfähige Dokumentenmanagement-Lösung, die digitale Workflows unterstützt, sichere Collaboration-Tools – und vor allem die Bereitschaft, den „Digital Workplace“ als echten Beitrag zur Wertschöpfung zu begreifen.“ Wie die jüngeren Ereignisse gezeigt haben, kann er für viele Geschäftsmodelle in Krisenszenarien sogar zum Schlüssel für die Betriebssicherheit – oder noch besser: zum Schutz vor Betriebsunterbrechungen durch höhere Gewalt – werden.

Was bietet ein ECM?

Ein Enterprise Content Management oder Dokumentenmanagement-System (ECM/DMS) steuert Informationsfluss und Wissensmanagement im Unternehmen effizient. Es verwaltet alle Informationen und hierarchischen Ablagestrukturen zentral und erleichtert über eine intuitive Suche das Auffinden, die Ablage und Versionierung von Dokumenten unterschiedlichster Formate. Das ECM enaio von OPTIMAL SYSTEMS erlaubt zudem die Verteilung von Informationen über digitale Workflows: durch Verlinkungen auf die Dokumente im ECM-System oder extern als E-Mail-Anhänge.

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