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Moderne HR-Arbeit bedeutet auch, Prozesse zu digitalisieren und den Weg zu einem papierlosen Büro zu ebnen. Ein wichtiger Baustein ist dabei eine digitale Personalakte.
Auch als Cloudlösung werden höchste Sicherheitsstandards eingehalten und beste Voraussetzungen geboten, Prozesse zu beschleunigen und zu automatisieren.
In einer zunehmend digitalisierten Geschäftswelt stehen Unternehmen vor der Herausforderung, ihre HR-Prozesse effizienter zu gestalten und gleichzeitig die Sicherheit sensibler Mitarbeiterdaten zu gewährleisten. Cloudbasierte Personalakten werden dabei immer mehr zu einem entscheidenden Instrument. Sie bieten nicht nur eine zentralisierte und zugängliche Plattform für die Verwaltung von Mitarbeiterinformationen, sondern erfüllen auch strenge Sicherheitsstandards, die im Rahmen der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) vorgeschrieben sind.
Nur rund 10 Prozent der HR-Abteilungen rein digital
Aber noch immer setzen viele Personalabteilungen auf papierhafte Dokumente, laut einer Umfrage der HR-Experten der valantic GmbH sind es sogar nur rund 10 Prozent, die ausschließlich alle Dokumente digital ablegen. Dafür verantwortlich sind ganz unterschiedliche Faktoren. Es kann ein unternehmensweites Phänomen sein, dass die digitale Transformation noch nicht entschieden vorangetrieben wurde. Oft spielen aber auch traditionelle Arbeitsabläufe und Gewohnheiten eine Rolle. Da es sich gerade in HR-Abteilungen um hochsensible Daten handelt, geben Unternehmen auch Sicherheitsbedenken als Grund dafür an, lieber weiter auf einen Aktenschrank zu setzen. Hinzu kommen mangelnde Kenntnisse über digitale Lösungen sowie den Aufwand und Kosten neuer Technologien.
In einer Zeit, in der Daten zunehmend digitalisiert werden und Flexibilität und Effizienz gefragt sind, wird deutlich, dass papierhafte Dokumente nicht mehr zeitgemäß sind. Da insbesondere im Cloud-Umfeld Bedenken bei Unternehmen und Personalern bezüglich der Sicherheit der Daten besteht, ist es entscheidend, eine digitale Lösung zu wählen, die alle Sicherheitsanforderungen erfüllt, Löschfristen einhält und DSGVO-konformes Arbeiten ermöglicht.
Hochsensible Daten bedürfen höchster Sicherheitsstandards
Cloudbasierte Personalakten wie valantic workdocs HR bieten eine Reihe von Sicherheitsmechanismen, um diese Anforderungen zu erfüllen. Durch die Verschlüsselung von Daten während der Übertragung und Speicherung wird sichergestellt, dass Informationen vor unbefugtem Zugriff geschützt sind. Zugriffsrechte können granular festgelegt werden, sodass nur autorisierte Personen auf bestimmte Daten zugreifen.
Ein weiterer wichtiger Aspekt ist die Einhaltung von Löschfristen. Gemäß der DSGVO müssen personenbezogene Daten gelöscht werden, wenn sie nicht mehr für den ursprünglichen Zweck benötigt werden. Cloudbasierte Personalakten ermöglichen die Automatisierung dieses Prozesses, indem sie die Einrichtung von Richtlinien zur Datenvernichtung und die Durchführung von regelmäßigen Datenbereinigungen ermöglichen.
Digitale Personalakten beinhalten dafür ein integriertes 2-stufiges Löschverfahren, um automatisiert personenbezogene Daten und Dokumente aus der Personalakte zu entfernen, für die der Zweck der Verarbeitung erloschen ist. Dies erfolgt ereignisgesteuert und automatisiert, sodass keine manuellen Tätigkeiten erforderlich sind. Ein granulares Berechtigungs- und Rollenkonzept stellt sicher, dass Daten und Dokumente nur von Anwendern eingesehen werden können, die dies für ihre Aufgabenerfüllung benötigen.
Implementierung und nahtlose Integration von Cloud- und SaaS-Lösungen
Eine schnelle und reibungslose Implementierung von Cloud- und SaaS-Lösungen in HR-Abteilungen erfordert eine sorgfältige Planung und Vorbereitung. Eine der ersten Maßnahmen ist die Auswahl eines geeigneten Anbieters, der die spezifischen Anforderungen des Unternehmens erfüllt und eine zuverlässige und sichere Plattform bereitstellt.
Ziele sollten klar definiert und agile Methoden angewendet werden. Unternehmen sollten Mitarbeiter gezielt schulen und die anstehende Datenmigration sorgfältig planen. Die Zusammenarbeit mit Anbietern, die Beachtung von Sicherheitsaspekten, effektives Change-Management und kontinuierliche Optimierung sind ebenfalls entscheidend für eine nahtlose Integration.
valantic workdocs HR wurde auf Basis der SAP Business Technolgy Platform realisiert. Dies hat für Kunden den Vorteil, dass eine nahtlose Integration in SAP SuccessFactors bereits durch die Technologieplattform gegeben ist.
Vorteile über das papierlose Büro hinaus
Die Digitalisierung der Personalabteilung spart HR-Experten nicht nur Zeit und Ressourcen, sondern ist auch ein wichtiger Faktor in der Außendarstellung von Unternehmen, besonders im Wettbewerb um Fachkräfte sowie der sogenannten Employee Happiness. Ob Bewerbungen, Zeugnisse, Lohnnachweise oder Krankmeldungen: Mitarbeiter und Bewerber erwarten in der heutigen Zeit eine papierlose Kommunikation.
