Die Arbeit der Business Analysten

Ihr Berufsprofil ist noch wenig bekannt, dabei sind sie in IT-Projekten unverzichtbar: Business Analysten. Als Bindeglied zwischen Fachbereich und IT verantworten sie das Anforderungsmanagement, sind aber zunehmend auch mit neuen Aufgaben bis hin zum Projektmanagement konfrontiert – für Unternehmen oft ein Grund, nach Verstärkung in diesem Bereich zu suchen.

Denkt man in Unternehmen beim Thema IT-Fachkräftebedarf als Erstes an Programmierer, so ist das durchaus begründet: laut der Bitkom-Erhebung vom November 2019 suchte fast ein Drittel der stellenausschreibenden Unternehmen nach Software-Entwicklern. Mit einigem Abstand (18 Prozent) folgen IT-Anwendungsbetreuer.

Aber in der derzeitigen Situation, in der viele Firmen ihre Geschäftsmodelle und Lieferketten überdenken und neu ausrichten, sollten sie auch ihren Bedarf an Schnittstellen-Experten für solche Change-Projekte nicht unterschätzen. Die Rede ist von Business Analysten, die als Schnittstelle und Übersetzer zwischen IT und Fachabteilungen agieren.

Die erste Aufgabe: Anforderungsmanagement

Bekannt sind sie vor allem in ihrer Funktion im Anforderungsmanagement oder auch: Requirements Engineering. In den Unternehmen weiß man, dass eine direkte Kommunikation zwischen Fachbereich und IT-Abteilung meist nicht das gewünschte Ergebnis bringt: Die Fachabteilung wünscht sich eine scheinbar ganz einfache Ergänzung, wie eine zusätzliche Zeile mit einer kumulierten Bestandszahl für die Lagerlogistik; für die IT wäre das jedoch im Rahmen des bestehenden ERP-Systems ohne umfangreiche Eigenprogrammierung gar nicht umsetzbar – ein typischer, aber noch recht einfacher Fall. Zumeist sind die Anforderungen wesentlich komplexer, wenn etwa ganze Prozesse neu aufgesetzt werden.

Dann ist es die Aufgabe des Business Analysten, zunächst den eigentlichen Bedarf genau zu verstehen und im zweiten Schritt die Lösungsschritte zu definieren, durchaus in der klassischen Vorgehensweise mit Lasten- und Pflichtenheft. Das setzt sowohl Prozessverständnis als auch grundlegende IT-Kenntnisse voraus. Um Anforderungen korrekt definieren und weitergeben zu können, ist oft eine Zusatzqualifizierung im Requirements Engineering sinnvoll. Ein Business Analyst sollte die spezifischen Arbeitsweisen von Fachbereich und IT nachvollziehen und nicht nur eine technisch passende, sondern auch eine wirtschaftlich tragbare Lösung finden.

Im Ergebnis der Anforderungsanalyse weiß also der Programmierer, was zu tun ist, und beginnt mit der Umsetzung. Für den Business Analysten ist damit eine wichtige Aufgabe erfüllt, es ist aber nicht der Moment, sich zurückzulehnen. „Was oft noch weniger bekannt ist: Zum Aufgabengebiet eines Business Analysten gehört auch das anschließende Testmanagement, immer häufiger auch das Roll-out-Management“, erläutert Christian Finster. Er ist Vorstand bei der Talentschmiede Unternehmensberatung, die Young Professionals in IT-Projekten einsetzt und weiterbildet.

Das Tätigkeitsfeld erweitert sich: Vom Testmanagement bis zur Projektleitung

In der Funktion des Test Managers erfassen Business Analysten alle vorkommenden Anwendungsfälle und testen dann jeweils diese einzelnen Use Cases. Fehler in der Datenausgabe sollten erkannt und analysiert werden. Business Analysten mit fundierten Programmierkenntnissen können Abweichungen bis in den Programmiercode hinein zurückverfolgen. Solche umfangreichen Programmierkenntnisse sind keine zwingende Voraussetzung, können aber in den Gesprächen mit den Softwareentwicklern durchaus von Vorteil sein.

Auch die Rollout-Phase, die in der Regel nach einem erfolgreichen Pilot-Projekt erfolgt, ist durch weitere Prüfungen und Anpassungen gekennzeichnet. Üblicherweise ist auch in den ersten Monaten nach einer Systemänderung oder Prozessoptimierung das Projektteam noch für Fragen und Hilfestellung zuständig.

Werden Projekte nach agilen Methoden organisiert, folgen auch die Aufgaben der Business Analysten den jeweiligen Iterationen. Das heißt, die einzelnen Tätigkeiten: Erfassen und Formulieren der Anforderung – Testen der Umsetzung – Abgleich der Ergebnisse und Formulieren des Anpassungsbedarfs folgen in stetem Wechsel, bis das angestrebte Ergebnis erreicht ist.

Während bei größeren Projekten Business Analysten im Team im Projekt Management Office arbeiten, beobachtet Christian Finster eine neue Tendenz: „Zum Teil übernehmen Business Analysten auch selbst das komplette Projektmanagement, das heißt, die Unternehmen setzen dann gar keinen übergeordneten Projektleiter mehr ein.“

Mit den Aufgaben wächst der Bedarf an Business Analysten

Diese Erweiterung des Aufgabenfelds und die daraus folgende stärkere Auslastung, kann somit zu einem erhöhten Bedarf an Business Analysten im Unternehmen führen. Ein Mehrbedarf ergibt sich aber auch bei großen Projekten wie der Ablösung und Neueinführung ganzer Systeme. Dann sind mehrere Bereiche betroffen, im Falle der Lagerlogistik etwa Wareneingang, Qualitätskontrolle, Ein- und Auslagerung, Kommissionierung und Disposition, die oft auch auf unterschiedliche IT-Anwendungen zugreifen. Der Aufwand für die Geschäftsprozess-Analyse, Lösungsfindung und Kommunikation multipliziert sich somit und es werden entsprechend auch mehrere Business Analysten gebraucht. Wenn Unternehmen dann mit ihren bestehenden Personalressourcen an Grenzen stoßen, stehen sie vor der Wahl, auf externe Unterstützung zurückzugreifen oder selbst nach neuen Mitarbeitern zu suchen.

Was Business Analysten ausmacht

Wen suchen Unternehmen? Business Analysten haben in der Regel ein Studium der Informatik oder Wirtschaftsinformatik absolviert, es sind aber auch Quereinstiege möglich. Entscheidend ist das Verständnis sowohl für betriebliche Abläufe als auch für die Arbeitsweise innerhalb der IT. Dazu kommen Weiterbildungen und Zertifizierungen im Requirements Engineering und in agilen Arbeitsweisen wie Scrum oder Kanban. Business Analysten spezialisieren sich in der Regel auch auf bestimmte IT-Anwendungen und Branchen. Eine allgemeine Zertifizierung kann beim Institute of Business Analysis (IIBA) erworben werden. Zu den wichtigsten persönlichen Voraussetzungen gehört Kommunikationstalent, Zuhören-Können, Freude am Vermitteln wie auch die Fähigkeit, komplexe Sachverhalte einfach und verständlich zu erklären.

Wie Unternehmen die passenden Mitarbeiter finden

Erfahrene Spezialisten sind schwer zu finden. Die grundlegenden, fachlichen wie auch persönlichen Voraussetzungen bringen aber auch junge Berufseinsteiger mit. Sie sind zudem technisch auf dem neuesten Stand und auch mit agilen Methoden oft schon vom Studium her vertraut. Doch abgesehen davon, dass auch Absolventen auf dem Arbeitsmarkt stark umworben sind, benötigen sie eine sorgfältige Einarbeitung, im besten Fall auch Mentoring. „Die jungen Absolventen sind fachlich fit und sehr motiviert, die große Herausforderung für sie besteht darin, die oft über Jahre gewachsenen Strukturen und Abläufe im Unternehmen zu verstehen. Wer ist wann zu informieren, wann sollte ich eskalieren? Das sind Fragen, die häufig im Coaching gestellt werden“, erklärt Christian Finster. Wenngleich es eine lohnende Investition ist, haben verständlicherweise nicht alle Unternehmen die Ressourcen für eigene Trainee- und Mentoring-Programme. In diesem Fall bieten spezialisierte Unternehmensberatungen wie die Talentschmiede die Option, externe Projektunterstützung und Internalisierung zu verknüpfen: Young Professionals erwerben in Kundenprojekten Erfahrung und werden dabei durch erfahrene Manager als Mentoren betreut. Nach erfolgreichem Projektabschluss können die jungen IT-Fachkräfte dann in beiderseitigem Einvernehmen zum Unternehmen wechseln.

Nicola Hauptmann für Wordfinder

www.talentschmiede.com