Cloudbasierte PPM-Lösung für den Mittelstand

Mittelständische Unternehmen können auf Veränderungen meist flexibler als größere Firmen reagieren, weil ihre Führungsstrukturen schlanker sowie die Entscheidungsprozesse kürzer sind und sie aufgrund ihrer Spezialisierung ihre Märkte sehr gut kennen.

Da sich jedoch globale Entwicklungen, ob Krisen oder positive Trends, immer schneller auswirken und stärker wechselseitig beeinflussen, sind schnell verfügbare Informationen hierüber und deren Folgen so wichtig wie nie, um wettbewerbsfähig zu bleiben.

Vom Projektmanagement …

Egal, welche strategische Ziele ein Unternehmen selbst verfolgt – ob Kostensenkung, Prozessoptimierung, Produktivitätssteigerung oder Verbesserung der Innovationskraft werden Führungskräfte und Beschäftigte immer mehr mit Aufgaben in Projekten zu tun haben. Um diese Vielzahl an Projekten samt Daten über Termine, Personen, Ressourcen und Budgets zu koordinieren, wenden Mittelständler seit längerem Projektmanagement-Methoden an. Dabei haben sie erkannt, dass sie ein professionelles Projekt-Tool einsetzen sollten, um schneller und bessere Entscheidungen treffen zu können. Zu den typischen Fragen in ihren Entscheidungsprozessen zählen zum Beispiel:

Welche unserer Projekte bringen uns den größten Gewinn? Wo können wir Kosten einsparen und wie wirkt sich dies aus? Welche kritischen Ressourcen können wir wo am sinnvollsten einsetzen? Welche Innovationsprojekte können wir beschleunigen? Inwieweit sind andere Projekte dadurch betroffen? Welche Risiken gibt es?

Bei solchen wirtschaftlichen Fragen stoßen jedoch die im Mittelstand heute noch sehr weit verbreiteten manuellen Office-Tools wie etwa Excel oder PowerPoint schnell an ihre Grenzen. Denn damit lassen sich weder Ressourcen verwalten noch die Projektinformationen über Bereiche oder Standorte sinnvoll konsolidieren. Zudem verursachen sie Mehrarbeit und sind sehr fehleranfällig.

… zum Projektportfolio-Management

Mit Projektportfolio-Management-(PPM)-Tools, hingegen, können Firmen ihre Daten aus den unterschiedlichen Projekten auch über Fachbereiche hinweg in einer Informationsquelle zusammenführen und transparent aufbereiten. Tools, wie etwa Planisware Orchestra, sind daher im Mittelstand längst angekommen, weil sie Unternehmen eine konsolidierte Sicht auf alle Projektaktivitäten in Echtzeit bieten. Ihr Einsatzgebiet erstreckt sich über viele Bereiche: vom Aufgabenmanagement, über Terminplanung und Ressourcenmanagement bis hin zur Steuerung komplexer Innovationsprojekte mit Fokus auf Produktentwicklung.

Beschleunigte Entscheidungsprozesse

Der Nutzen von PPM-Lösungen besteht darin, dass Unternehmen ihre Entscheidungsprozesse beschleunigen und Projekte effizient umsetzen. Dies lässt sich erzielen, indem die PPM-Lösungen den Informationsfluss sowie die abteilungsübergreifende Zusammenarbeit in Projekten verbessern. Im PPM-Tool ist auch jederzeit der Status von verfügbaren Ressourcen abrufbar. Entlang der Kapazitäten und Termine kann dann durchgespielt und ermittelt werden, welche Projekte parallel abgearbeitet beziehungsweise synchronisiert werden können.

Der Nutzen von PPM-Lösungen besteht darin, dass Unternehmen ihre Entscheidungsprozesse beschleunigen und Projekte effizient umsetzen.

Gilles Chêne, Planisware Deutschland GmbH

Mit Multiprojektmanagement ein Unternehmen digitalisieren

So steuert zum Beispiel Oase, ein internationaler Anbieter von Aquaristik, Springbrunnen und Teichzubehör, seine mehr als 100 Innovations- und Organisationsprojekte mit Orchestra. Für diese Lösung wurde OASE 2023 als „TOP 100-Innovator“ im Mittelstand Deutschlands ausgezeichnet. Der Leiter Forschung und Entwicklung schätzt es sehr, dass sich die PPM-Lösung an den bestehenden Innovationsprozess der Oase GmbH anpassen ließ, so dass Meilensteine und Checklisten 1:1 übertragen werden konnten. Neben dem Überblick über Meilensteine und Projektfortschritte ermöglicht die Lösung auch einen systematischen Einblick in die Ressourcenauslastung. So können Engpässe erkannt werden und behoben werden. Im nächsten Schritt wird Oase dann die gesamte Wirtschaftlichkeit der Prozesse transparent darstellen können.

Effizienter Planen

Mitunter kann auch Wachstum Hindernisse auftürmen. Generell stehen alle Organisationen vor dem Problem, dass sie ihre Flexibilität und Agilität verlieren, wenn sie wachsen ohne ihre Managementpraktiken weiterentwickelt zu haben. Manche haben ein Rezept gefunden, wie etwa die Carl Zeiss Meditec AG. Laut Programm Manager Dr.-Ing. Martin Kelp war die Einführung von Planisware Orchestra im Unternehmen die richtige Entscheidung: „Die Software hilft uns die Herausforderungen, die mit einer schnell wachsenden Organisation einhergehen, zu meistern. Insbesondere unsere Produktentwicklungsprojekte und die eingesetzten Ressourcen lassen sich effizienter planen und verwalten.“

Bewährte Praktiken als Einstiegshilfen

Erfahrungsgemäß sind mittelständische Firmen sehr fokussiert, an raschen Ergebnissen interessiert und auch kostenorientiert. Doch was die Einführung von PPM-Lösungen anbelangt, so haben Mittelständler sowie auch Behörden erfahrungsgemäß hierfür selbst zu wenig Zeit, Mitarbeiter und auch Know-how. Dies gilt sowohl für die Auswahl geeigneter PPM-Tools und deren Implementierung als auch den späteren Betrieb in Cloud-Infrastrukturen. Um Unsicherheiten zu vermeiden, lohnt es sich, dass Softwareanbieter mehr Unterstützung bei Prozessen und bei der Implementierung anbieten.

Daher hat Planisware einen effektiven Best-Practice-Ansatz entwickelt, der auf intensiven Anforderungs-Workshops mit einer anschließenden Testphase basiert. Die Best Practices werden dabei zusammen mit den Kunden im Rahmen von Feedback-Schleifen erarbeitet. Denn für mittelständische Firmen ist es entscheidend, möglichst praxisnah beurteilen zu können, dass die Lösung für sie geeignet ist. Während der Implementierungs-Workshops werden Kernanforderungen entwickelt, Benutzer angelegt und Schnittstellen definiert. Das Testsystem kann dann in einem Container in der ISO zertifizierten Planisware-Cloud mehrere Wochen genutzt werden. Während dieser Testphase werden zusätzliche Fragen geklärt, die sich durch die Nutzung des Testsystems ergeben. Diesen Prozess haben in den letzten Jahren alle Orchestra-Anwender durchlaufen.

Dadurch bleibt der durchschnittliche Implementierungszeitraum für Planisware Orchestra in einem Rahmen zwischen zehn bis 30 Beratungstagen durch das Professional Services Team – je nach Anforderungskatalog und gewünschten Anpassungen. Die Unternehmen profitieren schließlich mehrfach: Sie nutzen eine Cloud-Lösung mit kalkulierbaren Kosten, die den gesamten Projektlebenszyklus abbildet, eine hohe Anwenderakzeptanz aufweist und nach einer kurzen Implementierungsphase rasch Ergebnisse liefert.

Effektiver, effizienter und agiler

Zusätzlich zu beschleunigten Prozessen, einer höheren Transparenz und effektiveren Zusammenarbeit erzielen die Unternehmen weitere messbare Vorteile. So lassen sich zum Beispiel durch das Verwenden von Echtzeitdaten und die Automatisierung im Durchschnitt 50 Prozent der Zeit einsparen, die früher für das Erstellen von Berichten benötigt wurde.

Außerdem steigern die Unternehmen ihre Projekteffizienz im Schnitt um 35 Prozent, weil sie Ressourcen, langfristige Kapazitäten, Finanzmittel und ihre Best Practices in Einklang gebracht haben. Darüber hinaus werden die Unternehmen durchschnittlich um 15 Prozent agiler, weil sie eben alle Beteiligten umfassend einbinden, sofern Anpassungen im Projektportfolio notwendig sind.