Budgetkontrolle ist auch in agilen Projekten möglich

Agile Softwareentwicklung und Budgetkontrolle scheinen in direktem Widerspruch zueinander zu stehen. In der Praxis kommt es deshalb bisher selten zu echten agilen Projekten. Der IT-Dienstleister adesso AG erläutert, warum sich dieser Widerspruch bei genauerem Hinsehen auflösen lässt.

Agile Entwicklungsverfahren reduzieren zugunsten einer rasch einsetzbaren Software die Spezifikationen auf ein Minimum und passen sich flexibel an neue Erkenntnisse, neue Prioritäten und neue Anforderungen im Softwareentwicklungsprozess an. So können Projekte besonders effizient durchgeführt werden. Mit festen Budgets scheint sich diese Agilität aber auf den ersten Blick so gut zu vertragen wie Feuer und Wasser. Wie können die Beteiligen die Kosten für ein Projekt planen und überwachen, das zu seinem Beginn noch gar nicht genau spezifiziert ist?

Indem sie die agilen Softwareprojekte konsequent durchführen, meint der IT-Dienstleister adesso, denn der Widerspruch ist nur auf den ersten Blick vorhanden. Beherzigen Unternehmen die agilen Methoden durchgängig, dann ist auch eine fortlaufende Budgetkontrolle gewährleistet. Auf folgende Aspekte sollten sie dabei besonders achten:

1. Business Value der Software in den Mittelpunkt stellen. Entscheidend ist, sich zunächst intensiv mit dem Business Value der zu entwickelnden Software auseinanderzusetzen und sich klar zu machen, welche Geschäftsziele mit ihr erreicht werden sollen – beispielsweise Kostenreduktion durch effizientere Geschäftsprozesse oder Wettbewerbsvorteile durch neuartige Dienstleistungen. Das ermöglicht es, sich bei Entscheidungen im Laufe des Projekts immer am Business Value zu orientieren.
    
2. Projekt anhand von Anforderungen budgetieren. Aus dem Business Value der Software lässt sich ableiten, welche Anforderungen an ihre Entwicklung gestellt werden. Diese Anforderungen werden kurz und knapp beschrieben – unscharf, aber ausreichend, um den Aufwand und die Dauer ihrer Entwicklung abschätzen zu können. Die Zusammenfassung aller Schätzungen ergibt ein vorläufig grobes Gesamtbudget und umreißt einen Zeitrahmen.
    
3. Anforderungen abhängig vom Business Value priorisieren. Sind alle Anforderungen geschätzt, müssen sie priorisiert werden, und zwar anhand des Beitrags, den sie zum gewünschten Business Value liefern. Anforderungen, die den wichtigsten Beitrag leisten, sollten als erstes umgesetzt werden. So ist sichergestellt, dass die Software so früh wie möglich in den produktiven Einsatz gehen kann und das Projektteam wichtige Erkenntnisse für die weitere Umsetzung gewinnt. Die so priorisierte Anforderungsliste wird dann in Iterationen – den Sprints – bearbeitet.
    
4. Für neue Anforderungen niedriger priorisierte streichen. Auftraggeber und Dienstleister treffen sich zwischen sämtlichen Sprints, nehmen den letzten Sprint ab und legen fest, welche Anforderungen in der nächsten Iteration umgesetzt werden sollen. Bringt der Auftraggeber dabei neue Anforderungen ein, schätzt das Projektteam den Aufwand dafür gemeinsam ein. Soll das Projektbudget dafür nicht erhöht werden, ersetzen die neuen Anforderungen niedriger priorisierte mit gleichem Umfang.
    
5. Budgetäre Risiken zusätzlich absichern. Haben Unternehmen dennoch Zweifel an dieser Methode, können sie sich mit Hilfe so genannter Shared Pain/Shared Gain-Modelle rückversichern. Ein Beispiel für ein solches Modell ist das von adesso entwickelte „adVANTAGE“. Es stellt sicher, dass Auftraggeber und Auftragnehmer gemeinsam gewinnen, wenn sie möglichst nahe am Budgetrahmen bleiben, und gemeinsam verlieren, wenn sie ihn überschreiten. Konkret heißt das: Geht das Projekt schneller als geplant über die Bühne, erhält der Lieferant dafür einen Bonus; fällt mehr Aufwand an als geplant, schlagen die zusätzlichen Personentage des Dienstleisters mit einem Preis zu Buche, der sich für ihn nicht wirklich rechnet.

„In konsequent durchgeführten agilen Softwareprojekten ist fortlaufende Budgetkontrolle immer vorhanden. Entscheidend ist dabei, sich stets am Business Value der zu entwickelnden Software zu orientieren“, sagt Martin Schmitz-Ohrndorf, Leiter Competence Center Consulting bei adesso. „Agile Budgetkontrolle gelingt gut, wenn von allen Beteiligten hinterfragt werden kann, welche Eigenschaften einer Software zu ihrem tatsächlichen Wert beitragen. Die bisherigen Grenzen zwischen Fachbereich und IT, Anforderung und Lösung, Auftraggeber und Auftragnehmer müssen sich daher zwangsläufig auflösen. adVANTAGE bietet eine gute Möglichkeit auf dem Weg zu einer partnerschaftlichen Zusammenarbeit auf Augenhöhe.“

www.adesso.de