Back to the office, really?

Wie die Zusammenarbeit über alle Arbeitsplatzvarianten hinweg reibungslos funktioniert. Sechs Fragen an Stefan Gutekunst, COO bei der Logicalis GmbH.

Herr Gutekunst, die Corona-Beschränkungen nehmen ab, die Arbeitnehmer kehren zunehmend an ihre Arbeitsplätze zurück. Klingt einfach, ist es aber nicht. Wieso?

Zunächst einmal: Viele Studien zeigen, dass ein Großteil der Arbeitnehmer auch ‚nach Corona‘ nicht vollständig ins Büro zurückkehren möchte; zu groß sind die Vorteile, die das Homeoffice mit sich bringt. Allein der Wegfall von Anfahrtswegen und die damit verbundene Zeit- und Kostenersparnis sind bestechende Argumente. Nichtsdestotrotz können Präsenzveranstaltungen einen echten Mehrwert bieten. Und viele Mitarbeiter genießen es schlicht auch, die Kollegen wieder persönlich zu treffen. Letztlich wird es wohl auf eine Mischform aus Office, Homeoffice und vermehrt auch wieder Auswärtsterminen hinauslaufen. Das bedeutet gleichzeitig: Während sich die reine Online-Kommunikation in den letzten zwei Jahren in der Regel gut eingespielt hat, werden nun auch wieder die alten Strukturen und Hardware-Komponenten im Office relevant. Das bringt einige Herausforderungen mit sich.

Das klingt fast so, als würde die Zusammenarbeit durch die teilweise Rückkehr in die Büros eher erschwert als verbessert?

Nein, das ist nicht so – sofern die Kommunikationsstrukturen diese neue hybride Arbeitsform mittragen. Existieren aber beispielsweise die alte Festnetztelefonanlage im Büro und die gewählte Videotelefonie-Lösung als Insellösungen nebeneinander, kann das Probleme schaffen. Denn die eine Lösung bildet dann nicht ab, was bei der anderen gerade passiert. Sprich, ist der Mitarbeiter beispielsweise in einem Teams-Call, zeigt die Festnetz-Telefonanlage nicht automatisch an, dass er gerade nicht verfügbar ist und umgekehrt. Das führt dazu, dass ein ständig klingelndes Telefon während Video-Calls nervt und andersherum. Ähnlich verhält es sich mit den teils veralteten Hardwarekomponenten in Meetingräumen. Sie stören häufig den Ablauf eher als dass sie zum Gelingen der Konferenz beitragen. Oft entsprechen sie nicht mehr den aktuellen Standards samt Noise Cancelling und Co. Hier müssen Unternehmen schnell Abhilfe schaffen. Heißt: Da die Mechanismen der Telearbeit inzwischen meist fest etabliert sind, müssen digitale Arbeitsplätze her, die die Zusammenarbeit zwischen den Kollegen auf allen Ebenen bestmöglich sicherstellen, egal, von wo aus sie arbeiten. Intelligente Collaboration-Tools leisten dies. Mit ihrer Hilfe können Unternehmen ihre Informationsflüsse nicht nur zentral steuern, sie erleichtern allen Beteiligten auch das Management von Aufgaben und Projekten und fördern den internen Austausch.

Welche Kriterien sind bei der Auswahl derartiger Collaboration-Lösungen besonders wichtig?

Letztlich geht es immer darum, einen unterbrechungsfreien Kommunikationsfluss zu erreichen – via Verknüpfung und Integration innerhalb der IT-Infrastruktur. Dafür müssen der Umfang und die Funktionen der Lösungen zum Unternehmen, dessen Größe und seinen Kapazitäten passen. Und, ganz wesentlich, sie müssen die Geschäftsanwendungen unterschiedlicher Bereiche in einer Anwendung bereitstellen. Nur dann bieten sie allen Teilnehmern einen Mehrwert. Zu den Platzhirschen unter den Lösungen zählen sicherlich Microsoft Teams und Cisco Webex. Webex und Teams sind beides zentrale Tools für die Kollaboration in Unternehmen für alle Anforderungen an eine moderne Team-Arbeit. Auf der Client Seite gibt es braucht man sich heute keine Gedanken bezüglich Kompatibilität machen – ob Windows, Mac, Android oder iOS Devices spielt heute keine Rolle. Die Endgeräte wie Webex Board, Webex Desk oder Webex Desk Hub machen heute den Unterschied und bieten den bestmöglichen Mehrwert für Hybrid Work. So ermöglicht Webex Desk Hub beispielsweise das persönliche „Einchecken“ am Schreibtisch: Der Nutzer kann sein Smartphone auf das Gerät legen, wird von ihm erkannt und kann an diesem Endgerät telefonieren oder an einem Meeting teilnehmen – inklusive aller Funktionen. Gerade bei den immer beliebteren Shared-Desk-Szenarien ist das von großem Vorteil.

Welche der beiden Lösungen würden Sie favorisieren, müssten Sie sich als Unternehmen entscheiden? Teams oder Webex?

Das Schöne ist, dass sich Unternehmen nicht mehr zwischen beiden Lösungen entscheiden müssen. Die Anbieter kooperieren inzwischen sogar miteinander, so dass sich die Funktionen beider Welten miteinander kombinieren lassen und das Nutzererlebnis verbessern. Aufgrund der jüngsten Schnittstelle sind die Nutzer von Webex-Geräten beispielsweise mit nur einem Mausklick bei Microsoft Teams oder auch anderen Plattformen am Start und können über ihre Endgeräte auch Content teilen. Diese Interoperabilität gilt übrigens insbesondere auch für die Telefonie. Unternehmen die sich für MS Teams als Client entschieden haben, können die Telefonie aus dem Client heraus trotzdem über Cisco mittels eines Session Border Controller abbilden und integrieren, so generieren sie Erreichbarkeit auf allen Desktop- und Mobilgeräten. So sind Telefonate ohne Spezial-Hardware und Telefonanlage direkt vom Rechner oder Smartphone aus in das öffentliche Fest- und Mobilfunknetz möglich. Telefonie- und Collaboration-Lösungen laufen also Hand in Hand.

Was müssen Unternehmen bei der Umstellung auf derartige Collaboration-Lösungen beachten?

Bei der nachhaltigen Umstellung auf digitale Arbeitsplätze, die einer reibungslosen Hybrid-Work-Welt dann auch wirklich gerecht werden, gibt es viele Herausforderungen – nicht nur, wenn es darum geht, Collaboration-Lösungen auszuwählen und/oder einzuführen. So etablieren viele Unternehmen Einzellösungen, ohne von vornherein die Gesamtlösung im Blick zu haben. Eine verspätete TCO-Betrachtung deckt dann Knackpunkte auf, die das Unternehmen hätte vermeiden können. Fehlt es beispielsweise an der notwendigen Bandbreite für stabile virtuelle Meetings, funktioniert die Zusammenarbeit über mehrere Standorte hinweg nicht zufriedenstellend oder im schlimmsten Fall auch gar nicht. Die Zusammenarbeit mit Dritten, wie Logicalis, kann helfen, die Unternehmensabläufe ganzheitlicher zu betrachten und den Umstellungsprozess zu optimieren. Unsere Experten nehmen dafür eine Bestandsaufnahme vor, in der sie die vorhandenen kollaborativen Fähigkeiten und Technologien erfassen, bewerten und mit dem angestrebten Ziel abgleichen. Eine hierauf basierende Lösungs-Roadmap hilft dann bei der Integration der einzelnen Bestandteile und unterstützt den Betrieb. Im Ergebnis entsteht so ein zukunftssicherer Digital Workplace.

Und dann ist die Collaboration-Lösung ein Selbstläufer?

Das wäre natürlich schön! Wollen Unternehmen die User-Experience allerdings auf einem hohen Niveau halten, müssen sie den IST-Zustand ihrer Lösungen immer im Blick haben und fortlaufend erforderliche und sinnvolle Optimierungen vornehmen. Denn die Entwicklungen der Anbieter schreiten stetig voran, verbessern sich und öffnen neue Türen – beispielsweise auch in puncto Ein- und Anbindung von externen Dritten. Hier gilt es, am Ball zu bleiben, nicht zuletzt unter Employer-Branding-Gesichtspunkten. Managed Services von Logicalis unterstützen Unternehmen bei der Verwaltung, Verbesserung und Skalierung der digitalen Zusammenarbeit. Dank garantierter Betriebszeit und Leistung, sicherem Betrieb und verwertbaren Erkenntnissen können sich die internen IT-Teams so auf andere Geschäftsbereiche und Kernkompetenzen konzentrieren.