MS Teams in bestehende Telefonanlagen integrieren

Zehntausende Unternehmen haben in den letzten Jahren Microsoft Teams als Kommunikations- und Collaboration-Tool eingeführt. In vielen Firmen entstanden dadurch jedoch getrennte Welten:

Kunden, Lieferanten und Kollegen ohne MS Teams-Lizenzen sind bei der Collaboration via MS Teams nämlich dann ausgeschlossen, wenn es keine intelligente Verbindung mit der vorhandenen PBX-Telefonanlage gibt. Der Nachteil liegt auf der Hand: Zwei parallele Kommunikationssysteme sorgen für Prozess- und Medienbrüche. Für den Anwender bedeutet das Mehraufwand, Zeitverlust und Frust, weil Ansprechpartner durch fehlende Echtzeit-Information des Status nicht erreichbar sind.  

Dabei kann Microsoft Teams mehr: kombiniert mit der Telefonieanlage ergibt sich eine geniale All-in-one-Lösung. MS Teams wird zum zentralen Kommunikationstool mit einer konsistenten Benutzeroberfläche. Zu diesem Zweck wird die Kommunikation über das interne Windows-Netzwerk hinaus ausgedehnt und externe Nutzer mit deren Telefonnummer eingebunden. Obendrein lassen sich viele praktische Features verknüpfen, die den Austausch und die Zusammenarbeit erleichtern.

So klappt die Kommunikation reibungsloser, zum Beispiel weil der aktuelle Erreichbarkeitsstatus der Kollegen in Echtzeit erkennbar wird und Wartezeiten zwischen Personen oder innerhalb von Projektteams vermieden werden: Kann man den Kollegen kurzfristig zu einem Telefonat hinzunehmen? Ist die Chefin überhaupt da oder nur in einer kurzen Präsentation? Im Einzelfall mag es banal sein, aber in der Summe macht dies ein Unternehmen wesentlich produktiver. 

Welche zusätzlichen Funktionen bietet die Integration den Teams-Anwendern?

Die Integration von MS Teams bietet äußerst vielfältige, zusätzliche Funktionen aus der Business-Telefonie, etwa

• Einheitliche Benutzeroberfläche für externe und interne Kommunikation inklusive Chat-Nachrichten, Termineinladungen, Datenaustausch
• Telefonieren von jedem Standort und Endgerät: Tischtelefon, DECT-Telefon, PC, Mac, Smartphone, Tablet
• Anrufe eingehend und ausgehend, weltweit zu jeder Festnetz- oder Mobilnetznummer
• Information über Anwesenheit und Erreichbarkeit oder Besetztanzeige bei Telefonie und Videokonferenzen 
• Organisieren und Verwalten von Kontakten im Adressbuch, inklusive Blacklist
• Anrufe halten, durchstellen, weiterleiten, routen; Rufweiterleitungen, Vertretungen, Konferenzen und Ringrufgruppen einrichten
• Abspielen von Begrüßungsnachrichten, Voicebox mit Spracherkennung und automatischer Zustellung im Posteingang
• Automatisierte Meeting-Transkripte erstellen

Vorteile MS Teams-Telefonie

Welche Vorteile ergeben sich durch die Kombination aus MS Teams mit einer klassischen PBX-Telefonanlage für die gesamte Organisation? Auch hier sprechen die Argumente für sich:

• Schnellere Kontaktaufnahme
• Agilität in der Organisation stärken 
• Ortsunabhängigkeit der Anwender inklusive Nutzung auf unterschiedlichen Endgeräten, wie Tischtelefone, DECT-Telefone, PC, Mac, Smartphone, Tablet
• Kosten durch mehrfach Verwendung von Technik reduzieren 
• Investitionsgeschützt Fortschritt in Telefonie-Funktionalität über die MS Cloud erfahren
• Flexibilität bei Features und Individualisierungsmöglichkeiten durch die Anbindung weiterer Applikationen, wie CRM-Systemen 
• Einsparung von internen Telefongebühren und Roaming-Kosten
• Eine Flexible Anzahl an Nebenstellen und einfache Verwaltung aller Nummern und Routingoptionen
• Zentrale, webbasierte Administration und Wartung

Für die Zukunft gerüstet

Diese Lösung ist auf künftige Entwicklungen und Funktionalitäten vorbereitet; selbst jene, die wir uns heute noch nicht vorstellen können. Aus Sicht eines Nutzers spielt die IT die neue App „einfach“ drauf und braucht kein zusätzliches Gerät, sondern nur ein Update. Sind also automatische Simultanübersetzung vom Japanischen ins Deutsche ausgereift, die beim Telefonat nach Übersee zum Einsatz kommen, ist auch diese Anwendung ohne Installation verfügbar.

Und das, im Zeitalter des mobilen Arbeitens, von überall aus: vom Büro, dem Homeoffice, dem Strandkorb oder der Dienstreise. Allerdings erfordert dieser Umbau, besonders bei größeren Organisationen, eine starke Expertise und solide Vorbereitung, um die Funktionen der bestehenden Telefonanlage – die als Rückgrat erhalten bleiben kann – intelligent zu erweitern. Es gilt den Betrieb einer wichtigen Funktionalität in der Organisation sorgsam zu gestalten und verlässlich zu organisieren.