3 einfache Einsparmöglichkeiten für die IT

Trotz steigender Umsätze sind viele Unternehmen zurückhaltend, was die Aufstockung ihrer IT-Budgets betrifft. Das belegt der 2016 State of IT report von Spiceworks, einem sozialen Netzwerk für IT-Profis, der auf einer Umfrage unter 800 IT-Experten in Nordamerika und EMEA basiert.

 Demnach rechnen

• rund 56 Prozent der Unternehmen für 2016 mit steigenden Einnahmen;
• gehen gleichzeitig nur 38 Prozent der IT-Abteilungen von einer Erhöhung ihrer Technologie-Budgets aus;
• erwarten 42 Prozent der Befragten keinerlei Veränderungen – zehn Prozent rechnen sogar mit schrumpfenden IT-Budgets.

Warum stagnieren die IT-Budgets trotz steigender Umsätze? Ein Grund ist sicherlich, dass viele Geschäftsführer/Vorstände die Bedeutung gut funktionierender IT-Systeme unterschätzen. Häufig sehen Manager in der IT vor allem einen Kostenfaktor und ordnen unüberlegte Einsparungen an. Das kann jedoch verheerende Folgen für ihr Unternehmen haben.

Im Idealfall steht genug Geld bereit, um Rechner bei Bedarf auszutauschen, regelmäßige Software-Updates zu fahren und Sicherheitsmaßnahmen zu ergreifen, so dass alle IT-Systeme jederzeit betriebsbereit sind. Die Wirklichkeit sieht allerdings anders aus. Viele IT-Abteilungen müssen sich daher etwas einfallen lassen, um Kosten einzusparen und trotzdem noch ihre Arbeit machen zu können. Gemeint sind keine drastischen Sparprogramme – auch kein IT-Outsourcing. In der IT gibt es drei sehr einfach umzusetzende Möglichkeiten, die Kosten zu senken – ohne Einbußen bei der Servicequalität oder ein komplettes Outsourcing in Kauf nehmen zu müssen:

1) Bestehende Serviceverträge und Rechnungen überprüfen

Es ist bequem, jahrelang immer denselben Anbieter zu beauftragen. Kostengünstiger ist es jedoch, regelmäßig – am besten alle sechs Monate – zu überprüfen, ob ein anderer Lieferant nicht besser oder billiger ist. Technologien sind schnelllebig, und die Preise für Dienstleistungen sinken mit der Zeit. Es lohnt sich daher immer, nach Preisnachlässen zu fragen. Auch neue Services von Wettbewerbern sind oft kostengünstiger und effizienter als die herkömmlichen Lösungen. Aber auch wenn Sie Ihren Anbieter nicht wechseln, können Sie die ursprünglich vereinbarten Preise in der Regel nachverhandeln. Das rechnet sich vor allem bei Drucker- und Telekommunikationsverträgen: Mit etwas Verhandlungsgeschick lassen sich hier mehrere Tausend Euro pro Jahr einsparen.

• Ein IT-Experte berichtete auf Spiceworks, dass er allein durch das Nachverhandeln der Ferngesprächsgebühren mehrere hundert Euro pro Jahr eingespart habe. Ebenfalls mehrere hundert Euro sprangen für sein Unternehmen durch Änderungen an Mobilfunk- und Internetverträgen heraus, die seit Jahren nicht überprüft worden waren. Andere IT-Profis erzählen, dass sie durch den Wechsel auf VoIP die Kosten für Ferngespräche deutlich gesenkt hätten.
   
• Auch Abteilungsdrucker sind ein nicht zu unterschätzender Kostenfaktor. Vor allem Verbrauchsmaterial wie Papier und Toner, aber auch aufwändige Wartungsarbeiten gehen ins Geld. Ein bewusster Umgang mit Papier und Toner kann da schon viel bewirken, wie die Erfahrungsberichte von IT-Experten auf Spiceworks zeigen. Besonders kostengünstig sind demnach Managed Print Services, bei denen der Vertrag nicht nur Wartung und Reparaturen, sondern auch Druckerkomponenten, Toner und anderes Verbrauchsmaterial abdeckt. Dadurch lassen sich mehrere tausend Euro pro Jahr einsparen.
   
• Darüber hinaus sollten Sie alle Rechnungen im IT-Bereich regelmäßig durchsehen, um sicherzugehen, dass Sie das, was Sie bezahlen, auch tatsächlich nutzen. Web-Hosting, Telefonie, teure T1-Verbindungen: Wer sich von Anbietern trennt, deren Leistungen kein Mitarbeiter mehr in Anspruch nimmt, spart bares Geld.

2) Ungenutzte Software ausfindig machen

Ähnlich verhält es sich mit Software. Überprüfen Sie regelmäßig, ob die Anwendungen, für die Sie Lizenzgebühren zahlen, überhaupt noch in Ihrem Unternehmen genutzt werden. So genannte Shelfware gibt es häufiger, als man denkt: Einer aktuellen Umfrage von Flexera zufolge verschwenden mehr als 90 Prozent der Unternehmen Geld durch Software, die entweder gar nicht oder nur in geringem Maße genutzt wird.

Wie sich Shelfware vermeiden lässt? Eine sinnvolle Maßnahme ist ein Software-Audit mit Hilfe eines kostenlosen Netzwerkinventur-Tools. Damit erkennen Sie schnell, welche Computer am Netzwerk hängen und welche Software darauf installiert ist und sehen auf einen Blick, welche Lizenzen notwendig sind und welche nicht. Eine weitere Möglichkeit, Lizenzkosten einzusparen, sind Mengenrabatte. Und natürlich kostengünstige oder kostenfreie Alternativen zu den Programmen, die im Unternehmen benötigt werden. 

3) Beim Hardwarekauf sparen

Computer-Hardware zählt zu den größten Kostenfaktoren in der IT. Wie die Studie zeigt, machen Hardwareprojekte rund 40 Prozent des gesamten IT-Budgets eines Unternehmens aus. Davon entfallen etwa 20 Prozent auf Desktop-PCs, weitere 20 Prozent auf Server und rund 15 Prozent auf Laptops. Bei diesen Summen lohnt es sich schon, wenn die Kosten geringfügig gesenkt werden können. 

Es gibt viele Möglichkeiten, die Hardwareausgaben einzudämmen:

• Verschaffen Sie sich einen Überblick über die zahlreichen Optionen, die sich Ihnen bei der Anschaffung von Hardware bieten: direkt beim Hersteller, über einen zertifizierten Reseller oder im Einzelhandel.
• Kaufen Sie nur das, was Sie wirklich brauchen!
• Mit der Abnahme hoher Stückzahlen sichern sie sich nicht nur Mengenrabatte und gute Garantiebedingungen. Sie profitieren auch von einem vereinfachten IT-Betrieb: In einer einheitlichen IT-Umgebung lassen sich Komponenten leichter austauschen oder nachrüsten.
• Achten Sie auf Aktionen. Vor allem zum Jahresende senken viele Hersteller/Händler ihre Preise.
• Unter Umständen lohnt sich die Anschaffung von gebrauchtem Equipment. Manche Hersteller bieten auch Garantie auf Second-Hand-Geräte.
• Behalten Sie immer die Gesamtkosten im Blick. Planen Sie eine langlebige Anschaffung, rechnet es sich meist, etwas mehr zu investieren – weil bei höherwertigen Geräten weniger Reparaturen anfallen und der Stromverbrauch niedriger ist.

Haben Sie sich entschieden, Ihre IT-Ausgaben zu senken? Dann installieren Sie am besten erst einmal eine Netzwerkinventur-Lösung, die Ihnen anzeigt, welche Drucker, Desktop-PCs, Laptops, Server und Software sich in Ihrer IT-Umgebung befinden. Wenn Sie den Überblick haben, können Sie die geplanten Einsparungen im nächsten Schritt gezielt angehen.

Peter Tsai, IT-Analyst bei Spiceworks

www.spiceworks.com