IT- Outsourcing unter der Lupe – Pro, Contra und vieles dazwischen

Unternehmen können externe Mitarbeiter beschäftigen, die sie bei verschiedenen Projekten oder alltäglichen Dienstleistungen unterstützen. Diese Strategie wird oft als Outsourcing bezeichnet.

Alle Arten von Unternehmen können die Vorteile von Outsourcing nutzen, nicht nur große, globale Konzerne. Obwohl es ein wichtiger Schritt für das Wachstum eines Unternehmens sein kann, gibt es auch Nachteile, die berücksichtigt und gemildert werden müssen.   

Seit Anfang 2021 ist Atera, Anbieter eine cloudbasierten Plattform für Remote Monitoring & Management (RMM), Professional Service Automation (PSA) und IT-Fernzugriff in der DACH-Region aktiv. Mit einer Finanzspritze in Höhe von 25 Millionen Dollar, die das Unternehmen vor zwei Wochen bekanntgab, will Atera nun massiv in Wachstum investieren. Weltweit nutzen schon 6.000 Unternehmen die Plattform. Diese umfangreiche Erfahrung in der Zusammenarbeit mit Managed Service Provider sowie internen IT-Teams  ist Grundlage für Ateras Analyse des Dauerbrenner-Themas „IT-Outsourcing“.

Arten von Outsourcing

Durch Outsourcing können Unternehmen verschiedene Dienstleistungen in Anspruch nehmen, vom Marketing über das Personalwesen bis hin zur Verwaltung. Gängige Arten des Outsourcings sind:

• Managed Service Provider (MSP): Einige Unternehmen haben spezielle IT-Bedürfnisse, die von den Teams im Büro nicht erfüllt werden können. MSPs verwenden Software, wie z. B. Remote-Monitoring-Management-Software (RMM), um Unternehmen bei der Verwaltung der IT-Infrastruktur zu unterstützen, Maßnahmen zur Cybersicherheit zu ergänzen und technischen Support anzubieten.
• Finanzdienstleistungen: Unternehmen können Finanzdienstleistungen auslagern, um Kosten zu sparen. Die Buchhaltung erfordert Zeit und Fachwissen, was für kleine Unternehmen eine große Investition darstellen kann. Professionelle Buchhalter können Geschäftsinhabern helfen, ihre Bücher auszugleichen, um die Effizienz zu steigern.
• Kundenbetreuung: Unternehmen können Call-Center und Chat-Dienste auslagern, wenn dies die primäre Art und Weise ist, wie sie mit Kunden kommunizieren. Dazu sollten sie dem Outsourcing-Unternehmen Standards und Erwartungen mit auf den Weg geben.
• Marketing: Externe Marketingfirmen bieten professionelle Marketing-Assets für Unternehmen, die ihnen helfen können, auf lange Sicht zu wachsen. Diese Firmen können auch dabei helfen, individuelle Marketingstrategien, schriftliche Inhalte und Webdesign-Services zu entwickeln.
• Administrative Aufgaben: In den letzten Jahren sind virtuelle Assistenten zu einer beliebten Outsourcing-Strategie avanciert. Diese Assistenten können bei der Terminplanung, dem Posten in den sozialen Medien, der Verwaltung des Posteingangs und sogar bei Botengängen helfen.
• Personalwesen (HR): Zu den Aufgaben des Personalwesens gehören die Einstellung, das Onboarding und die Verwaltung von Mitarbeitern. Unternehmen beauftragen in der Regel Personaldienstleister, um qualifizierte Kandidaten zu finden, aber sie können auch Aufgaben wie die Gehaltsabrechnung, die Verwaltung von Sozialleistungen und Schulungen auslagern.
• Auftragnehmer: Ein Auftragnehmer ist ein Fachmann, der auf einer nicht permanenten Vertragsbasis angestellt ist, normalerweise um eine begrenzte, spezifische Aufgabe oder Funktion auszuführen. Dies kann von der Beauftragung von Beratern bis hin zu spezifischen Funktionen wie IT-Hilfe, Zeitarbeit, Auftragsarbeiten oder der Durchführung von Spezialprojekten reichen. Auftragnehmer können je nach Situation hoch spezialisiert sein oder eher niedere und sich wiederholende Aufgaben erledigen.

Diese Liste lässt sich noch fortsetzen. Mit den zunehmenden Möglichkeiten der Fernarbeit und für Freiberufler können Unternehmen verschiedene Positionen, Projekte und Abläufe auslagern.

Vorteile des Outsourcings

Das Verständnis der Vorteile des Outsourcings kann Entscheidungsträgern helfen, zu entscheiden, ob es für ihr Unternehmen das Richtige ist oder nicht. Während einer der Vorteile des Outsourcings die Freisetzung von Ressourcen für andere Bereiche ist, gibt es eine Vielzahl von Möglichkeiten, wie Unternehmen von dieser Geschäftsstrategie profitieren können.

Zugang zu einem größeren Fachkräfte-Pool

Normalerweise stellen Unternehmen Mitarbeiter ein, die bestimmten Kriterien und Stellenanforderungen entsprechen. Doch nicht jeder Mitarbeiter kann die wachsenden Anforderungen eines Unternehmens erfüllen. Durch die Auslagerung von Aufgaben und Positionen können Unternehmen auf Experten zurückgreifen, anstatt in Ausbildungsressourcen zu investieren. Outsourcing bietet Branchenkenntnisse und Erfahrungen, die den meisten Geschäftsinhabern möglicherweise nicht bekannt sind.

Viele Unternehmen verlassen sich auf IT-Outsourcing, weil die Branche nuanciert ist und sich ständig verändert. Diese Unternehmen implementieren auch Software as a Service (SaaS) in vielen Aspekten ihres Geschäfts. Indem sie sich auf ausgelagerte SaaS-Unternehmen verlassen, gewinnen Manager die Gewissheit, dass sich Experten um ihre IT-Anforderungen kümmern. Darüber hinaus vergrößert die Remote-Arbeit den verfügbaren Fachkräfte-Pool. Externe IT-Experten können Mitarbeiter durch RMM unterstützen, das alle IT-Funktionen oder die Verwaltung von IT-Assets zentralisiert.

Die Fähigkeit, sich auf die Kernaspekte des Geschäfts zu konzentrieren

Unternehmen sollten sich auf das zu konzentrieren, worin sie gut sind; dies hilft, Effizienz zu schaffen und die Produktivität zu steigern. Während es eine gute Praxis ist, Bereiche zu verbessern, die im Unternehmen fehlen, könnten diese Bemühungen den Fokus von ihren Kernaspekten ablenken. Zum Beispiel lagern Freiberufler oft ihre Buchhaltung aus, weil sie nicht die Ressourcen haben, sie selbst zu erledigen. Gleichermaßen könnten Unternehmen die gleichen Ressourcen fehlen. Anstatt eigenes Personal zu rekrutieren, einzustellen und zu schulen, kann es einfacher sein, diese Aufgaben auszulagern. Manager und Mitarbeiter können sich darauf verlassen, dass die Arbeit von Experten auf dem Gebiet erledigt wird, und können mehr Zeit für strategisch wichtigere Aufgaben aufwenden.  

Kostenreduzierung

Das Auslagern von Projekten und Aufgaben ist weniger kostspielig als die Einstellung und Schulung von Vollzeitmitarbeitern. Im Durchschnitt kosten neue Mitarbeiter mehrere Tausend Euro für Schulung, Einarbeitungszeit, Personalvermittlung und aufgeschobene Produktivität. Beim Outsourcing hingegen zahlen Manager nur für die in Anspruch genommenen Leistungen. Sie können Personal einstellen, wann immer sie es brauchen, anstatt für einen Vollzeitmitarbeiter zu bezahlen. Darüber hinaus können Unternehmen auch ihre Gemeinkosten senken, indem sie bestimmte Positionen wie die Verwaltung auslagern. Anstatt einen Vollzeitmitarbeiter einzustellen, können Manager virtuelle Assistenten anheuern und so Ausgaben für Büroräume, Möbel, IT-Ausrüstung und Softwaretools einsparen.

Steigerung von Effizienz und Qualität

Outsourcing-Experten führen Projekte professionell durch. Wesentliche Faktoren bei jedem Projekt sind Risikobewertung und -analyse. Aufgrund ihrer Expertise können Outsourcing-Dienstleister die Effizienz steigern, indem sie potenzielle Risiken, die den Managern unbekannt sind, einplanen und abmildern. Zu diesen Risiken gehören Märkte, staatliche Vorschriften, finanzielle Bedingungen und Technologien. Ein weiterer Vorteil des Einsatzes von Outsourcing-Anbietern ist ihre Fähigkeit, Projekte sofort zu starten. Diese Firmen haben Zugang zu Ressourcen, die das eigene Unternehmen möglicherweise nicht hat. Inhouse-Projekte könnten aufgrund von Schulungen, Einstellungen und Support länger dauern.

Nachteile des Outsourcings

Es gibt auch einige Nachteile beim Outsourcing. Die Beachtung dieser Nachteile kann entscheidend dafür sein, ob Outsourcing eine gute Idee für ein Unternehmen ist.

Sicherheitsrisiken

Es ist wichtig zu bedenken, dass Outsourcing-Dienstleister Zugang zu wichtigen Informationen haben können. Bestimmte Aspekte wie Gehaltsabrechnung, Personalwesen und Personalbeschaffung beinhalten vertrauliche Daten, die an Dritte weitergegeben werden. Darüber hinaus sind Unternehmen mit der zunehmenden SaaS-Implementierung einem höheren Risiko von Cybersicherheitsbedrohungen ausgesetzt. Um diese Probleme zu reduzieren, können Unternehmen:

• sicherstellen, dass die Outsourcing-Firma Erfahrung im Umgang mit sensiblen Daten hat;
• eine Geheimhaltungsvereinbarung mit der Firma unterzeichnen, bevor das Projekt gestartet wird;
• eine Wettbewerbsverbotsklausel erstellen, um sicherzustellen, dass die Firma kein konkurrierendes Projekt entwickelt.

Es ist verständlich, dass man sich unwohl dabei fühlt, vertrauliche Informationen mit einer externen Quelle zu teilen, aber die oben genannten Tipps helfen, eine sicherere Arbeitsbeziehung zu schaffen.

Erhöhte Kosten

Einige Outsourcing-Kosten können unbemerkt bleiben, besonders wenn ein Unternehmen zum ersten Mal mit einer Firma zusammenarbeitet. Diese Kosten können das Management und die Koordination von Auftragnehmern, Projektabnutzung, Onboarding, Prozesskosten und Governance-Kosten umfassen. Unternehmen sollten vor dem Start eines jeden Projekts klare Anforderungen haben. Sie sollten sich nicht scheuen, die unterschiedlichen Kosten, die von verschiedenen Anbietern bereitgestellt werden, genauer anzusehen. 

Auswirkungen auf die Unternehmenskultur

Outsourcing kann die Moral der Mitarbeiter und die Unternehmenskultur beeinträchtigen. Während Manager Outsourcing als kosteneffiziente Option sehen, haben Mitarbeiter möglicherweise das Gefühl, ersetzt zu werden. Sie könnten auch verwirrt darüber sein, warum einige Unternehmensdienstleistungen ausgelagert werden müssen. Wenn Unternehmen ihren Mitarbeitern gegenüber transparent sind, werden diese die geschäftlichen Entscheidungen der Geschäftsführung verstehen. Dies kann auch dazu beitragen, die positive Stimmung am Arbeitsplatz und die Produktivität zu steigern.

Verlust der Qualitätskontrolle

Outsourcing bedeutet, einen Teil der Kontrolle über Projekte aufzugeben. Im Gegensatz zu internen Teams können Manager die Aufgaben nicht genau überwachen und erhalten möglicherweise nur einmal pro Woche Updates. Es ist wichtig, eine gute Kommunikation mit den Outsourcing-Dienstleistern aufzubauen, um dieses Problem zu entschärfen:

• Qualitätsstandards berücksichtigen
• Teile des Projekts statt das Ganze delegieren
• Zeitplan für das Projekt festlegen
• Recherche und Evaluierung des optimalen Outsourcing-Dienstleisters

Durch eine gute Kommunikation mit dem Outsourcing-Team können Unternehmen ihre Standards aufrechterhalten und eine professionelle Arbeitsbeziehung pflegen.

Outsourcing – ja oder nein?

Outsourcing kann ein wichtiges Instrument für Unternehmen sein oder auch nicht. Das Thema sollte daher nicht auf die leichte Schulter genommen werden. Bei der Entscheidung für Outsourcing gilt es die folgenden Fragen zu berücksichtigen:

• Tun sich Mitarbeiter mit bestimmten Aufgaben schwer?
• Wird das Budget immer knapper?
• Stagniert der Fortschritt aufgrund von Routineaufgaben?
• Fehlt es den Mitarbeitern an frischen Ideen?
• Sind die Manager überlastet?
• Haben Mitarbeiter mit unregelmäßigen Aufgaben zu tun?

Werden diese Fragen mit „Ja“ beantwortet, stehen die Chancen gut, dass Outsourcing eine gute Idee für das Unternehmen ist. Für manche Unternehmen kann Outsourcing eine Erleichterung darstellen, für andere ist es vielleicht nicht der richtige Schritt. Indem sie die Vor- und Nachteile dieser Option verstehen, können Manager fundierte Entscheidungen über Outsourcing für ihr Unternehmen treffen.

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