Effizienz und Datensicherheit schließen sich nicht aus

Wenn Teams orts- und zeitunabhängig zusammenarbeiten, sorgen Cloud-Lösungen für ein produktives Miteinander. Die Wahl der richtigen Plattform gestaltet sich jedoch häufig als Spagat zwischen Effizienz, Flexibilität und dem Schutz sensibler Daten.

Dabei müssen sich Produktivität und Datensouveränität bzw. -sicherheit nicht ausschließen. Der Markt ist reif für Lösungen, mit denen der Anwender keine Kompromisse mehr eingehen muss.

Nicht erst seit diesem Jahr sehen sich Unternehmen zusehends mit Remote Work und Home Office konfrontiert. Um auch aus der Ferne die reibungslose Zusammenarbeit im Team garantieren zu können, greifen nicht wenige auf Cloud-Plattformen zurück. Doch in der Fülle der Anbieter gestaltet sich die Wahl für Verantwortliche häufig schwierig: hier ist der Funktionsumfang zu gering, dort lässt sich die Lösung nicht flexibel skalieren und an anderer Stelle mangelt es an adäquatem Datenschutz. 

Die Folge: viele Unternehmen sehen sich vor einer unüberwindbaren Hürde und verzichten auf die Nutzung cloudbasierter Kollaborationslösungen – und damit auf viele Vorteile: Denn durch die ständige Verfügbarkeit von Dokumenten, Tabellen und Präsentationen und die Möglichkeit, daran in Echtzeit ohne Versionskonflikte oder unzählige E-Mail-Schleifen zusammenzuarbeiten, erhöhen die Plattformen die Produktivität enorm. Gepaart mit Tools zur Kommunikation im Team, zur Projektsteuerung und CRM-Funktionalitäten wird aus Cloud-Kollaborationsplattformen ein echtes Powerhouse für die effektive Zusammenarbeit im gesamten Unternehmen. 

Ein häufiger Grund für eine ablehnende Haltung gegenüber der Zusammenarbeit über die Cloud sind Bedenken bezüglich der Datensicherheit. Wenn viele Mitarbeiter ungehinderten Zugriff auf Dokumente haben und Daten ohne Hürden miteinander teilen, entstehen Sicherheitsrisiken. Im Laufe der Zeit kann das dazu führen, dass wichtige Dokumente unkontrolliert im Netz umherschwirren. Leider bieten nicht alle Plattformen ausreichend Sicherheitsfunktionen, um sensible Daten ausreichend zu schützen, von sicherer Verschlüsselung ganz zu schweigen. 

Keine Kollaboration ist auch keine Lösung

Eines lässt sich jedoch bei allen Bedenken festhalten: Home Office und Remote Work sind gekommen, um zu bleiben. Und auch die Arbeit vor Ort im Büro wird künftig eher noch mehr auf Effizienz setzen müssen als ohnehin schon. Unternehmen müssen daher auf die eine oder andere Weise Lösungen finden, die produktives Arbeiten im Team orts- und zeitunabhängig erlauben – und sehen sich im wesentlichen zwei Optionen gegenüber: Entweder, sie decken sämtliche Aspekte durch ein Konglomerat verschiedener Lösungen ab, was jedoch außerordentlich hohe Ansprüche an Administratoren stellt. Oder aber sie setzen auf Plattformen, die als All-in-one-Lösungen die verschiedenen Anforderungen erfüllen.

Als eine solche Plattform sieht sich ONLYOFFICE Workspace. Die Lösung umfasst eine Vielzahl von Web-Apps für effizientes Teammanagement und zur reibungslosen Zusammenarbeit über die Cloud. ONLYOFFICE Workspace versteht sich somit als umfassende Gesamtlösung zur Steuerung, Zusammenarbeit und Kommunikation in Teams und lässt sich sowohl als Cloud-Service als auch als auf eigenen Servern gehostete Lösung verwenden. Im Detail besteht ONLYOFFICE Workspace aus den folgenden Apps:

ONLYOFFICE Docs

Mit den Online-Editoren von ONLYOFFICE Docs bietet Workspace Nutzern eine leistungsstarke Office-Suite zur gemeinsamen Bearbeitung von Dokumenten, Tabellen und Präsentationen. Die Editoren sind zu 100% kompatibel mit Microsoft-Office-Formaten und unterstützen alle gängigen Dateiformate.

ONLYOFFICE Groups

Durch die Integration von ONLYOFFICE Groups haben Nutzer von Workspace Zugriff auf eine Vielzahl von Verwaltungstools, mit denen sich sämtliche Business-Prozesse abbilden und steuern lassen. So enthält Workspace ein Projektmanagementtool, CRM-Funktionalitäten sowie ein Dokumentenmanagement mit integriertem Multimedia-Player. Auch die Planung von Veranstaltungen sowie Community-Management sind mit ONLYOFFICE Workspace möglich.

ONLYOFFICE Mail

Auch die Verwaltung von E-Mail-Adressen und des gesamten Mailverkehrs ist mit ONLYOFFICE Workspace möglich. Das Tool unterstützt mit POP3, SMTP und IMAP alle gängigen E-Mail-Protokolle und bietet neben Standarddomains unbegrenzte Posteingänge und Mailgruppen.

ONLYOFFICE Talk

Mit ONLYOFFICE Talk stellt Workspace Nutzern eine eigene Instant-Messaging-Lösung zur Verfügung, mit der sich Teammitglieder in Echtzeit entweder im Direktchat oder entsprechenden Chatrooms unterhalten können.

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Hohe Standards für Datensicherheit und -kontrolle

Wie erwähnt, sollten Unternehmen neben einem Toolset für effiziente Zusammenarbeit auch auf ausreichenden Schutz für sensible Daten achten. Plattformen bieten Nutzern dabei unterschiedliche Lösungen, nicht alle davon stellen die maximale Datensicherheit in den Vordergrund. Es gilt daher, darauf zu achten, dass die gewählte Konfiguration auch zu den Anforderungen des Unternehmens passt.

ONLYOFFICE Workspace wurde beispielsweise explizit für Unternehmen entwickelt, die mit sensiblen Daten arbeiten. Daher sind die Datenschutzstandards der Plattform besonders hoch. Neben ständiger Verschlüsselung inaktiver Daten sowie bei der Datenübertragung bietet ONLYOFFICE das Feature “Privaträume”: Jede einzelne Änderung wird in Echtzeit mit dem AES-256-Algorithmus verschlüsselt, wenn Teammitglieder in einem solchen virtuellen Raum zusammenarbeiten. So erhalten die Anwender eine echte Ende-zu-Ende-Verschlüsselung, die zu keiner Zeit den produktiven Betrieb stört und bei der wichtige Daten nie unverschlüsselt auf dem Server liegen. Die Nutzerauthentifizierung erfolgt ebenfalls sicher über LDAP/Active Directory. Administratoren können zudem die Zugriffsrechte für Nutzer flexibel anpassen. Auch Funktionen wie eine Aktivitätsverfolgung und Audit-Berichte sind mit ONLYOFFICE Workspace möglich. Bezüglich der gesetzlichen Anforderungen brauchen sich Nutzer indes keine Sorgen zu machen: ONLYOFFICE Workspace ist vollständig DSGVO-konform.

Fazit: Umfassende Lösungen bieten Produktivität

Unternehmen müssen Möglichkeiten finden, auch örtlich voneinander getrennten Teams eine reibungslose Zusammenarbeit zu ermöglichen. Cloud-Kollaborationsplattformen bieten hier die Möglichkeit, gemeinsam und in Echtzeit Dokumente zu bearbeiten. Gleichzeitig darf die Sicherheit nicht für die produktive Zusammenarbeit aufgeweicht werden. Doch das bedeutet nicht, dass Unternehmen gleich auf eine Armada an verschiedenen Lösungen setzen müssen, die dazu auch noch schlecht ineinander greifen. Der Markt bietet mittlerweile eine Reihe von All-in-One-Lösungen wie ONLYOFFICE Workspace, welche alle Aspekte der Online-Zusammenarbeit direkt innerhalb der Plattform adressieren und ohne großen Zusatzaufwand einen hohen Datenschutzstandard einhalten, während die Nutzererfahrung unangetastet einfach bleibt. 

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