Der Workspace der Zukunft

Wie arbeiten wir heute zusammen und wie sehen Arbeitsplatz und Produktivität im Office morgen aus? Darüber sprach Ulrich Parthier für it-daily.net mit Lev Bannov, Gründer & CEO von ONLYOFFICE. 

Herr Bannov, Sie gelten als ein leidenschaftlicher und erfahrener Teamleiter mit mehr als 20-jähriger Erfahrung in der IT-Branche. Welches war die Idee hinter der Gründung von ONLYOFFICE?

Lev Bannov: Die Geschichte von ONLYOFFICE begann vor über 10 Jahren. Wir hatten damals das Gefühl, dass es einen Mangel an zuverlässigen und leistungsstarken Online-Dokumenteneditoren gab – daraus entstand die Idee für ONLYOFFICE.

Wir wollten uns damals von der Masse abheben und etwas wirklich Cooles entwickeln. Wenn ich zurückblicke, würde ich sagen, dass wir schon eine Art Wegbereiter waren. Wir entwickelten den weltweit ersten Online-Dokumenteneditor auf HTML5-Canvas-Basis – das war ein ungeheures Risiko! Aber der Plan ist aufgegangen. Klar, heutzutage begeistert diese Technologie niemanden mehr, aber damals war es ein echter Durchbruch. Und so wurden die ONLYOFFICE Online-Editoren zum Herzstück unseres Projektes, das als umfassende Office-App zahlreiche Möglichkeiten zur Weiterentwicklung bietet und von Millionen von Menschen genutzt wird.

“Wir möchten, dass unsere Online-Editoren perfekt sind wie eine Schweizer Uhr“ Lev Bannov, Gründer und CEO

 

Dokumentenbearbeitung und effiziente (Cloud-)Zusammenarbeit können in der modernen Arbeitswelt immer weniger voneinander isoliert betrachtet werden. Welche Schritte sollten Unternehmen ergreifen, um sich in diesem Bereich zu modernisieren? 

Lev Bannov: Unternehmen wollen unabhängig bleiben und sich ihre Kollaborationsumgebung selbst schaffen. Das geht mit Open-Source-Software am besten. Open-Source-Lösungen bieten nicht nur oft denselben Funktionsumfang wie proprietäre Lösungen, sondern haben sich auch in der Einrichtung und Wartung stark professionalisiert. Eine lebendige Community entwickelt darüber hinaus ständig neue Features selbst und verbessert die Lösungen so kontinuierlich. 

ONLYOFFICE Workspace bietet Unternehmen eine Rundum-Lösung aus Online-Dokumentenbearbeitung und -zusammenarbeit kombiniert mit umfassenden Produktivitätstools. Sie sparen viel Zeit und arbeiten im Team besser zusammen– ohne Kompromisse bei Datensicherheit und -souveränität eingehen zu müssen.

Ihre Philosophie ist auf die einfache Zusammenarbeit ausgelegt. Dafür stellt ihre Plattform ein Paket von Produktivitäts-Apps zur Verfügung. Wie kann man sich das in der Praxis vorstellen? Kann ich einfach per Knopfdruck die benötigten Module auswählen, oder ist die Konfiguration doch ein bisschen aufwendiger?

Lev Bannov: Wenn wir über ONLYOFFICE Workspace sprechen, ja, dann ist die Konfiguration wirklich so einfach. Zunächst einmal können Sie in den Einstellungen genau die Module und Tools auswählen, die Sie benötigen. Wenn Sie z. B. CRM nicht brauchen, können Sie es ganz einfach abschalten. Sollten Sie dann später feststellen, dass Sie es doch benötigen, können Sie es mit nur einem Klick einschalten und direkt nutzen.

Wir haben uns beispielsweise für einen besonders intuitiven Adminbereich entschieden: ein Control Panel, in dem Sie alles steuern können, was für Ihre Infrastruktur notwendig ist: Portale erstellen, Backups automatisieren, oder sogar Sicherheitsoptionen festlegen: So können Sie zum Beispiel auch Ihr Portal mit HTTPS verschlüsseln, Daten per AES-256-Verschlüsselung schützen oder Logins mit Single Sign On und LDAP zentralisieren.

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Verbesserte Sicherheitsfunktionen, darunter Privaträume, Authentifizierung über LDAP und Active Directory, Konformität mit internationalen Sicherheitsstandards – das geht weit über normale Anforderungen auch in Corona-Zeiten hinaus. Welche Rolle sollte das Thema Sicherheit bei der Cloud-Kollaboration insgesamt spielen?

Lev Bannov: Heutzutage machen sich viele Anwender berechtigterweise Sorgen um die Sicherheit ihrer sensiblen Daten. Aus diesem Grund ist das Set an Sicherheitsfeatures, das wir bieten, überdurchschnittlich groß. Denn am Ende ist es ganz einfach: Vertrauen Ihnen die Nutzer nicht, werden sie Ihre Software oder Ihre Services nicht nutzen. Dieses Vertrauen muss man sich erarbeiten, indem man zeigt, dass sensible Daten stets mit dem größtmöglichen Schutz versehen sind.

Sie werben damit, dass die Plattform offen und erweiterbar sei für Tools und Anwendungen der Anwender. Wie schaffen Sie das?

Lev Bannov: Das ist zunächst einmal der Kern von Open-Source-Produkten: Jeder kann die Funktionalität so erweitern, wie er oder sie es benötigt. Wenn eine Funktion fehlt, kann die Community ganz einfach zum Projekt beitragen. Das gilt so auch für ONLYOFFICE. 

Darüber hinaus ist uns jedoch auch wichtig, dass Nutzer unsere Plattform auch mit verschiedensten Diensten von Drittanbietern verbinden können. Die meisten Unternehmen nutzen für verschiedene Zwecke bereits diverse Services, und wir möchten, dass sich ONLYOFFICE dort perfekt einfügt. 

ONLYOFFICE Workspace kann zum Beispiel externe Dienste wie DocuSign für digitale Signaturen, Bitly zum Verkürzen von Links, WordPress zum Veröffentlichen von Dokumenten oder auch Twitter, Facebook oder Google integrieren.

Die IT-Landschaft von Unternehmen ist schon heute stark fragmentiert und es befinden sich meist verschiedene Systeme parallel im Einsatz (Stichwort Apple vs. Android). Stellt das auch ONLYOFFICE vor Schwierigkeiten? Wenn ja, wie lösen Sie dieses Problem?

Lev Bannov: Ein gesunder Wettbewerb ist immer ein guter Ansporn, um motiviert und auf dem neuesten Stand zu bleiben und kontinuierlich zu wachsen. Wir konzentrieren uns auf unsere Stärken: nahtlose Online-Zusammenarbeit, Sicherheit und Flexibilität – und machen sie noch besser, indem wir eigene Ideen umsetzen. 

ONLYOFFICE wird bereits von mehr als sieben Millionen Anwendern genutzt. Gibt es bei den Unternehmen ein gewisses Muster? Interessieren sich eher KMUs, der Mittelstand oder das Enterprise- und Konzernumfeld dafür?

Lev Bannov: Zu unseren Kunden gehören kleine und mittelständische Unternehmen genauso wie Großunternehmen, Regierungsbehörden und öffentliche Einrichtungens, Bildungs-, Wissenschafts- und Forschungseinrichtungen, aber auch Non-Profit-Organisationen.

Viele nutzen ONLYOFFICE Workspace, um eine funktionsübergreifende Arbeitsumgebung zu schaffen (z. B. Oracle, Rutgers University, Französisches Rotes Kreuz, GIZ, DIPF, Regierung der Stadt Hopewell), andere verwenden ONLYOFFICE Docs in Kombination mit anderen Sync&Share/ECM-Lösungen wie Nextcloud, ownCloud, Seafile, Confluence, Alfresco, etc. einsetzen. (z.B. IIEP-UNESCO, Suzuki, AARNet, sciebo, GWDG).

Unternehmen, die unsere Editoren in ihre eigenen Dokumentenmanagementsysteme integrieren, finden sich beispielsweise oft in der Finanz- und Technologiebranche (z. B. Thomson Reuters, Deloitte, Fujitsu, Egress).

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Kann man ONLYOFFICE im Kontext und als Teil eines New Work-Konzeptes verstehen?

Lev Bannov: Ich denke, das New-Work-Konzept ist schon längst ein Teil unserer Unternehmensphilosophie: Jeder soll das tun, was er mag, was er wirklich gut kann und wo er besser sein kann als andere – das leben wir jeden Tag im Unternehmen.

Was sind ihre Ziele für das ONLYOFFICE-Projekt für die nächsten 12 Monate?

Lev Bannov: Im Fokus steht zunächst auf jeden Fall, das Featureset von ONLYOFFICE Docs und Workspace weiter auszubauen.

Aktuell arbeiten wir an einer Plattform mit einer neuen Architektur, die wir App Server nennen und die auf .NET Core basiert. Die Nutzung einer Technologie, die nicht plattformübergreifend ist, kommt für uns nicht mehr in Frage.

Ein weiteres Thema für uns sind multifunktionale Formulare oder Templates für Unternehmen. Wir sprechen hier über ein Tool, um schnell eine beliebige Dokumentenvorlage zu erstellen (z.B. Versicherungsantrag, Vertrag, Formular W-9, Zertifikat usw.). Dadurch lassen sich Geschäftsprozesse innerhalb eines Unternehmens als auch zwischen mehreren Organisationen automatisieren.

Eine weitere Sache, die Anwender wirklich brauchen, ist die Möglichkeit, vertrauliche Dokumente absolut sicher zu speichern und damit zu arbeiten. Sie haben sicherlich schon von Virtual Data Room Software gehört. Aus meiner Sicht reicht die jedoch nicht aus, um wirklich absolute Sicherheit zu gewährleisten. Schließlich haben die Anbieter dieser Lösungen immer noch Zugriff auf Benutzerdaten. Um diese Lücke zu schließen, arbeiten wir bereits an einer Funktion, welche die Sicherheit bei der Bearbeitung vertraulicher Dokumente nochmal auf ein völlig neues Level hebt. Die erste Version davon – ONLYOFFICE Privaträume – ist bereits jetzt verfügbar und kann ausgiebig von Nutzern getestet werden, und wir planen, sie kontinuierlich weiterzuentwickeln und zu verbessern.

Herr Bannov, wir danken für das Gespräch!