Wie Sie jede Phase professionell managen

Ein Projekt ist stets eine neue Herausforderung: Es ist per definitionem einmalig, zeitlich begrenzt und aufgrund der individuellen Rahmenbedingungen innovativ. Dennoch können Projektmanager sich an gewissen Leitlinien und Strukturen orientieren, um ihr jeweiliges Projekt sicher zum Ziel zu führen.

So durchläuft beispielsweise jedes Vorhaben einen mehr oder weniger ähnlichen Projektlebenszyklus, der sich je nach Branche in eine Reihe von Phasen unterteilen lässt. Weit verbreitet ist die Strukturierung in fünf Phasen: Studie, Konzept, Design, Umsetzung und Test. Auch wenn kein Projekt ist wie das andere, so kann dieser grundsätzliche Rahmen helfen, sich in den einzelnen Abschnitten auf die wesentlichen Kernaufgaben zu konzentrieren, Hürden sicher zu meistern und Stolperfallen rechtzeitig zu erkennen. Was das konkret in der Praxis bedeutet und wie Projektmanager ihr Projekt effizient abwickeln können, erläutert Prof. Dr. Jörg Friedrich, Chefdesigner der Projektmanagementsoftware Allegra, in der folgenden Checkliste.

1. Phase: Studie

Unabhängig von der Branche, Unternehmensgröße und dem Vorhaben hat jedes Projekt eine Startphase. Bei größeren Vorhaben kann diese einige Monate dauern, in kleinem Umfang ist sie häufig sehr schnell erledigt. Im Kern geht es in diesem Auftakt darum, die Machbarkeit des geplanten Projekts abzuschätzen und zu entscheiden, ob das Vorhaben überhaupt angegangen wird. Im Mittelstand kommt es vor, dass Projekte ohne eine solche Studie auskommen – wohingegen Großkonzerne und komplexe Organisationen teilweise sogar die Durchführbarkeitsanalyse als eigenes Projekt angehen, nach deren Abschluss dann die Entscheidung zum weiteren Vorgehen fällt. Entscheidend ist hier die Verhältnismäßigkeit: Reicht ein gut vorbereitetes Kick-Off-Meeting oder braucht es eine umfassende Studie? Wer sind potenzielle Projektteilnehmer, Stakeholder, Budgetgeber? Was soll mit dem Projekt erreicht werden und wie realistisch ist diese Idee? Sind Wert, Machbarkeit und Nutzen für das Unternehmen bestimmt, kann das eigentliche Projekt starten.

2. Phase: Konzept

Nach den grundsätzlichen Fragen geht es nun in die Detailplanung. Projekte anzugehen bedeutet normalerweise, dass Budget und Personal gebraucht wird – es muss also eine Bewilligung des Projekts von der Unternehmensleitung vorliegen, um wirklich in die Umsetzung gehen zu können. Neben der generellen Durchführbarkeit gilt es daher in der zweiten Phase, das Projektziel klar und überzeugend zu formulieren: Welchen Nutzen bringt dieses Vorhaben dem Unternehmen generell und im Detail? Welche Faktoren sind wie quantifizierbar und woran kann der Projekterfolg letztlich gemessen werden? Hinzu kommt die Aufstellung des Projektteams, angefangen vom Projektmanager über notwendige Mitarbeiter bis hin zu Spezialisten für bestimmte Sonderthemen. Die Qualität des Konzepts ist entscheidend, um eine Freigabe für seine Umsetzung zu erhalten. Es lohnt sich daher, auf Genauigkeit, Nachvollziehbarkeit und Transparenz zu achten, um Stolpersteine zu vermeiden und das Projekt nicht schon in seinen Anfängen wieder begraben zu müssen.

3. Phase: Design

Die folgende Design- oder Planungsphase ist das Feintuning des Konzepts. Hier entwickelt das Projektteam nun konkrete Projektansätze, definiert notwendige Tätigkeiten sowie deren zeitlichen Ablauf und plant Arbeitspakete. Diese ermöglichen bei guter Vorbereitung die gezielte Abarbeitung der einzelnen Meilensteine auf dem Weg zum Projekterfolg. Um die Designphase erfolgreich zu gestalten kommt es vor allem darauf an, realistisch zu planen und auch Risiken einzukalkulieren. Entsprechende Projektmanagement-Tools können hierbei helfen. Je besser der Überblick über das gesamte Projekt, desto geringer ist die Gefahr von Fehlern. Die Design-Phase ist erfolgsentscheidend, denn nach dem hier entstehenden Projektplan richtet sich die gesamte Durchführung sowie die weitere Steuerung.

Daher empfiehlt es sich, in dieser Phase viel Energie zu investieren, um mögliche Hürden von Anfang an im Blick zu behalten und keine bösen Überraschungen heraufzubeschwören. Klar definierte KPIs, ein Risikomanagementplan, eine nachvollziehbare Budgetplanung, die Identifikation von Entscheidungsträgern und Stakeholdern sowie ein deutliches Zielbild sollten das Ergebnis dieses Abschnitts sein. Darüber hinaus kommt die Kommunikation als wesentlicher Erfolgsfaktor ins Spiel: Alle involvierten und vom Projekt betroffenen Mitarbeiter, Partner und Interessensvertreter sollten regelmäßig über die konkret für sie relevanten Projektinformationen auf den jeweils passenden Kanälen auf dem Laufenden gehalten werden. So vermeiden Projektmanager, dass ihr Projekt aufgrund von Zweifeln, Unsicherheiten, Ängsten oder ähnlichen Reaktionen unwissentlich oder bewusst ausgebremst oder gar sabotiert wird. Wenn nicht alle Beteiligten an einem Strang ziehen, ist der Erfolg eines Projekts schnell gefährdet.

4. Phase: Umsetzung

Nach all der Vorbereitung geht es in der Umsetzungsphase endlich ins Tun. Diese Phase des Projektlebenszyklus beansprucht in der Regel den höchsten Budget- und Personaleinsatz. Hier wird umgesetzt, was zuvor hoffentlich gründlich genug geplant wurde. Aufgabenmanagementlösungen können in dieser Phase helfen, alle anstehenden Tätigkeiten stets im Blick zu behalten, jederzeit den Projektstatus zu verfolgen und drohende Verschiebungen im Zeitplan rechtzeitig zu erkennen. Denn in dieser (meist längsten) Phase des Projekts besteht die Aufgabe des Projektmanagers – abgesehen von der Teamkoordination – darin, den Fortschritt laufend zu überprüfen, KPIs zu kontrollieren und bei Abweichungen vom Projektplan regulierend einzugreifen. Neben den einzelnen Aufgabenpaketen müssen auch die Termine und Budgets ständig gesteuert werden, um auf Kurs zu bleiben.

Spätestens jetzt wird deutlich, wie wichtig der Projektplan ist. Denn dieser dient dazu, schleichende Erweiterungen des Umfangs sowie auftauchende Risikofaktoren zu vermeiden. Regelmäßige Statusmeetings sorgen dafür, das Team stets auf dem aktuellsten Stand zu halten und vereinbarte Fristen einzuhalten. Darüber hinaus kann der Projektmanager in der laufenden Umsetzungsphase die Effizienz von Prozessen analysieren und wenn notwendig Anpassungen vornehmen. Darüber hinaus sollte auch in der Umsetzung die bereits zuvor begonnene Kommunikation niemals vergessen werden. Die transparente Information über Verzögerungen und deren Gründe schafft Vertrauen, wohingegen Stillschweigen eher zu Missmut und Verunsicherungen führt. Für diesen und alle anderen Aspekte gilt: Je professioneller die Designphase ablief und je besser der daraus resultierende Projektplan ausgearbeitet ist, umso reibungsloser läuft die Umsetzung.

5. Phase: Test

In der finalen Phase geht es um den erfolgreichen Projektabschluss und die Überführung der Ergebnisse in den laufenden Betrieb der Organisation. Darüber hinaus spielt die Evaluation hier eine entscheidende Rolle, um den Projektlebenszyklus rückblickend auszuwerten und wertvolle Erkenntnisse aus dem Gesamtverlauf zu ziehen. So lässt sich – auch wenn jedes Projekt individuell ist – für spätere Vorhaben das ein oder andere Learning mitnehmen. Ein Soll-Ist-Vergleich zeigt, ob die vereinbarten Projektziele erreicht wurden und die Abwicklung des Projektes wie geplant verlief. Neben Termintreue und Budgeteinhaltung spielt hier selbstverständlich die Qualität der erbrachten Leistungen und des Endergebnisses eine zentrale Rolle. All dies wird in einem Projektbericht festgehalten und je ehrlicher dieser verfasst ist, umso besser kann er als Basis für künftige Projekte