Thought Leadership
Natürlich möchte kein Unternehmen Probleme mit der IT haben. Doch immer wieder kommt es zu Schwierigkeiten, die sich allerdings vermeiden lassen. Neben einer guten IT-Betreuung spielen spezielle Sicherheitsfaktoren und natürlich auch geeignete Dienstleister eine eminente Rolle. Wer im Vorfeld gute Entscheidungen trifft, kann somit Fehlentwicklungen innerhalb des eigenen IT-Bereichs bestmöglich vermeiden.
Diese IT-Fehler sollte Unternehmen im Idealfall vermeiden
Der Berufsalltag kann mittlerweile nur dann optimal gelingen, wenn die IT reibungslos funktioniert. Das ist in vielen Unternehmen allerdings nicht immer der Fall. Doch was genau sind die häufigsten Fehler und wie lassen sie sich vermeiden?
1.Unsichere IT-Infrastruktur
Die Digitalisierung ist unaufhaltsam. Nahezu jeden Tag sprießen neue Programme, Erkenntnisse und Betriebssysteme wie Pilze aus dem Boden. Viele Unternehmen gehen jedoch nicht mit der Zeit oder verpassen sinnvolle Updates.
Das Ergebnis ist, dass viele IT-Systeme innerhalb des Unternehmens langsam oder zu ineffizient laufen. Das kann mitunter natürlich dazu führen, dass ernst zu nehmende Zwischenfälle eintreten. Fehlen Notfallpläne oder Backups, kann das zu Problemen führen.
Die Gründe für das Fehlen aktueller Software oder Penetrationstests sind zumeist vielfältig. Häufig sind es Kostengründe oder falsche Risikoeinschätzungen. Manchmal fehlt es auch an Problembewusstsein oder falschen Sicherheitsmaßnahmen. Mit einer guten Betreuung lassen sich jedoch Fehlkonzeptionen in der IT-Infrastruktur beheben. Denn reißt ein Glied in der Sicherheitskette, ist oftmals der gesamte Systemstrang gefährdet. Aus diesem Grund ist es wichtig, Vorsorge zu tragen, um Daten, Bilder, Dateien und Dokumente zu schützen sowie die Reputation zu wahren.
2. Fehlende Budgetierung
In vielen Fällen fehlt das nötige Budget. Unternehmen kaufen günstig ein und das in vielerlei Hinsicht. An der IT zu sparen, kann sich im Nachhinein jedoch als schwerwiegender Fehler herausstellen. Denn durch kostengünstige oder gar fehlende Ausrüstung fällt Qualität weg, was wiederum mit einigen Nachteilen verbunden ist. Im Hinblick auf Hardware und vor allem gute Software sollten Unternehmen jedoch keine Kompromisse eingehen. Kommt es schließlich zu Problemfällen, dem das IT-System nicht standhalten kann, sind Schwierigkeiten vorprogrammiert.
3. Überdimensionierte IT-Infrastruktur
Es gibt jedoch auch Ausnahmen. Einige Unternehmen greifen tief in die Tasche und geben viel Geld für teure Hardware aus, verfügen aber nicht über das geeignete IT-Management. Die IT ist ein komplexes System, das jedoch rundum bedacht werden sollte. Den wohl größten Fehler, den Unternehmen in dieser Hinsicht eingehen können, ist IT-Manager zu beauftragen, die nicht ideal geschult sind. Strategische IT setzt jedoch beste Hardware nebst Software und passende Mitarbeiter voraus, die zusammen und einheitlich funktionieren.
4. Überlizenzierung
Natürlich sind die meisten Unternehmen bestrebt, ihren IT-Bereich zu pflegen. Doch wer nicht weiß, wo er ansetzen soll, trifft häufig Fehlentscheidungen. Vor allem „Mix-and-Match“ Entscheidungen können fatal enden. Unternehmen kaufen in diesem Rahmen verschiedene IT-Lösungen ein und stimmen gleichzeitig verschiedenen Lizenz- sowie Nutzungsbedingungen zu. Dabei können sie im Nachhinein nicht nachvollziehen, welche Bedingungen für welche Lizenzen gelten. Es ist aber entscheidend, alle nötigen Informationen im Bereich der Softwarelizenzen zentral zusammen- und aufzuarbeiten, um diese später leichter wiederzufinden. Ein guter Lizenzmanager behält alle Fakten im Auge und kann eine gut definierte Reportingstruktur erstellen.
5. Schlechte IT-Betreuung wählen
IT ist immer umfangreich. Die Kosten für gute Hardware und Software können schon mal das Budget schröpfen. Es nützt jedoch nichts, nun am IT-Betreuer zu sparen. Das tun aber viele Unternehmen und beauftragen einen oder schlecht geschulte Betreuer. Diese weisen kaum das nötige Know-How auf und besitzen keine Zertifizierungen. Sie wissen demnach nicht, was sie zu tun haben und können daher auch keine Ausfallsicherheiten bieten. Eine ausgeklügelte IT-Betreuung mit versierten Mitarbeitern, die immer ansprechbar sind und Hilfe sowie Tipps geben können, sind maßgeblich. Somit lassen sich Probleme zeitnah beheben und damit verbundene Imageschäden vermeiden.
6. Fehler zeitnah beheben
Viele Unternehmen wissen zwar, dass das IT-Management hakt, wenden sich diesem Problem jedoch nicht zeitnah zu. Das kann am stressigen Tagesgeschäft oder an Verdrängung liegen. Fakt ist jedoch, dass ein wenig geschultes IT-Team bei Schäden nicht ausreichend oder rechtzeitig eingreift. Bleiben Fragen zum IT-System offen, ist das für das Unternehmen ein wichtiges Zeichen, das etwas nicht stimmt. Ungünstige IT-Lösungen, diffuse Arbeitsweisen und Problementwicklungen sind die Folge, die zu verheerenden Komplikationen führen. Bei Unsicherheiten ist es daher empfehlenswert, sich einem professionellen IT-Team zuzuwenden, das dem Unternehmen jederzeit und mit Rat und Tat zur Seite steht.
7. Unpassende Wartungsverträge abschließen
Es kommt häufig vor, dass im Rahmen der IT Unternehmen falsche Lösungen angehen. Das kann nicht nur die Wahl von Hardware, IT-Management oder Lizenzen betreffen, sondern auch Wartungsverträge umfassen. Diese sollten am besten kundenorientiert, bedürfniserfüllend und flexibel sind. Somit lassen sich Leistungen als auch Kosten gelungen koordinieren. Wer jedoch leichtgläubig irgendwelche Verträge unterschreibt, läuft Gefahr, falsche Wege einzuschlagen. Zudem sind Betreuungsverhältnisse zu bedenken. Was passiert z.B., wenn sie enden? Wer kann dann von welchen Rechten profitieren? Es kommt häufig zu Interessenkonflikten, die zeit- und kostenintensiv sind. Daher ist es wichtig, sich im Vorfeld mit den IT-Wartungsverträgen auseinanderzusetzen und im Zweifelsfall einen Profi zu beauftragen.
8. Dokumentationen schleifen lassen
Fehlt es an richtigen Dokumentationen hinsichtlich der IT-Infrastruktur, ist guter Rat teuer. Neue IT-Dienstleister müssen von null beginnen und sich eine erste eigene Meinung bilden. Das kann Zeit kosten, vor allem, wenn keine gute Sicherheit gegeben ist. Aus diesem Grund sollte eine kontinuierliche Dokumentation sämtlicher Funktionen und Strukturen betreffend der IT vertraglich festgehalten werden. In diesem Zusammenhang sollten die Vertragsdetails nicht nur Hardware, sondern auch Software, Webseite, Infrastruktur und sonstige wichtige IT-Faktoren umfassen.
9. Komplettausfälle versehentlich provozieren
Unternehmen, die von einer guten IT-Infrastruktur profitieren, lassen ihre Systeme, Server und Backups häufig einfach nur laufen. Allerdings ist hierfür eine andauernde und zuverlässige Betreuung maßgeblich. Ist diese nicht gegeben, kann es passieren, dass das System redundant läuft und es über kurz oder lang zu einem Komplettausfall kommt. Fehlt die sinnvolle Betreuung und falsches Lizenzmanagement, können dem Unternehmen Probleme durch Unterlizenzierung nebst Strafzahlungen entstehen, die sich so schnell nicht beheben lassen.
10. Reibungsloses Arbeiten verhindern
Die meisten Unternehmen verfügen nicht nur über ein IT-System, sondern koppeln Netzwerke, Internet, WLAN sowie zahlreiche Zusatzgeräte dran. Die Mehrheit aller Punkte kann jedoch die Funktionalität sowie Produktivität beeinträchtigen. Die gängigsten Probleme sind Fehlermeldungen am Client, die das Arbeiten einschränken oder komplett lahmlegen. Kommen nun noch ungeschulte Mitarbeiter zum Einsatz, die IT-Problemlösungen übernehmen sollen, ist das Desaster perfekt. Eine gute IT-Struktur und perfekt geschultes IT-Management sind Gold wert und sorgen dafür, dass keine IT-Fehler im Unternehmen aufkeimen.
Mit Dienstleistern, die ihr Handwerk verstehen, dem Unternehmen zur Seite stehen und bei Problemen direkt Lösungsansätze liefern können, lassen sich viele IT-Fehler gelungen beheben und vermeiden. Dabei gilt es im ersten Schritt, auf ein fundiertes IT Solution Team zuzugehen und die gesamte IT-Infrastruktur durchleuchten zu lassen. Durch Entwicklungsvorschläge und Lösungen lässt sich die IT aufwerten, um einen reibungslosen Arbeitsalltag sowie Sicherheit zu gewährleisten. Wichtig IT-Betreuer stehen direkt zur Verfügung, können rund um die Uhr helfen und somit das Unternehmen mitsamt seiner IT schützen, wann immer es nötig ist.
