So wichtig ist das P in RPA

Viele RPA-Projekte bringen nicht den gewünschten Erfolg. Ein Hauptgrund ist die Vernachlässigung des „P“ in RPA, meint Signavio. Wichtigste Ziele beim Einsatz von Robotic Process Automation (RPA) sind die Zeit- und Kosteneinsparung, die Reduzierung manueller Tätigkeiten und die Qualitätssteigerung. Doch der erwünschte Erfolg bleibt bei vielen Unternehmen aus. Was sind die Gründe?

Ein Kardinalfehler besteht in der Auswahl der Prozesse, die automatisiert werden sollen, schließlich ist nicht jeder Prozess für eine RPA-Anwendung geeignet. So können Aufgaben oder Entscheidungen, die menschliche Erfahrung und Expertise erfordern, mit aktuellen RPA-Tools nicht automatisiert werden. Das Anwendungsgebiet heutiger RPA-Lösungen ist beschränkt auf repetitive und methodische Aufgaben, bei denen Entscheidungen regelbasiert erfolgen können.

Doch selbst wenn die richtigen Prozesse ausgewählt werden, lauern noch etliche Gefahren: So sind die zu automatisierenden Prozesse oft nicht dokumentiert, nicht standardisiert und nicht optimiert. Startet ein Unternehmen dann mit einer schnellen RPA-Umsetzung, geht es die Gefahr ein, auch Prozesse mit Schwachstellen zu automatisieren. Die historisch gewachsene Entscheidungslogik innerhalb der Prozesse wird ebenfalls häufig automatisiert, ohne zu überprüfen, ob sie noch aktuelle Anforderungen erfüllt. Im schlimmsten Fall steigt die Fehlerquote durch die Automatisierung rapide an und Unternehmen erreichen genau das Gegenteil: Steigende Kosten!

Die Aufgabe bei jeder RPA-Implementierung muss somit lauten: Geschäftsprozesse zunächst analysieren, anschließend optimieren und erst dann automatisieren.

„Im Hype rund um Robotik und Automatisierung zeigt sich die Tendenz, die Relevanz von Prozessen zu vergessen. Das Scheitern von RPA-Projekten liegt in der Regel in dieser Nichtberücksichtigung begründet“, erklärt Gerrit de Veer, Senior Vice President MEE von Signavio. „Die Notwendigkeit, Prozesse vor der Automatisierung zu optimieren, macht den Einsatz einer modernen Prozessmanagement-Lösung zur Grundvoraussetzung einer erfolgreichen RPA-Implementierung.“

RPA ist einer der größten Treiber der Unternehmenstransformation, ebenso wichtig ist aber eine Software-Lösung, die die Unternehmenstransformation durch eine Erhöhung der Prozesstransparenz und eine Förderung von Wissensaustausch, Zusammenarbeit und Engagement unterstützt – und als solide Basis für die Standardisierung und Harmonisierung aller geschäftlichen Aktivitäten fungiert. Eine moderne BPM-Lösung sollte dabei eine zentrale Modellierung, Optimierung und Ausführung von Geschäftsprozessen bieten und Technologien für Prozess- und Entscheidungsmanagement, Process Mining und Customer Journey Mapping umfassen.

RPA-Tools bieten zwar spannende neue Möglichkeiten zur Verbesserung der Prozessperformance, eine effektive Nutzung ist aber nur gewährleistet, wenn sie im Kontext vorhandener Methoden zur Prozessverbesserung eingesetzt werden. „Mit anderen Worten: Wenn ein Unternehmen über eine RPA-Einführung nachdenkt, muss immer der Prozess an erster Stelle stehen“, so de Veer. „Und das heißt, dass ein RPA-Erfolg ohne BPM-Basis eine reine Illusion bleibt.“

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